Square Group is een toonaangevende speler in de bouwsector, met entiteiten als Aclagro, AC Materials, Oryx Projects en DD Shipping.

Met 500 medewerkers op 6 locaties en talloze werven, stond de organisatie voor een klassieke uitdaging: de interne communicatie bereikte de mensen op het veld niet. In 2025 lanceerden zij hun eigen app: "We Square".

De Uitdaging: Informatie bleef "hangen"

Vóór de komst van de app was de interne communicatie afhankelijk van een traditionele cascade. Informatie moest van de directie via projectleiders en werfleiders naar de arbeiders stromen. In de praktijk betekende dit:

• E-mail bereikte slechts een fractie: Alleen bedienden hadden een zakelijk e-mailadres.
• Verouderd nieuws: De papieren nieuwsbrief (3x per jaar) was vaak al achterhaald op het moment dat deze de werfkeet bereikte.
• Geen feedbackloop: Arbeiders hadden geen kanaal om hun successen of feedback te delen met het hoofdkantoor.

Men zocht een moderne manier om iedereen te bereiken met belangrijk nieuws, uitnodigingen en verhalen, en zo meer verbinding te creëren tussen entiteiten en afdelingen en te weten waar collega’s mee bezig zijn.

De Strategie: Een lancering in vier doordachte fasen

Het succes van Square Group zat in de zorgvuldige voorbereiding. Men wilde niet zomaar een tool "over de schutting gooien", maar draagvlak creëren.

In 2025 lanceerde Square Group Speakap als intern communicatieplatform voor de hele organisatie.

De introductie verliep in verschillende fasen:

1. Teasingcampagne: snoeppotten en stickers met mysterieuze boodschappen in refters en werfketen.
2. Leidinggevenden als ambassadeurs: opleidingen, demo’s en overlegmomenten om draagvlak te creëren.
3. Testgroep: selecte groep medewerkers testte de app vooraf.
4. Launchweek: veel visibiliteit via affiches, persoonlijke begeleiding op de werkvloer en een lanceringswedstrijd.

Na de lancering gebruikt Square Group Speakap voor alle updates, nieuws, events en rubrieken zoals ‘Nieuwe collega’, ‘Safety tip van de maand’ en ‘Duurzaamheidsnieuws’.Het doel: iedereen app-to-date houden!

De Oplossing: Een platform op maat

De app, gedoopt tot We Square, werd ingericht met functies die direct waarde toevoegen voor de dagelijkse praktijk:

• Thematische Groepen: Medewerkers kunnen lid worden van groepen die voor hen relevant zijn (bv. Safety, HR-nieuws of specifieke Business Units).
• Veiligheid op nummer 1: De "Safety Tip van de maand" wordt nu visueel gedeeld en direct gelezen, wat bijdraagt aan de sterke veiligheidscultuur van het bedrijf.
• Erkenning en Trots: Medewerkers posten zelf foto’s van hun projecten (zoals complexe afbraakwerken of infrastructuurprojecten), waardoor het vakmanschap zichtbaar wordt voor de hele groep.

De Resultaten: Cijfers die voor zich spreken

Het platform blijft relevant dankzij de organisatiestructuur met rollen en rechten en thematische groepen.
De impact na de eerste 9 maanden van 2025 was indrukwekkend:

• 52.000 sessies: Een bewijs dat de app dagelijks wordt gebruikt
• Hoge adoptiegraad binnen alle afdelingen
• Meer verbondenheid tussen sites en teams
• Actieve deelname van medewerkers aan berichten en polls

De teaseractie wekte nieuwsgierigheid, maar het echte succes kwam doordat leidinggevenden zelf enthousiast het verhaal vertelden.

— Astrid Van Steenkiste, Communicatieverantwoordelijke Square Group

‍

Met Speakap heeft Square Group de interne communicatie omgevormd van opgesplitste berichtgeving zonder volledig bereik naar een levendige, moderne app voor iedereen. Resultaat: snellere informatie, sterkere cultuur en meer betrokkenheid — van Gent tot Grimbergen.

‍