We spraken met Tara McKinney, Human Resources Director bij Clarkson Construction Company (VS), die het Speakap-platform in drie verschillende productie- en bouwbedrijven in de Verenigde Staten heeft geïmplementeerd. Het doel? Om werknemers te betrekken, frontline medewerkers met het hoofdkantoor te verbinden en het bereik en de toegankelijkheid van bedrijfsnieuws en -informatie te vergroten. Dit had ze te zeggen had over werknemersbetrokkenheid en frontline communicatie.
Q Speakap
Je hebt Speakap in drie bedrijven geïmplementeerd woah (!), maar vertel, wat was de grootste uitdaging die je destijds wilde oplossen?
ATara McKinney
Nou, ik werkte in de productie-industrie voordat ik in de bouw ging werken, en dat betekende werken met veel eerstelijns medewerkers die geen bedrijfs emailadres hebben. Ik denk dat het management in veel bedrijven vergeet dat ze bij al die vergaderingen zitten waar veel informatie wordt gedeeld, en dat de belangrijkste punten vervolgens zelden worden gecommuniceerd met de rest van het bedrijf. Maar natuurlijk willen mensen geïnformeerd worden, want dit kan leiden tot een grotere betrokkenheid van werknemers. We hadden prikborden en tv-schermen met informatie, maar dat is statisch en niet gemakkelijk toegankelijk. Ik bedoel, laten we eerlijk zijn, we leven niet echt meer in een wereld waarin mensen hun informatie krijgen door voor een scherm te gaan staan. In deze tijd krijgen we informatie rechtstreeks op onze telefoons; het is in ons persoonlijke leven, het is in ons professionele leven... het is eigenlijk overal.
Q Speakap
En zag je soortgelijke uitdagingen op het gebied van communicatie met het eerstelijnspersoneel in zowel de productie- als de bouwsector?
ATara McKinney
Ja, absoluut. Toen ik van de productie- naar de bouwsector overstapte, zag ik hetzelfde probleem: verspreide medewerkers die geen e-mailadres van het bedrijf hebben en zich op verschillende locaties bevinden. Het komt erop neer dat het voor het management erg moeilijk is om bedrijfsinformatie te communiceren aan iedereen in het bedrijf. Maar daarnaast is het ook heel belangrijk om ervoor te zorgen dat eerstelijnswerknemers het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van een groter team. Zo voorkom je het gevoel dat kan ontstaan dat ze onderdeel zijn van een kleine groep zonder enige band met het bedrijf zelf. Een andere uitdaging is de generatiekloof. In deze bedrijfstakken hebben we 3 tot 5 generaties eerstelijnsmedewerkers tegelijk in dienst, en hun communicatievoorkeuren verschillen enorm. We moeten ons afstemmen op diegenen die in dienst komen, want we moeten communiceren op een manier die voor hen als vanzelfsprekend aanvoelt. En dat is precies wat een app kan doen.
Q Speakap
Het introduceren van nieuwe processen in een bedrijf ligt vaak gevoelig. Hoe hebben jullie Speakap geïmplementeerd en hoe hebben jullie medewerkers het platform laten adopteren?
ATara McKinney
Klopt. Het eerste wat we hebben gedaan is het senior management team overtuigen. Als zij er niet volledig achter staan, dan is het erg moeilijk om alle anderen mee te krijgen. Daarna hebben we de uitrol gefaseerd uitgevoerd, waarbij we de medewerkersapp bij kleine groepen tegelijk hebben geïntroduceerd. Ze konden ermee spelen, test berichten maken, het platform verkennen en er vertrouwd mee raken. We moedigden ons management altijd aan om een foto of video te posten, om hun posts visueler te maken en dus aantrekkelijker voor medewerkers. Om dit tot een succes te maken, hebben we het gebruik van de app verplicht gesteld voor het hele management en alle supervisieteams. Dit is namelijk belangrijk omdat zij toezicht houden op mensen die de berichten zullen zien en commentaar geven.
Q Speakap
Hoe hebben jullie Speakap uitgerold naar de rest van jullie eerstelijnsmedewerkers?
ATara McKinney
We stuurden een uitnodiging en ze konden vrijwillig meedoen. Maar om hun employee experience op de app te vergroten, hebben we wedstrijden georganiseerd. Bijvoorbeeld, iedereen die zich binnen de eerste twee weken aanmeldde, werd toegevoegd aan een loting met prijzen. Ik heb ook de aanbeveling van Speakap gebruikt om een tijdje een contentkalender uit te rollen totdat het organisch groeide. Als HR de enigen zijn die dingen posten, zal niemand het lezen. Het boeit niemand wat HR te zeggen heeft *glimlacht*. Ik vind dat de beste content over het bedrijf gepost wordt door leiders in de operatie. En om de betrokkenheid van werknemers te vergroten, erkennen we mensen uit het hele bedrijf, en vieren we onder andere verjaardagen, nieuwkomers en jubilea.
Q Speakap
Heb je een positief effect gezien sinds de implementatie van Speakap?
ATara McKinney
Zeker! We sturen elke paar jaar een medewerkersonderzoek uit als onderdeel van onze strategische planning en zagen onze communicatie scores omhoog gaan. Dat komt waarschijnlijk omdat mensen het gevoel hebben dat ze via de app meer weten over wat er speelt. Onze scores met betrekking tot kennis over de rapportagestructuur en de organisatiestructuur van het bedrijf gingen ook omhoog - want het is heel duidelijk op de app wie wie is. Ik heb medewerkers gehad die me belden en zeiden dat het zo geweldig was dat ze wisten dat iemand jarig was, of 'ik ben zo blij dat we het 20-jarig jubileum van deze persoon hebben gevierd'. Dat hadden we vroeger niet. Werknemers hebben zeker gezegd dat ze het echt leuk vinden. En interessant genoeg hadden we, voordat we het uitrolden naar iedereen, eerstelijnsmedewerkers die nog niet waren uitgenodigd, die vroegen om te worden uitgenodigd. Er is over het algemeen een gevoel van trots en prestatie als er foto's verschijnen in de app over de voortgang van het bedrijf, zoals het werken aan een brug, het bouwen van een snelweg, zonder dat je op de bouwplaats hoeft te zijn. Het is heel visueel en geweldig om de betrokkenheid van werknemers te vergroten.
Q Speakap
Heeft Speakap een impact gehad op jouw eigen persoonlijke doelen in het bedrijf als HR professional?
ATara McKinney
Nou en of. De mogelijkheid om eerstelijnspersoneel te bereiken met bedrijfsinformatie in real-time, op een leuke en boeiende manier, heeft mijn werk een stuk makkelijker gemaakt. Als ik bijvoorbeeld informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden in een e-mail naar de werknemers moet sturen, lezen ze die misschien pas over een paar weken. Maar omdat ik beeldmateriaal in mijn berichten kan verwerken, kan ik informatie die anders niet zo interessant is, toch interessant maken. Tijdens COVID gebruikte ik de app om informatie te posten over waar werknemers zich konden laten testen en andere gezondheidsinformatie. Het was echt nuttig omdat we moesten voldoen aan de gezondheidsvoorschriften in ons gebied, en zo kon ik werknemers op tijd bereiken. En vanuit een cultureel perspectief, omdat we onze mobiele telefoon mee naar huis nemen, kunnen onze echtgenoten en familieleden beter begrijpen wat we op het werk doen, wie onze collega's zijn en wat we aan het bouwen zijn. We kunnen die trots delen met onze eigen gezinnen, wat uiteindelijk het welzijn van onze werknemers verhoogt.
Q Speakap
Bedankt voor je inzichten! Is er nog iets anders dat je wil delen over jouw Speakap-ervaring?
ATara McKinney
Werken met Speakap was een eenvoudig implementatieproces, en voor het grootste deel heb ik niet eens ondersteuning nodig gehad. De integraties met bijvoorbeeld salarissystemen zijn ook erg handig voor HR professionals om te hebben. En in het algemeen is het systeem makkelijk te gebruiken voor het uitnodigen en verwijderen van werknemers accounts. En tot slot is het API-systeem dat Speakap biedt echt nuttig - dat is iets wat ik erg waardevol vind.