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Wie Sie in Krisen wirksam mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren (+ Infografik)

6 Minuten Lesezeit

Zum Zeitpunkt der Verfassung dieses Textes betrifft die Coronavirus Pandemie mehr als 500 tausend Menschen in über 160 Ländern weltweit. Die wirtschaftlichen Auswirkungen sind enorm, annähernd so groß wie in der Finanzkrise von 2008/09.

Krisen sind kritisch für jedes Unternehmen. Ein Mangel an schneller und effektiver Kommunikation mit Mitarbeitern führt zu Verwirrung und Misstrauen am Arbeitsplatz. Hinzu kommt, dass in einer Situation, in der die Arbeit von Zuhause zur Norm wird und in Sektoren mit Non-Desk- und Frontline-Mitarbeitern, Fehlkommunikationen unweigerlich zu fehlender Motivation und schwankender Produktivität führen.

Aber kein Grund zur Sorge.

Heute gibt es interne Kommunikationstools und Kanäle, die Ihnen helfen die Zukunft Ihres Unternehmens zu formen und die sich auf lange Sicht positiv auf Ihre Kunden und Umsätze auswirken.

In diesem Artikel wollen wir Best Practices mit Ihnen teilen, wie Sie in Krisenzeiten Ihre Mitarbeiter erreichen und motivieren können.

Erstellen Sie einen smarten und einfach umzusetzenden Krisen-Kommunikationsplan

Hubspot definiert einen Krisenkommunikationsplan als: “Eine Reihe von Richtlinien, die ein Unternehmen auf eine Notsituation oder unerwartete Lage vorbereiten.”

Einige Beispiele:

  • Naturkatastrophen
  • Produktfehler oder Verunreinigung
  • Terrorangriffe oder Geiselnahmen
  • Viren oder Krankheitsausbrüche
  • Stromausfälle
  • Informations-Sicherheitslücken
  • Rechtsprobleme
  • Negativschlagzeilen

Wenn Sie einen geeigneten Krisenplan haben, können Sie Krisen rasch erkennen und schnell handeln, um eine koordinierte Strategie und minimale Auswirkungen zu erzielen.

 

Die vier Schritte eines Krisen-Kommunikationsplans

  • Definieren Sie Ihr Ziel
    Bevor Sie den Plan erstellen, stellen Sie sicher, dass klare Ziele festgesetzt haben (z.B. Alle informiert halten, Klarheit schaffen, Mitarbeiter beruhigen, Produktivität verwalten).

    Fragen Sie sich: "Was hat in dieser Situation die absolute Priorität?"

  • Ernennen Sie ein Krisen-Kommunikationsteam und bestimmen Sie Fürsprecher

    Dieser Schritt ist wahrscheinlich der wichtigste, wenn man für eine Kommunikationskrise plant.

    Stellen Sie sicher, dass Sie ein dezidiertes Team und Fürsprecher mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten ernennen. Informieren Sie Ihre Belegschaft über das Team, ihren Verantwortungsberiech und wie man sie am schnellsten erreicht.

    Vergessen Sie nicht, dass Sie mit Menschen sprechen: 

    • Wenn möglich, teilen Sie Videonachrichten und Antworten Sie schnellstmöglich
    • Erstellen Sie eine F&A Bogen, wo Fragen der Mitarbeiter beantwortet werden und aktualisieren Sie diesen regelmäßig

  • Machen Sie wichtige Informationen leicht zugänglich
    Ein Krisen-Kommunikationsplan beinhaltet Informationen darüber, welche Stellen in welcher Situation kontaktiert werden sollten und was die Befehlskette innerhalb des Unternehmens ist. Ebenfalls sollten Infos zu der Informationsverteilung, Evakuierungspläne oder Gemeinschaftsinitiativen dabei sein. Wichtige Teile dieses Prozesses sind Details dazu, wo wichtige Dokumente gespeichert werden und wie die Sicherheit des Gebäudes und des geistigen Eigentums garantiert werden kann.

  • Bieten Sie konsequente Nachrichten 

    Denken Sie an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und wofür Ihr Unternehmen steht. Präsentieren Sie Ihren Mitarbeitern und Kunden eine geschlossene Front. Ihr Plan sollte Stellungnahmen beinhalten, die Ihr HR oder Kommunikationsteam in unterschiedlichen Situationen einsetzen kann.

    Geben Sie klare Anweisungen, wie:

    • Was wird in dieser Zeit von den Mitarbeitern erwartet?
    • Ändern sich Schichten und Tagesabläufe?
    • Was sollten Mitarbeiter tun, wenn Sie sich frei nehmen müssen, um für ein krankes Familienmitglied zu sorgen oder selbst erkranken? 
    • Was sollten Mitarbeiter tun, wenn Ihre Kinder nicht in die Schule gehen können und dies für Ihre Arbeit ein logistisches Problem darstellt?

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Übernehmen Sie mit einer Mitarbeiter-App in der Krise die Kontrolle

Schnelle und wirksame Kommunikation über Teams hinweg ist in einer Krise wichtiger denn je. E-Mails, Intranets und Messenger-Apps sind nicht effizient, wenn Mitarbeiter in Echtzeit informiert werden müssen und die Arbeitgeber keine Verzögerungen in Kauf nehmen können.

Die beste Art sich mit Ihrer Belegschaft zu vernetzen, ist eine mobile Mitarbeiter-App zu wählen, die alle Funktionen an einem Platz anbietet und Ihren Mitarbeitern alle Tools für die effiziente Zusammenarbeit bietet.

Die Zentralisierung Ihrer Nachrichten und Kommunikationen in einer Krise, ermöglicht eine klare Top-Down Kommunikation, Live-Updates in Echtzeit und die Interaktion mit Ihren Mitarbeitern, wenn es am nötigsten ist.

So können Sie sich in Krisenzeiten in einer einzigen App mit Ihrer Belegschaft vernetzen:

1. Updates auf der Chronik

Auf der Chronik eines Enterprise Social Networks (ESN) werden am besten aktuelle Updates und Ankündigungen geteilt und Sie können auch Umfragen starten, um die Stimmung im Team zu messen.

Fixieren Sie die wichtigsten Updates, besonders der Krisenkommunikation, ganz oben auf der internen Chronik und versichern Sie so, dass alle die Neuigkeit auf einen Blick sehen.

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2. Push-Benachrichtigungen

Machen Sie Ihr Team auf die neuesten Updates und News in der ESN aufmerksam. Eine zusätzliche Funktion zur Kenntnisnahme garantiert, dass alle Mitarbeiter voll informiert sind und über die Abläufe in einer Notsituation Bescheid wissen.

3. Private- und Gruppen-Chats

mobile-chatHelfen Sie Managern sich in privaten Chats oder spezifischen Mitarbeitergruppen mit dem Team zu verbinden, um die Kommunikationslücke zu schließen und sicherzugehen, dass alle sicher sind und in der Krise weiter produktiv sein können.

Chats sind besonders für jene wichtig, die mehrere Teams, unterschiedliche Schichten oder Frontline-Mitarbeiter verwalten.

4. Chatbots

Chatbots verbessern nicht nur die Mitarbeiterkommunikation und Motivation, sondern können auch in Krisenzeiten besonders wirkungsvoll sein.

Sie ermöglichen HR und Kommunikationsteams die Mitarbeiter über Best Practices zu informieren, was sie in einer Notsituation machen sollten, auf ihre Fragen und Bedenken zu reagieren und können Systemadministratoren in Echtzeit verständigen, mit der Option auf Live-Support umzusteigen.

Chatbots reduzieren die Humankapital Stunden und Kosten und sparen Zeit, gleichzeitig geben Sie den Mitarbeitern die Tools und Sicherheit, um weiter ihre Arbeit zu tun, besonders in Fällen der Selbstquarantäne.

Zusammenfassung

Krisen können wesentliche Auswirkungen auf die Finanzen, das Markenimage und die Mitarbeitertreue eines Unternehmens haben. In solchen Zeiten muss sich Ihr Personal auf Sie als Informationsquelle und Führung verlassen können.

Ein guter Plan zur Krisenkommunikation und eine mobile Mitarbeiter-App helfen Ihnen schnell zu handeln, eine geschlossene Front zu bieten und sicherzugehen, dass Ihre Mitarbeiter sich sicher fühlen und informiert bleiben.

Sie wollen erfahren, wie Sie in Krisenzeiten die Produktivität und Motivation erhöhen können?

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Katy is shaping the new voice of Speakap. When she's not writing for work, she's writing for fun. When she's not writing, then she's probably out looking for the best taco in the city.

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