Hotel Okura crea una comunidad de más de 300 empleados con una sola plataforma

El Hotel Okura Amsterdam no es un hotel de cinco estrellas cualquiera: es donde la elegancia oriental se combina con el encanto occidental.

Con sus raíces en la filosofía de servicio japonesa, Omotenashi, el Hotel Okura crea un ambiente lujoso y tranquilo en el corazón de Ámsterdam. ¿Y mencionamos que forma parte de The Leading Hotels of the World? Sí, es así de lujoso. Con 300 habitaciones, impresionantes vistas de la ciudad y cuatro restaurantes con estrellas Michelin, este lugar no pierde el tiempo cuando se trata de ofrecer una hospitalidad de primer nivel.

El desafío:

Comunicación desconectada en una fuerza laboral diversa

Con más de 320 empleados, la mayoría de los cuales están en constante movimiento o ocupándose de clientes, mantener a todos informados en el Hotel Okura fue, bueno, un poco difícil. Utilizaban una combinación de correo electrónico, WhatsApp, y otros canales de comunicación, pero estos canales inconexos dejaron enormes brechas de comunicación, especialmente para el personal que no es de oficina.

Todas las señales estaban ahí: era hora de un cambio. Esto es lo que necesitaban:

• Aléjese de los canales de comunicación fragmentados, como el correo electrónico y WhatsApp.
• Crea una comunidad interna más inclusiva en la que todos se sientan escuchados, incluso si no están atados a un escritorio.
• Alinee al personal de primera línea con los equipos de la oficina central mediante la creación de un diálogo interno seguro y en tiempo real.
• Cree un sistema de comunicación fiable y escalable que pueda satisfacer las necesidades de sus trabajadores sin escritorio.

La solución:

Aplicación para empleados, desarrollada por Speakap, para centralizar las comunicaciones en todos los departamentos del hotel

El Hotel Okura necesitaba un plataforma de comunicación para empleados eso no requeriría horas de entrenamiento ni un extenso manual de instrucciones. Querían algo simple, compatible con dispositivos móviles y listo para usar. Esa es exactamente la razón por la que eligieron Speakap.

He aquí por qué era perfecto para el Hotel Okura:

• Accesibilidad móvil: El personal podía mantenerse conectado tanto si corría por el hotel como si interactuaba directamente con los huéspedes. No se necesita escritorio.
• Facilidad de uso: Sin jerga técnica ni manuales complicados, solo una interfaz intuitiva que todos pueden aprender al instante.
• Actualizaciones en tiempo real: Ya fuera una reunión de personal de última hora o una solicitud especial de un invitado, Speakap permitía compartir las actualizaciones al instante en todos los departamentos.

¿Sus objetivos?

Facilite la comunicación, aumente la satisfacción de los empleados, mejorar la productividad, y ayudan al equipo a sentirse más conectado.

Los resultados:

Lograr una tasa de adopción del 100%, mejorar la eficiencia operativa y la moral de los empleados

Speakap no era solo otra herramienta para Hotel Okura, sino que ayudaba a mejorar la comunicación en todo el hotel, lo que facilitaba las operaciones y aumentaba la moral. Sorprendentemente, el 100% del personal adoptó la plataforma de comunicación para empleados.

«Con Speakap, podemos comunicarnos sin esfuerzo y compartir información de una manera atractiva y eficaz».

Janneke Veldhoen, directora de recursos humanos del Hotel Okura Amsterdam

Las mejoras eran evidentes:

• Conectividad instantánea: ¿Cambios en el calendario de eventos? ¿Solicitudes especiales de huéspedes? Speakap se aseguró de que los equipos recibieran el mensaje de forma rápida y eficiente, reduciendo cualquier confusión.
• Comunicación más eficaz: «Una de las mejoras más importantes que ha experimentado el Hotel Okura es la rapidez con la que pueden transmitir las actualizaciones importantes a todo nuestro equipo. Por ejemplo, cuando recibimos cambios de última hora en los horarios de los eventos o solicitudes especiales de los huéspedes, podemos avisar rápidamente a los equipos pertinentes a través de Speakap».
• 100% de adopción por parte de los usuarios: Speakap se ha adoptado universalmente en todo el Hotel Okura.
• Alto nivel de compromiso: El 60% de los usuarios inician sesión a diario y el 95% están activos todos los meses.
• Uso frecuente: En promedio, los usuarios inician sesión cinco veces al día y dedican unos 47 segundos por visita, lo que indica un alto nivel de compromiso con la plataforma.

«Una de las mayores mejoras que hemos visto es la velocidad a la que podemos transmitir actualizaciones importantes a todo nuestro equipo. Por ejemplo, cuando recibimos cambios de última hora en los horarios de los eventos o solicitudes de invitados especiales, podemos notificárselo rápidamente a los equipos pertinentes a través de Speakap».

Janneke Veldhoen, directora de recursos humanos del Hotel Okura Amsterdam

Por qué a Hotel Okura le encanta su plataforma de comunicación para empleados

El corazón del Hotel Okura: la sección de eventos de su aplicación de comunicación para empleados

Una de las características más destacadas del Hotel Okura es la sección de Eventos. Según Janneke, se ha convertido en el lugar ideal para organizar y compartir información sobre sesiones de formación, reuniones de equipo y eventos empresariales. Con todo el mundo al tanto, los empleados siempre estaban mejor preparados.

Más que notas: el papel inesperado de la plataforma de comunicación para empleados en la creación de una comunidad

Speakap hizo más que solo ayudar al Hotel Okura a compartir actualizaciones laborales: se convirtió en un espacio para celebrar hitos y fomentar un sentido de comunidad entre los empleados.

Janneke Veldhoen menciona que, si bien el Hotel Okura inicialmente implementó Speakap para agilizar la comunicación, no previeron cuánto mejoraría el sentido de comunidad entre los empleados. Se ha convertido en una plataforma no solo para actualizaciones relacionadas con el trabajo, sino también para celebrar logros e hitos personales. ¿Qué tan grandioso es eso?

Perfeccionar su plataforma de comunicación con los empleados con la información de los empleados

Gracias a los comentarios de su personal, el Hotel Okura continúa perfeccionando el uso de sus plataforma de comunicación para empleados, asegurándose de que la plataforma ofrezca información concisa y relevante sin abrumar a nadie. Janneke nos dijo que los empleados aprecian la interfaz fácil de usar y la posibilidad de mantenerse informados incluso mientras están fuera de casa. Basándose en sus comentarios, el Hotel Okura ha realizado algunos ajustes, como utilizar más la plataforma para los programas de reconocimiento y disponer de una estructura estructurada en función de lo que comparten sobre qué tema, para no sobreinformar.

Una solución digital que es más que una simple aplicación

Con una adopción del 100%, actualizaciones en tiempo real y empleados que inician sesión cinco veces al día, está claro que Speakap no solo satisfacía las necesidades de Hotel Okura, sino que las superaba.

¿Y la mejor parte? A los empleados les encanta. Desde la interfaz intuitiva hasta el sentido de comunidad que fomenta, Speakap se ha convertido en una parte esencial de la vida diaria del Hotel Okura.

Por lo tanto, si bien el hotel sigue ofreciendo una experiencia de cinco estrellas a sus huéspedes, también brinda a sus empleados el tipo de comunicación interna que merece una gran ovación.