95% in één week: hoe Jaga ook medewerkers zonder bedrijfsmail bereikt

Jaga Climate Designers ontwerpt en produceert al meer dan 60 jaar duurzame verwarmings-, koel- en ventilatiesystemen in Diepenbeek. De producten gaan de hele wereld rond, tot in de kantoren van Facebook en Amazon. Van de ongeveer 300 medewerkers in België werken er twee op de drie zonder bedrijfsmailbox. Met Speakap, vandaag als eigen app "MyJaga", bereikt Jaga iedereen in realtime: arbeiders en bedienden, collega's onderweg en collega's in de buitenlandse vestigingen.

Veel kanalen, geen zekerheid dat de boodschap aankwam

Vóór 2025 verliep de interne communicatie bij Jaga via schermen, infoborden en affiches in de pauzeruimte en aan de koffieautomaat, aangevuld met een maandelijkse nieuwsbrief. Die informatie bereikte de werkvloer met vertraging en bood weinig interactie. Daarnaast ontstonden er losse WhatsApp-groepen: snel, maar met een wildgroei aan groepen die volledig buiten het beheer van Jaga vielen. Belangrijke documenten stonden op een server, niet handig voor arbeiders of collega's die onderweg zijn.

Waarom Jaga voor Speakap koos

• Werkt voor arbeider én bediende. Er is geen bedrijfsmailbox nodig om aan boord te komen.
• Gerichte communicatie. Jaga bepaalt exact welke informatie naar welke afdeling gaat.
• Zonder opleiding bruikbaar. "Als je de app moet uitleggen, gebruikt niemand ze."
• Recht op deconnectie. Jaga post enkel tijdens de werkuren, en medewerkers kiezen zelf vanaf wanneer ze geen berichten meer ontvangen.

Een lancering met 95% in de eerste week

De CEO van Jaga legde de lat op 90% van de medewerkers op de app binnen de maand. Na de lanceringsweek was dat al 95%. Jaga bereidde de lancering in drie stappen voor:

1. Een teasercampagne, enkele weken vooraf, zodat er nieuwsgierigheid was in plaats van weerstand.
2. Infosessies voor leidinggevenden, zodat de afdelingshoofden de app konden uitleggen vóór de uitrol.
3. Fysiek langsgaan op de lanceringsdag. HR en Marketing gingen samen langs alle afdelingen, installeerden de app mee en beantwoordden vragen ter plekke. Wie zijn collega's ziet downloaden, doet mee.

Het eerste bedrijfsbericht ging pas de deur uit toen 95% van de medewerkers aan boord was. Dat moment vierde Jaga met Limburgse vlaai. Vandaag is 30 tot 40% van de medewerkers elke dag actief op de app.

De uitrol in drie fases

• Begin 2025: Jaga HQ België. Eén site, één taal. Bedienden en arbeiders aan boord.
• Begin 2026: Jaga Group. De internationale collega's kwamen erbij, elk in de eigen moedertaal dankzij de automatische vertaling. Afdelingen en rollen werden afgestemd met de landverantwoordelijken.
• Oktober 2026: MyJaga. De app kreeg een eigen naam en een eigen icoon op het toestel, met single sign-on en het securityniveau dat de IT-afdeling vraagt. De naam "MyJaga" kozen de medewerkers zelf.

Wat het medewerkers oplevert

• De werkvloer altijd mee. Ook wie geen Jaga-mailadres heeft of op de baan is, weet het als eerste.
• Inschrijven voor evenementen. Wat vroeger uit verschillende afdelingen kwam, staat nu op één plek. "Persoonlijk vind ik Speakap bijzonder handig voor de organisatie van events", zegt Julie Vanhorenbeke van Jaga.
• Documenten overal. Speakap is gekoppeld aan de HR-platformen van Jaga. Loonbrieven, verlof en maaltijdcheques staan in de app, zonder te zoeken naar links.
• Successen delen. Sales en afdelingshoofden tonen hun wins op één plek.
• WhatsApp vervangen. De losse WhatsApp-groepen zijn afgebouwd. Communicatie blijft beheerd, beveiligd en binnen de organisatie, en wie uit dienst gaat, valt automatisch uit de groepen.
• Tweerichtingsverkeer. Medewerkers posten zelf, binnen hun afdeling of voor de hele organisatie. "Medewerkers waarderen dat ze zelf informatie kunnen delen, wat hun betrokkenheid versterkt", aldus Julie Vanhorenbeke.

Vertrouwen in plaats van een goedkeuringsflow

Jaga koos bewust voor vertrouwen. Postrechten worden per afdeling toegekend: wie erom vraagt, krijgt ze. Er is geen goedkeuringsflow, en de sociale controle zorgt ervoor dat de toon goed blijft. "Tot nu toe kenden we nog geen enkel geval waarbij ongepaste informatie via Speakap verspreid werd", zegt Anneleen Jacobs. Ook de vakbondsafvaardiging zit op het platform, met duidelijke afspraken over rechten en rollen.

De lessen van Jaga

1. IT, HR en Marketing doen dit samen. App, policies, uitrol, databasekoppeling en communicatie bepaal je van bij de start samen.
2. Warm iedereen op vóór de lancering. Een teaser werkt beter dan een aankondiging op dag één.
3. Ga fysiek langs op de lanceringsdag. Persoonlijke onboarding leverde 95% in één week op.
4. Maak duidelijke afspraken over de werk-privébalans, over wie naar iedereen communiceert en over rollen.
5. Eén fase volstaat. Achteraf bekeken had fase 3 ook fase 1 kunnen zijn.

"Voor ons is Speakap veel meer dan een communicatiemiddel, het is een community builder."