WZC Aalmoezenier Cuypers

WZC Aalmoezenier Cuypers is al meer dan 117 jaar een vaste waarde in Stabroek, met 91 medewerkers verspreid over verschillende woonvormen, afdelingen en functies.

De communicatie tot begin 2024

De communicatie verliep jarenlang via bijna alle mogelijke kanalen:

• E-mail: voor sommige collega’s via een professioneel e-mailadres, voor andere de persoonlijke mail
• WhatsApp-groepen, vaak op eigen initiatief, onbeveiligd, en andere sociale apps zoals Signal en Messenger
• Brieven op naam
• Affiches aan de tikklok, de bistro en medewerkersliften
• Verspreide kopieën van verslagen en mapjes met documenten op verschillende plaatsen

Tijdens COVID-19 explodeerde de frequentie en het aantal berichten en affiches, en werd het moeilijk om medewerkers snel, veilig en gericht te bereiken.
Veel collega’s gebruikten hun privé-e-mailadres, maar wilden thuis geen werkinfo meer ontvangen en misten daardoor belangrijke updates. De organisatie zocht een manier om alle medewerkers efficiënt en veilig te informeren.

Een medewerkerapp in de zorg

Na een interne bevraging en gesprekken met andere zorginstellingen koos WZC Aalmoezenier Cuypers in 2023 voor Speakap als platform om alle interne communicatie te centraliseren. Hieraan ging een uitgebreide analyse vooraf waarbij voor elke interne communicatie nagedacht werd of dit vlotter en effectiever zou gaan met Speakap.

Het doel van de medewerkerapp was om:

• Interne communicatie te verbeteren
• Medewerkers sneller op de hoogte te brengen
• Belangrijke berichten met één klik te delen met de volledige organisatie of een specifieke doelgroep
• Documenten beschikbaar te stellen
• Te chatten met collega’s zonder privételefoonnummer
• WhatsApp te vervangen (Speakap is een beveiligde omgeving)
• Iedereen meer te betrekken (o.a. via polls)
• Leuke berichten en kleine gelukjes te delen

De zoektocht was succesvol. Sinds april 2024 gebruikt iedereen Speakap voor nieuws, polls, documenten, events en berichten. Het platform werd dé centrale plek voor communicatie – zonder privékanalen.

Een kleine projectgroep werkte samen met Speakap om de structuur, huisstijl en groepen op maat van het woonzorgcentrum uit te tekenen. Nadien kreeg de kerngroep (management en leidinggevenden) een demo en konden ze samen uitproberen en ontdekken. Tijdens medewerkersvergaderingen werd de app gezamenlijk geïnstalleerd en getest.

De impact

Volgens WZC Aalmoezenier Cuypers is het duidelijk dat de medewerkerstevredenheid en productiviteit gestegen zijn. Daarbij is de betrokkenheid en aantrekkelijkheid als werkgever toegenomen. Iedereen hoort erbij en communicatie gebeurt efficiënt.

De resultaten spreken voor zich:

• 97% adoptiegraad (streefdoel: 85%)
• 95% maandelijkse terugkerende bezoekers (streefdoel 75%)
• 60% dagelijkse bezoekers (streefdoel: 30%)
• Medewerkers voelen zich beter geïnformeerd, gehoord en betrokken
• Minder versnippering: geen wildgroei aan e-mails of affiches meer
• Sterker communitygevoel dankzij interactie en directe feedback
• Meetbaarheid: interactie kan gemeten worden
  
  

Wat wordt er gedeeld?

• Opname bewoner (korte voorstelling​), overlijden van een bewoner​
• Nieuwe collega (korte voorstelling​)
• Uitnodigingen werkgroepen, vergaderingen (events)​
• Nieuwsberichten: dagprijzen, reacties op persberichten, ...​
• Mededelingen: schilderwerken, watertap, Geracc-update, medicatiekarren, ...​
• Polls​ (bv.: reacties op watertap​, keuze teambuilding​, thema medewerkersfeest​, “live poll” op vergadering​)
• Events: Dag van de zorg, Medewerkersfeest, Santa Run, ...​
• Medewerkers doen zelf suggesties voor posts. Nog meer interactie en betrokkenheid!

Door het succes in gebruik plant WZC Aalmoezenier Cuypers om de functies uit te breiden met o.a. onboarding-journeys, invulformulieren en uurroosters en vakantieaanvragen.​

​Conclusie

Wat begon als een zoektocht naar een efficiëntere communicatietool, is uitgegroeid tot een succesverhaal van verbinding en digitale transformatie in de zorg.
De app is het digitale hart van de organisatie - een essentieel platform dat samenwerking, verbondenheid en werkgeluk versterkt — vandaag én in de toekomst.