Hoe SPAR hun Winkel Processen Centraliseerde Met Een Kennisbank Voor Teams op de Winkelvloer

We spraken met Monique Muller, Head of Communications bij SPAR, over hoe SPAR operationele informatie beter toegankelijk maakte via een gestructureerde, centrale kennisbank.

De uitdaging: versnipperde informatie en overvolle inboxen

Winkelteams werden overspoeld met operationele updates. Promoties, product tips, winkelindelingen, vers-informatie — alles stond verspreid in losse PDF’s, e-mails en desktop mappen. Belangrijke updates werden daardoor vaak gemist.

Informatie was te versnipperd. Medewerkers wisten niet waar ze moesten zoeken — en of ze de meest actuele versie hadden.

De oplossing: één centrale bron — een kennisbank voor winkel operations

SPAR ging werken met de kennisbank in Speakap: een gecentraliseerd, gestructureerd platform dat toegankelijk is voor alle winkelteams. Informatie is eenvoudig doorzoekbaar en volgt een tweewekelijkse cyclus: zodat wat nu relevant is, centraal staat. 

Wat staat er in SPARs kennisbank:

• Wekelijkse marketing campagnes en commerciële plannen
• Promoties en planogrammen
• Updates voor winkelindeling
• Assortiment en AGF-updates (aardappelen, groente, fruit)
• Tips en begeleiding voor ondernemers
• Specifieke informatie per winkelformule

Als het belangrijk is maar niet dringend, dan hoort het in de kennisbank. Monique Muller Head of Internal Communications, SPAR

Zo ziet de kennisbank van SPAR er in de praktijk uit:

• Duidelijke categorisatie per onderwerp — denk aan assortiment, AGF, ondernemersadvies en UAP. Medewerkers kunnen makkelijk bladeren of gericht zoeken.
• Content is gestructureerd per weeknummer, zodat teams altijd direct de meest recente updates vinden — zonder twijfel of lang zoeken.
• Voorvertoningen van promotiemateriaal — inclusief folders en commerciële plannen — met weergave-aantallen en downloadbare PDF’s voor snelle toegang.

Dankzij deze structuur hebben meer dan 2.500 frontline medewerkers altijd toegang tot de juiste informatie, precies op het moment dat ze het nodig hebben — zonder eindeloos zoeken in e-mails of collega’s vragen naar de laatste versie.

Het resultaat? Een set-up die intuïtief, tijdbesparend en perfect afgestemd is op drukke winkelteams

• Gecentraliseerde kennis: alles op één plek
• Slim zoeken: per onderwerp of organisatiestructuur
• Tweewekelijkse cyclus: altijd actueel, oude info wordt gearchiveerd
• Frontline-friendly: eenvoudig te vinden, snel te gebruiken, altijd betrouwbaar

Alle belangrijke informatie staat nu in de kennisbank — precies zoals het hoort. Monique Muller Head of Internal Communications, SPAR

‍