Cómo TALKE USA simplificó el acceso a los documentos para sus equipos de campo

Hablamos con Lindsay Morgan, supervisora de comunicaciones de TALKE USA, para hablar sobre cómo abandonar herramientas dispersas (por ejemplo: textos, enlaces de SharePoint y tablones de anuncios de salas de descanso) y, por fin, tener un lugar donde almacenar toda la información que sus equipos necesitan para trabajar de forma segura y mantenerse informados.

Acerca de TALKE USA

TALKE USA forma parte del Grupo TALKE global, un proveedor líder de servicios logísticos para las industrias química y petroquímica. Dado que tanto los equipos de campo como los de oficina trabajan en entornos complejos y regulados, la claridad y el cumplimiento no son negociables.

El desafío: La información crítica está repartida en demasiados lugares

Antes de Speakap, los documentos importantes (políticas, código de conducta, formación en seguridad) estaban dispersos en todas las plataformas. Los equipos tenían que revisar las carpetas de SharePoint, revisar los correos electrónicos o confiar en sus supervisores para obtener lo que necesitaban.

Teníamos documentos y recursos críticos repartidos en diferentes plataformas. Los empleados tenían que buscar (o preguntar a alguien) para encontrar lo que necesitaban.

Eso no solo fue ineficiente. En entornos de alto riesgo, como la logística química, generaba riesgos reales.

La solución: Un sitio de conocimiento centralizado y con capacidad de búsqueda

Con el Base de conocimientos, TALKE USA por fin tenía una forma de centralizar los documentos esenciales, los vídeos de formación, los recursos de incorporación y las políticas, todos organizados por función y ubicación.

Nuestro objetivo es simplificar el menú para que la gente no tenga que desplazarse sin parar. Ha sido de gran ayuda para organizar todo, desde las secciones del manual hasta nuestro código de conducta.

Ya sea que se trate de nuevos empleados que buscan materiales de orientación o del personal del sitio que necesita actualizar los protocolos, ahora saben exactamente a dónde ir, sin tener que buscar enlaces ni preguntar por ahí.

El resultado: Claridad, coherencia y control

Desde el lanzamiento de Knowledge Base, TALKE USA ha registrado mejoras cuantificables en la forma en que los empleados encuentran y utilizan la información:

• Menos tiempo dedicado a buscar documentos
• Menos solicitudes puntuales a RRHH y supervisores
• Más confianza en que los equipos hacen referencia al contenido correcto y más actualizado
• Mejor apoyo para el cumplimiento y la formación, especialmente sobre el terreno

Ahora, los documentos de recursos humanos, las políticas internas, los materiales de incorporación e incluso los vídeos de formación en operaciones se encuentran en un solo lugar, adaptados a la función de cada empleado.

Por qué funciona: conocimiento que es realmente accesible

¿Qué hace que la base de conocimientos se mantenga? No es solo otro sistema de archivos. Está optimizado para dispositivos móviles, tiene funciones específicas y está integrado en la misma plataforma que los equipos ya utilizan para recibir actualizaciones y noticias.

Es información, hecha utilizable.

¿Está pensando en simplificar la forma en que su fuerza laboral accede a la información crítica?

TALKE USA lo hizo con la base de conocimientos de Speakap, y tus equipos también pueden hacerlo.

La base de conocimientos ha marcado una diferencia real en la forma en que apoyamos y capacitamos a nuestra gente.

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