Bedrijf: Packit
Sector: Retail supply & consumentengoederen
Klanten: o.a. Action, Albert Heijn, Aldi, Edeka, Lidl en Zeeman
Aanwezig in meer dan 20 Europese landen

De uitdaging: Internationale groei vraagt om betere interne communicatie

Packit is al decennialang een belangrijke partner voor grote Europese retailers. Wat begon als een relatief klein bedrijf groeide uit tot een internationale organisatie met klanten, leveranciers en collega’s verspreid over verschillende landen.

Ondanks die groei bleef het team compact. Dat maakt goede interne communicatie essentieel.

Voorheen gebeurde communicatie via verschillende kanalen:

• e-mail
• een interne nieuwsbrief
• WhatsApp
• losse documenten

Dat zorgde voor verschillende uitdagingen. De maandelijkse nieuwsbrief werd bijvoorbeeld door één persoon samengesteld. Tegen de tijd dat medewerkers hem lazen, was een deel van het nieuws al achterhaald.

Daarnaast werken collega’s bij Packit in meerdere landen, waaronder Duitsland, Italië, Frankrijk, Polen, Oekraïne en Vietnam. Dat maakte het moeilijker om iedereen betrokken te houden.

We wilden meer connectie tussen collega’s op verschillende locaties. Wat doen zij? Wat doen wij? En wat kunnen we van elkaar leren?

Ook taal speelde een rol. Interne communicatie gebeurde vaak in het Nederlands of Engels, wat voor internationale collega’s een extra drempel kon zijn.

De oplossing: Eén centraal platform voor communicatie en kennisdeling

Om de interne communicatie te verbeteren, koos Packit voor Speakap als centraal platform.

Het doel was om alle communicatie samen te brengen op één plek en het makkelijker te maken voor medewerkers om informatie te delen en terug te vinden.

Vandaag gebruiken medewerkers Speakap onder andere voor het delen van:

• updates over nieuwe klanten
• productintroducties
• beurs- en winkelbezoeken
• presentaties bij retailers
• interne aankondigingen

Waar communicatie vroeger vaak via e-mail liep, kan nu iedereen eenvoudig updates delen.

De drempel om iets te delen is veel lager. Speakap voelt minder formeel dan een e-mail naar iedereen sturen.

Internationale samenwerking wordt eenvoudiger

Een belangrijk voordeel voor Packit is de automatische vertaling binnen Speakap.

Collega’s kunnen berichten nu lezen in hun eigen taal. Dat zorgt ervoor dat informatie sneller wordt begrepen en dat medewerkers makkelijker reageren op berichten.

Als je iets in je eigen taal leest, voelt het meteen persoonlijker en ben je meer verbonden.

Daardoor wordt samenwerking tussen teams in verschillende landen eenvoudiger.

Kennisdeling tussen teams

Naast nieuws en updates gebruikt Packit Speakap ook om kennis te delen.

Collega’s zien bijvoorbeeld wanneer een team een succesvolle presentatie of aanpak gebruikt bij een klant. Die informatie kan vervolgens ook door andere landen worden toegepast.

Als iemand in Nederland een presentatie deelt en een collega in Italië ziet dat, kan hij die meteen gebruiken bij zijn eigen klanten.

Daarnaast gebruikt Packit de kennisbank binnen Speakap om belangrijke informatie te centraliseren. Momenteel gebeurt dat vooral voor HR-documentatie, maar ook andere afdelingen zoals Kwaliteit en Training zullen hier in de toekomst gebruik van maken.

Meer overzicht en minder e-mail

Een van de eerste voordelen die medewerkers ervaren, is het overzicht.

Updates staan nu op één centrale plek en zijn makkelijk terug te vinden via de zoekfunctie.

Vroeger verdween informatie snel ergens onderaan in je mailbox. Nu weet je precies waar het nieuws staat.

Het platform wordt daardoor steeds meer een interne plek waar medewerkers updates volgen, vergelijkbaar met een intern sociaal netwerk.

Een praktisch voordeel dat het team snel opmerkte, is de mogelijkheid om berichten na publicatie nog aan te passen.

Bij e-mails leidt een kleine fout vaak tot meerdere correcties of nieuwe berichten. In Speakap kan een bericht eenvoudig worden aangepast zonder extra ruis.

Dat maakt communicatie duidelijker en voorkomt verwarring.

De Packit way

Ondanks hun internationale groei blijft Packit een bedrijf met een sterke familiecultuur.

Het team is trots op het feit dat ze met een relatief klein team een grote impact realiseert Collegialiteit, teamwork en plezier in het werk staan daarbij centraal.

We zijn één van de grootste spelers binnen wat we doen, maar we blijven een bedrijf waar persoonlijk contact en teamwork voorop staan.

Speakap helpt Packit om die cultuur te versterken en collega’s, waar ze ook werken, dichter bij elkaar te brengen.

Of zoals het team het zelf zegt:

“We do it the Packit way.”