Van staal- en betonconstructies tot industriële en agrarische projecten: bij Vanloot draait alles om vakmanschap en samenwerking. Met meer dan 170 medewerkers verspreid over verschillende vestigingen en werven is duidelijke communicatie essentieel om projecten efficiënt en veilig te laten verlopen.

Maar net daar lag lange tijd een uitdaging.

De uitdaging: moeilijk bereikbare medewerkers in een complexe werkomgeving

Vanloot werkt met teams verspreid over verschillende vestigingen en werven, met een mix van kantoorprofielen, productie en montageploegen. Die combinatie maakt interne communicatie extra uitdagend.

Niet iedereen heeft toegang tot e-mail of een computer, teams werken op verschillende locaties en informatie moet vaak snel gedeeld worden — soms in meerdere talen.

In de praktijk verliep communicatie via verschillende kanalen naast elkaar, zoals een maandelijkse newsflash, e-mail, WhatsApp-groepen en Microsoft Teams.

Dat bracht duidelijke beperkingen met zich mee:

• Nieuws was niet altijd actueel en er was geen mogelijkheid om snel feedback te geven of vragen te stellen
• In WhatsApp-groepen gingen berichten verloren of werden ze niet gelezen door de grootte van de groepen
• Gevoelige informatie werd gedeeld via kanalen die daar niet voor bedoeld zijn
• Het beheer van groepen was complex, zeker bij in- en uitdiensttreding
• E-mails zorgden voor overload, waardoor belangrijke informatie verloren ging
• Informatie zat verspreid over verschillende tools
• Arbeiders op de werkvloer waren moeilijk te bereiken
• Meertaligheid maakte communicatie extra complex

Het gevolg was duidelijk: niet alle informatie geraakte waar het nodig was, er was weinig interactie en een gebrek aan betrokkenheid.

De keuze: één platform voor iedereen

Vanloot ging op zoek naar een oplossing die communicatie eenvoudiger, sneller en toegankelijker kon maken voor alle medewerkers — van kantoor tot werf.

Belangrijke criteria waren:

• Doel is efficiëntie verhogen
• Gebruiksgemak en adoptie door medewerkers
• Bereik van alle medewerkers, ook zonder e-mail
• Integratie met bestaande (HR) systemen
• Ondersteuning van meertaligheid
• Centrale toegang tot documenten en informatie

Met Speakap koos Vanloot voor een mobile-first communicatieplatform dat specifiek ontwikkeld is voor operationele teams.

De oplossing: communicatie die aansluit bij de werkvloer

Met Speakap bracht Vanloot alle interne communicatie samen op één plek.

Via de mobiele app kan elke medewerker eenvoudig nieuws en informatie ontvangen en delen, zonder afhankelijk te zijn van e-mail of desktop.

Het platform wordt vandaag gebruikt voor:

• Dagplanning en werfupdates
• Aankondigingen van nieuwe collega’s
• Evenementen
• Nieuws en updates, naar iedereen of gesegmenteerd
• Interne communicatie, rechtstreekse (groeps)berichten
• Foto’s van projecten en werven
• Sociaal nieuws zoals geboortes en mijlpalen
• Documenten en praktische informatie
• Contactgegevens

Daarnaast zorgt de automatische vertaalfunctie ervoor dat communicatie toegankelijk is voor meertalige teams — een belangrijke troef in de sector.

Medewerkers kunnen bovendien reageren, vragen stellen en interactie aangaan, waardoor communicatie geen eenrichtingsverkeer meer is.

De implementatie: lanceren op het juiste moment

Een belangrijke succesfactor voor Vanloot was de manier waarop Speakap werd geïntroduceerd.

De lancering vond plaats tijdens een Safety Day in december 2024, een moment waarop veel medewerkers samen waren en veiligheid centraal stond.

• Medewerkers kregen duidelijke uitleg over het platform
• Ze werden geholpen bij het installeren en inloggen
• Per vestiging werden opstartmeetings georganiseerd

Deze aanpak zorgde ervoor dat medewerkers meteen betrokken waren en het platform snel in gebruik namen.

Vanloot slaagt erin 100% adoptie te behouden dankzij een goede aanpak en waarde voor elke gebruiker.

Het resultaat: sneller, veiliger en centraler communiceren

Vandaag is Speakap het centrale communicatiekanaal binnen Vanloot.

De voordelen zijn duidelijk:

• Alle medewerkers bereikbaar via één platform
• Snellere en duidelijkere communicatie
• Minder afhankelijkheid van versnipperde tools
• Veilig alternatief voor WhatsApp
• Betere toegang tot documenten en informatie
• Ondersteuning van meertalige teams
• Eenvoudiger beheer van communicatie en gebruikers

Wat vooral opvalt: communicatie sluit vandaag veel beter aan bij de realiteit van de werkvloer.

Voor Vanloot werd duidelijk dat effectieve communicatie begint bij één centraal kanaal dat iedereen bereikt — van kantoor tot werf.

Ook relevant voor jouw organisatie?

Werk je met operationele teams zoals in bouw, productie, transport en herken je deze uitdagingen?

Dan is de kans groot dat er nog veel winst te behalen valt in hoe informatie gedeeld wordt binnen je organisatie.

👉 Ontdek hoe Speakap jouw teams kan verbinden en waarde kan creëren: Demo aanvragen
👉 Of plan een vrijblijvend gesprek met één van onze experts: Gesprek inplannen