Cómo TALKE USA centralizó la comunicación crítica en una sola plataforma

Hablamos con Lindsay Morgan, supervisora de comunicaciones de TALKE USA, para hablar sobre cómo abandonar las herramientas dispersas (por ejemplo: textos, correos electrónicos, tablones de anuncios) y, finalmente, tener un lugar para llegar a todos. Con Speakap, sus comunicaciones se han vuelto más rápidas y claras y, lo que es más, la gente está realmente interactuando con él.

Acerca de TALKE USA

• Industria: Logística y transporte de productos químicos
• Location: Estados Unidos
• Empleados: Equipos de oficina y de campo

TALKE USA forma parte del Grupo TALKE global, un proveedor líder de servicios logísticos para las industrias química y petroquímica. Con equipos que trabajan en entornos complejos y flujos de trabajo regulados, TALKE USA prioriza la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia operativa en todo lo que hace.

El desafío: Demasiados canales, poca claridad

Antes de Speakap, la comunicación interna era un esfuerzo fragmentado.

Correo electrónico. Tablas de anuncios. Señalización digital. Caja de herramientas habla. Mensajes de texto. Incluido SharePoint.

«Teníamos documentos y recursos críticos repartidos en diferentes plataformas», afirma Lindsay Morgan. «Los empleados tenían que buscar (o preguntar a alguien) para encontrar lo que necesitaban».

Las actualizaciones importantes a menudo dependían de que los supervisores transmitieran la información, lo que no era escalable. Los empleados se sentían frustrados por la incoherencia. Y en entornos de alto riesgo, como la logística de productos químicos, las brechas de información pueden convertirse rápidamente en riesgos de seguridad.

La solución: un lugar para todo lo que importa

A la hora de elegir un nuevo plataforma de comunicación para empleados, TALKE USA tenía dos prioridades claras:

1. Un lugar centralizado donde los empleados podían acceder a todo, desde actualizaciones de crisis hasta recursos humanos y beneficios
2. Una plataforma que pudiera integrarse con las herramientas que ya utilizaban, como SharePoint

Ahí es donde entra Speakap.

Queríamos una plataforma todo en uno en la que las personas no tuvieran que saltar de un sistema a otro. Actualizaciones diarias, alertas de crisis, enlaces a portales de recursos humanos y noticias de la empresa, todo en un solo lugar.

Speakap no era solo una forma de enviar información. Se convirtió en la puerta de entrada digital de sus operaciones internas, adaptada a la función de cada empleado.

La incorporación: fluido, estructurado y centrado en las personas

La experiencia de incorporación de TALKE USA se basó en el apoyo y el impulso. Con la ayuda de su gerente de éxito de clientes de Speakap, el equipo implementó un programa piloto y lo lanzó con una sólida alineación interna.

La incorporación se llevó a cabo sin problemas. Tobi estuvo genial: nos presentó ideas promocionales creativas, nos ayudó a activar nuestro grupo piloto y se aseguró de que la estructura de nuestro departamento y la sincronización de los recursos humanos estuvieran configuradas correctamente.

El enfoque no estaba solo en la implementación. Se trataba de garantizar que la plataforma se adaptara perfectamente a la forma en que los equipos ya estaban trabajando, sin interrupciones y con la máxima claridad.

Los resultados: mayor compromiso, respuesta más rápida a las crisis

Una vez que Speakap estuvo en vivo, la diferencia fue inmediata, especialmente durante los momentos de alto riesgo.

Sin duda, Speakap ha aumentado la participación. Cada vez más empleados ven nuestras publicaciones e interactúan con ellas. Además, cuando enviamos comunicaciones en caso de crisis (especialmente alertas meteorológicas adversas) podemos hacer un seguimiento del alcance y la respuesta en tiempo real.

Esa visibilidad es importante. TALKE USA ahora sabe cuándo llegan los mensajes y dónde hacer un seguimiento, lo que convierte la comunicación de un juego de adivinanzas en un proceso medible y manejable.

¿Favoritos? Base de conocimientos y comentarios en tiempo real

Una forma más inteligente de acceder a la información

Una de las mayores mejoras de TALKE USA ha sido el lanzamiento de Knowledge base. Ayuda a simplificar la forma en que los empleados encuentran y acceden a lo que necesitan, sin tener que desplazarse sin parar ni buscar en las unidades compartidas.

Nuestro objetivo es simplificar el menú para que la gente no tenga que desplazarse sin parar. Ha sido de gran ayuda para organizar todo, desde las secciones del manual hasta nuestro código de conducta.

Ahora, los documentos de recursos humanos, las políticas internas, los materiales de incorporación e incluso los vídeos de formación en operaciones se encuentran en un lugar central, adaptados a la función de cada empleado.

Comentarios en tiempo real, sin esperas

Antes de Speakap, la recopilación de comentarios en toda la organización era lenta e inconsistente. Ahora es rápido, escalable y forma parte de las operaciones diarias.

Publicar una encuesta solo lleva unos segundos y, a menudo, recibimos un gran volumen de respuestas ese mismo día. Ha supuesto un cambio enorme en la forma en que recopilamos las opiniones.

Y no se trata solo de encuestas. Los grupos abiertos y las publicaciones de noticias integradas en la aplicación se han convertido en espacios naturales para que los empleados interactúen, reaccionen y se reconozcan entre sí, lo que hace que la comunicación sea más bidireccional que nunca.

Reflexiones finales: un socio en el que puede confiar

Para TALKE USA, la elección de Speakap no era solo una cuestión de funcionalidad. Se trataba de encontrar una plataforma (y un equipo) en los que pudieran confiar.

Yo diría que Speakap es una empresa que está contigo en cada paso del camino. Son receptivos, solidarios y siempre piensan en el futuro. No solo reaccionan ante los problemas, sino que buscan formas de mejorar la experiencia.

¿Estás pensando en simplificar la comunicación interna?

TALKE USA reemplazó el caos de las cadenas de correo electrónico, los textos dispersos y las actualizaciones manuscritas por una aplicación que sus equipos realmente usan.