In woonzorgcentrum De Motten van de stad Tongeren-Borgloon zit het grootste deel van de medewerkers niet achter een pc. Berichten via mail, telefoon en het prikbord bereikten lang niet iedereen. Met de medewerkersapp van Speakap, intern "Zjêmmëlë en Snautë" genoemd, bereikt het woonzorgcentrum nu alle shiften via één kanaal.

Dringende berichten bereiken ook de volgende shift

Niet alle medewerkers hebben een eigen pc of e-mailadres. Mails gingen naar algemene afdelingsadressen en werden door de ene shift gelezen, maar door de volgende gemist. Hetzelfde gold voor telefoontjes: enkel de aanwezigen waren op de hoogte. "Als er een defecte lift was, waren we niet zeker dat iedereen hiervan op de hoogte was", vertelt Jessika Klompers. En keuken- en onderhoudspersoneel zat helemaal niet bij de briefings.

Vandaag staat zo'n bericht meteen in de app. Ook de collega's van latere shiften en het keuken- en onderhoudspersoneel zien het, zonder dat iemand moet bellen of doorvertellen.

Vormingen: van 170 prints naar een paar minuten

Vroeger printte de vormingsverantwoordelijke elke vormingskalender ongeveer 170 keer: twee pagina's, recto verso en in kleur. De diensthoofden verdeelden die vervolgens in de postvakjes van alle medewerkers en er hing ook een exemplaar aan het prikbord. Alles samen was dat drie à vier uur werk per kalender.

Vandaag worden er nog een zestal exemplaren geprint, voor de diensthoofden, de administratie en het prikbord. De kalender staat in de kennisbank van de app en één bericht met de link bereikt iedereen in een paar minuten. Moet er iets wijzigen, dan volstaat één aanpassing in de kennisbank, waar vroeger een volledig nieuwe print- en verdeelronde nodig was. De vormingsverantwoordelijke gaat intussen nog een stap verder: ze post per vorming de deelnemerslijst en zet enkele dagen vooraf een herinnering online.

Het intranet van de stad, nu ook op de smartphone

Alle pc's in De Motten hebben toegang tot het intranet van de stad Tongeren-Borgloon. Alleen werken de meeste collega's niet aan een pc. Nieuws van de stad bleef voor hen dus grotendeels onzichtbaar. Daarom haalt het team geregeld berichten van het intranet en deelt ze in de app. Zo lezen ook zorg-, keuken- en onderhoudspersoneel ze gewoon op hun smartphone.

Dienstberichten op één plek in plaats van een losse nieuwsbrief

Gewone dienstberichten, zoals werken op de parking of activiteiten van de personeelsvereniging van de stad, werden vroeger af en toe gebundeld in een nieuwsbrief. Die ging naar de privé-e-mailadressen van medewerkers die daarvoor toestemming hadden gegeven. Of iemand die mails las, wist niemand. Vandaag staan die berichten in de app en het cijferoverzicht van Speakap toont dat ze een groot bereik halen.

Werkgroepen zonder gepuzzel met kanalen

De Motten heeft heel wat werkgroepen. De verantwoordelijken moesten hun leden vroeger via allerlei kanalen bereiken: de ene via werkmail, de andere via privémail, telefoon, WhatsApp of Messenger. "Dat was altijd een hele puzzel", zegt Jessika Klompers. Vandaag heeft elke actieve werkgroep een eigen groep in de app en weet iedereen waar de informatie staat.

Ook het afscheid van bewoners krijgt een plaats

Het overlijden van een bewoner werd vroeger enkel aan het prikbord bij de ingang bekendgemaakt. Wie die dagen niet langs de ingang kwam, miste het bericht. Nu deelt De Motten het overlijdensbericht ook in de app, zodat alle collega's op de hoogte zijn, ook wie in een andere shift werkt of na een paar vrije dagen terugkomt. Zo kan iedereen de familie en de medebewoners met de nodige zorg tegemoetkomen.

Vaccinaties zonder papier

Ook de vaccinatiecampagne liep vroeger volledig op papier. Elke collega kreeg twee formulieren, die daarna opnieuw verzameld en verwerkt moesten worden. Dit jaar verliep het proces via de app: een bericht met een link naar een online formulier, gevolgd door een herinnering. De antwoorden kwamen zo meteen digitaal binnen, zonder papieren te verdelen of op te halen.

Kleine berichten die het verschil maken

De chef-kok post elke week het menu, zodat medewerkers niet meer naar de infoborden van de afdelingen moeten lopen. Gevonden voorwerpen verschijnen in de app, waardoor al heel wat "vondelingen" hun eigenaar terugvonden. En berichten als "fijne eerste schooldag", "modeshow in huis" of "dankjewel jobstudenten" bereiken nu ook wie niet aan een bureau werkt.

De aanpak: niet verplicht, wel officieel

De Motten koos niet voor een verplichting, wel voor een duidelijke afspraak. "We hebben het gebruik van de app niet verplicht, maar houden wel vast aan het principe dat dit de officiële manier van communiceren is." Iedereen weet dat berichten via de app komen en volgt dat zelf op.

Binnen de zorgafdelingen gebruiken vooral de diensthoofden de app volop. Ook de medewerkers gebruiken de app steeds meer.

Sneller, korter op de bal en iedereen bereikt

Over alle soorten berichten heen ziet De Motten hetzelfde resultaat: het team communiceert sneller, speelt korter op de bal en bereikt medewerkers efficiënter. In plaats van een mix van prikbord, postvakjes, algemene mailadressen, telefoontjes en chatgroepen is er één kanaal dat iedereen kent. Jessika Klompers: "Natuurlijk weten we ook nu niet of iedereen met een actief account de berichten effectief heeft gelezen, maar iedereen weet dat we via de app communiceren. Het is dus ieders eigen verantwoordelijkheid om dit op te volgen."

‍