Van twee organisaties naar één cultuur: hoe Avida al zijn zorgmedewerkers bereikt

Woonzorggroep Avida gebruikt Speakap sinds 2020, eerst als Conecto, vandaag als MyAvida. Door een pandemie, een fusie en een naamswijziging heen bleef er één ding constant: elke medewerker heeft de juiste informatie op zak.

Avida vzw is een woonzorggroep die wonen en leven ondersteunt voor mensen met verminderde zelfstandigheid door leeftijd, ziekte of beperking. De organisatie ontstond op 1 januari 2025 uit de fusie van Conecto vzw en Groep Exalta vzw, en is partnerorganisatie van Taborgroep. De naam Avida is Spaans voor begeesterd en enthousiast.

‍Sector: Ouderenzorg en welzijn
Locaties: Woonzorgcentra, assistentiewoningen, kortverblijf en dagverzorging in Oost-Vlaanderen
Aantal medewerkers: ca. 700
‍White-Label App: MyAvida, voorheen MyConecto
Adoptie: Vandaag gebruikt 99% van de medewerkers de app.

De uitdaging: informatie die de werkvloer niet haalt

Een woonzorgcentrum staat nooit stil. Teams werken in shiften en zijn zelden samen aanwezig. Verpleegkundigen, zorgassistenten, keuken, onderhoud en logistiek zitten niet achter een bureau en hebben vaak geen professioneel e-mailadres. En toch verwacht iedereen dat elke medewerker perfect op de hoogte is.

Voor Speakap liep de communicatie bij Conecto via vier kanalen die elk hun eigen lek hadden:

• E-mail werd niet gelezen door medewerkers zonder vaste computer. Elke medewerker een professioneel adres geven is bovendien duur en geeft geen enkele garantie dat het account ook effectief geactiveerd raakt.
• Papieren mededelingen op prikborden bereikten niet iedereen, en zeker niet op tijd. Wie een week vrij was of enkel nachtdiensten deed, miste de helft.
• WhatsApp-groepen vervaagden de grens tussen werk en privé, en zijn niet GDPR-proof. Wanneer een organisatie zelf geen veilig alternatief aanbiedt, zoeken medewerkers hun eigen weg.
• Mondelinge overdracht leidde tot misverstanden en inconsistente berichtgeving. Een briefing bij elke shiftstart klinkt logisch, maar sneuvelt in de praktijk zodra er acute zorg nodig is.

Het gevolg was voorspelbaar: informatie kwam laat aan of niet aan, medewerkers voelden zich onvoldoende gehoord, en niemand kon meten of een boodschap zijn doel bereikte.

Later kwam de fusie erbovenop. Twee organisaties met eigen gewoontes, eigen kanalen en eigen verhalen moesten één cultuur worden.

De oplossing: één centrale hub die iedereen echt bereikt

Na een grondige vergelijking koos Conecto voor Speakap, geïntroduceerd onder de eigen naam MyConecto en na de fusie MyAvida. Wat de keuze bepaalde:

• Mobiel en toegankelijk voor iedereen. Bruikbaar op smartphone, tablet en pc, zonder professioneel e-mailadres. Precies wat je nodig hebt voor zorgmedewerkers zonder vaste werkplek.
• Veilig en GDPR-conform. In tegenstelling tot privé-WhatsApp, met de security en het privacybeleid die een zorgorganisatie nodig heeft.
• Real-time, met pushmeldingen. Belangrijk nieuws staat meteen bij iedereen op het toestel, ongeacht de shift.
• Groepen per locatie en per afdeling. Elk huis en elke dienst beheert zijn eigen kanalen, zonder dat de organisatie versnippert.
• Interactie in twee richtingen. Medewerkers reageren, liken en plaatsen zelf berichten. Geen eenrichtingsintranet.
• Koppeling met HR en planning. De verbinding met het planningspakket (ESS) maakte de app meteen operationeel nuttig, niet louter informatief.
• Meetbaarheid. Voor het eerst zichtbaar wie welke boodschap bereikte, en dus bij te sturen.
• Begeleiding, niet alleen software. Een uitgewerkt implementatieproces met trainingssessies en een ambassadeursprogramma.

De uitrol gebeurde stap voor stap, met trainingen en ambassadeurs die collega's op de vloer op weg hielpen.

Waar MyAvida elke dag voor gebruikt wordt

• Directe updates. Belangrijke mededelingen bereiken via pushmeldingen meteen alle medewerkers.
• Shiftwissels via het digitale prikbord. Wie een shift wil ruilen plaatst een bericht en krijgt vaak binnen enkele minuten reactie. Dat heeft de shiftplanning merkbaar efficiënter gemaakt.
• Crisiscommunicatie. Bij een stroomstoring op een van de locaties kon het management in één beweging alle medewerkers informeren, wat zorgde voor een gestructureerde aanpak en snelle reacties.
• Aankondigingen en evenementen. Vergaderingen, teamactiviteiten en opleidingen worden via de app georganiseerd.
• Opleiden en kennisdelen. Interne experten delen kennis over thema's als valpreventie, palliatieve zorg of hygiëne met alle collega's, niet enkel met hun eigen team.
• Waardering en teamspirit. Collega's bedanken elkaar en zetten prestaties in de kijker.
• Onboarding. Nieuwe medewerkers worden automatisch toegevoegd en ontvangen een welkomstbericht, zodat ze vanaf dag één mee zijn.
• Praktische info. Van gevonden sleutels tot wegenwerken in de buurt.

De resultaten

• 99% van de medewerkers is geactiveerd en gebruikt de app actief.
• Informatie is altijd beschikbaar. Medewerkers lezen berichten en updates op hun eigen moment, ook na een reeks vrije dagen of nachtdiensten.
• Snellere interne coördinatie, van crisiscommunicatie tot shiftwissels.
• Sterkere teamgeest, met meer interactie tussen collega's en tussen locaties.
• Eén veilig kanaal in plaats van vier lekkende kanalen, met privacy en werk-privébalans onder controle.
• Meetbare communicatie, waardoor de interne communicatie snel geanalyseerd en bijgestuurd kan worden.

De tip van Avida voor andere zorgorganisaties

Terugblikkend zijn er drie beslissingen die het verschil maakten:

1. Maak de app het officiële kanaal, niet een extra kanaal. Zolang belangrijke informatie ook nog ergens anders passeert, blijft de versnippering bestaan.
2. Koppel de app aan iets wat medewerkers écht dagelijks nodig hebben, zoals de planning. Dan opent men de app uit eigenbelang, niet uit plichtsgevoel.
3. Onderschat de aankondiging niet. Bij Conecto viel de lanceringscampagne door corona veel beperkter uit dan gepland, en dat is de les die ze zelf het vaakst herhalen.

En de rode draad door alle drie: leiderschap dat zichtbaar meedoet, en een aanpak die van mensen vertrekt in plaats van techniek.

‍

Geert Polfliet, voormalig algemeen directeur van Conecto, gaf enkele jaren terug al zijn eerste ervaringen:

Met gelukkige mensen, mensen gelukkig maken, dat was de slogan van Conecto. Via de communicatie app werden medewerkers snel geïnformeerd over de nieuwe richtlijnen en vele wijzigingen (tijdens Covid), maar ook gemotiveerd deze toe te passen en samen de beste service te leveren aan de bewoners. Conecto zag al snel quick wins; berichten worden vaak gelezen en polls worden beantwoord. Daarnaast vonden de medewerkers het prettig om via de app met collega's te communiceren en op de hoogte te blijven van wat er gebeurt binnen het team en op de afdelingen.