Jaga: van communicatie naar connectie

Het verhaal van Speakap & Jaga

Kunnen jullie jullie bedrijf kort voorstellen?
Julie Vanhorenbeke: Vanuit onze vestiging in Diepenbeek ontwerpen en produceren we innovatieve verwarmings-, koel- en ventilatiesystemen die we wereldwijd exporteren. Zo zijn onder meer de kantoren van Facebook en Amazon uitgerust met Jaga-toestellen.

Het is vooral de combinatie van de energie-efficiëntie, de multifunctionaliteit en de esthetische uitstraling van onze oplossingen die onze klanten aanspreekt. Typisch voor onze aanpak is dat wij ernaar streven om het binnenklmaat bij onze klant te optimaliseren, terwijl we tegelijk de impact op het buitenklimaat tot een minimum beperken. In België stellen wij ongeveer 300 mensen tewerk. Wereldwijd zijn dat er 400.

Soetkin Bockstal: Speakap werd in 2011 opgericht door Erwin en Patrick. Beiden werkten toen als student in een supermarkt en zochten een manier om de communicatie tussen de manager en de frontline-medewerkers te verbeteren. Ze merkten dat iedereen op de werkvloer veel minder vlot toegang had tot cruciale informatie, vooral omdat zij – in tegenstelling tot mensen in een typische kantoorfunctie – geen computer ter beschikking hadden. Dat zette hen aan het denken…

Speakap is dus ontstaan uit een heel concrete nood. Het platform biedt een antwoord op de vraag hoe je informatiestromen binnen een organisatie zo efficiënt mogelijk kunt laten verlopen, zodat iedereen mee is én zich betrokken voelt.

Wat bracht jullie ertoe om contact op te nemen met Speakap?
Anneleen Jacobs: Voor we met Speakap werkten, gebruikten we onder meer communicatieschermen en ideeënborden in onze pauzeruimtes. Maar dat soort communicatie bereikt de mensen met een zekere vertraging. Met Speakap hebben we dat volledig weggewerkt. Zowel arbeiders als bedienden kunnen we nu in real time via de app op hun smartphone bereiken. En omgekeerd kunnen medewerkers zelf ook berichten plaatsen. Dat geeft onze communicatie een veel interactievere dimensie.

Jullie vergeleken Speakap met andere spelers. Wat waren de doorslaggevende redenen om voor Speakap te kiezen?
Julie Vanhorenbeke: Hun systeem werkt vlot voor zowel medewerkers met een bedienden- als met een arbeidersprofiel. Ook medewerkers die enkel een privémailadres of geen privémailadres hebben, kun je zonder problemen integreren.

Anneleen Jacobs: De app is heel gebruiksvriendelijk. Bovendien kun je heel duidelijk bepalen welke informatie voor welke groepen binnen je organisatie bedoeld is. Een ander groot pluspunt is dat de app rekening houdt met het recht op disconnectie. Medewerkers kunnen zelf instellen of ze na een bepaald uur geen berichten meer via Speakap willen ontvangen.

Daarnaast is Speakap gelinkt met al onze andere HR-platformen. Je kunt er dus ook je vakantiedagen of maaltijdcheques mee aanvragen. Het is één centrale hub die je op elk moment via je smartphone kunt raadplegen. Voor een bedrijf als het onze, waar tweederde van de medewerkers arbeiders zijn, is dat een enorm voordeel.

Julie Vanhorenbeke: Persoonlijk vind ik Speakap bijzonder handig voor de organisatie van events. Vroeger moest ik om het aantal deelnemers te kennen informatie uit allerlei verschillende bronnen samenbrengen. Nu heb ik alles op één centraal punt, Speakap, bij de hand.

Een ander sterk argument om voor Speakap te kiezen is dat de app probleemloos kan worden uitgerold in onze internationale vestigingen. Dat is ook ons plan voor 2026: onze buitenlandse sites koppelen aan Speakap, zodat we over de landsgrenzen heen één grote community vormen.

Hoe hebben jullie de implementatie van Speakap doen slagen?
Julie Vanhorenbeke: Enkele weken voordien liep er een teasercampagne om de komst van Speakap aan te kondigen. Daarnaast organiseerden we infosessies voor leidinggevenden, zodat zij tijdens de lanceringsweek de medewerkers met vragen konden bijstaan. Ook stelden we een contentplan op, zodat we vanaf dag één continuïteit in onze berichtgeving via Speakap konden garanderen. En we hielden van meet af aan rekening met de work-life balance van onze medewerkers. In principe plaatsen we geen informatie vóór 9 uur ’s ochtends of ná 17 uur.

Wat was het eerste bericht dat jullie via Speakap de Jaga-wereld instuurden?
Julie Vanhorenbeke: Toen 95% van onze medewerkers aangesloten was, hebben we getrakteerd op… hoe kan het anders: Limburgse vlaai! (lacht)

Hoe kun je vermijden dat medewerkers Speakap gebruiken als uitlaatklep voor bepaalde frustraties?
Anneleen Jacobs: Tot nu toe kenden we nog geen enkel geval waarbij ongepaste informatie via Speakap verspreid werd.

Soetkin Bockstal: Mensen zijn zich er goed van bewust dat het een werkgever-splatform is. Onderschat het effect van sociale controle niet. Medewerkers geven zelf aan dat ze het op een positieve manier willen gebruiken. Momenteel beheren we zo’n 120 klanten in België en nog nooit ontvingen we een melding van oneigenlijk gebruik. Bovendien wordt bij registratie gevraagd om de algemene voorwaarden te aanvaarden. Ook dat helpt om het gebruik in goede banen te leiden.

De vormgeving van Speakap doet sterk aan Facebook denken. Is dat een bewuste keuze?
Soetkin Bockstal: De berichten via Speakap lijken inderdaad veel op die van Facebook of LinkedIn. Dat zorgt voor een gevoel van vertrouwdheid en stimuleert mensen om het platform sneller te gebruiken.

Welke feedback ontvangen jullie zoal van jullie gebruikers?
Julie Vanhorenbeke: De gebruiksvriendelijkheid scoort hoog, net als de snelheid waarmee berichten gedeeld kunnen worden. Vroeger gebeurde het wel eens dat nieuws via de nieuwsbrief al verouderd was tegen dat het bij de medewerkers terechtkwam. Met Speakap speel je veel sneller in op nieuwe ontwikkelingen. Ook waarderen medewerkers dat ze zelf informatie kunnen delen, wat hun betrokkenheid versterkt. De analytics van Speakap laten duidelijk zien dat medewerkers geïnteresseerd zijn in de nieuwe projecten die we binnenhalen.”

Anneleen Jacobs: Een van onze werkpunten is om in de toekomst de vele WhatsApp-groepjes te vervangen door de chatfunctie in Speakap, zodat iedereen mee is in het Jaga-verhaal.

Soetkin Bockstal: Dat illustreert perfect wat de missie van Speakap is. Wij willen frontline-teams verbinden met het hoofdkantoor, zonder dat er een dozijn verschillende apps aan te pas komen. Speakap zet in op één tool waarin je alle HR- en andere informatie op één plek kunt vinden. Dat versterkt niet alleen de interne communicatie, het boost ook de betrokkenheid op de werkvloer.

Lees het oorspronkelijke artikel hier: Van communicatie naar connectie