Es gab einmal eine Zeit, in der interne Kommunikation über ausgedruckte Aushänge im Pausenraum, PDF-Newsletter per Outlook und vielleicht – wenn man Glück hatte – eine Intranetseite lief, die irgendwann mal aktualisiert wurde.
Diese Zeit ist vorbei. Und zwar nicht nur bei Tech-Startups oder Kreativagenturen.

In ganz Deutschland verabschieden sich traditionelle Unternehmen aus Industrie, Gesundheitswesen, Handel und Logistik still und leise von veralteten Kommunikationstools. Und sie tun es aus einem klaren Grund: um die Kommunikation mit ihren Teams im Außendienst zu verbessern – mit einer zentralen Mitarbeiter-App.

So sieht ihr neuer Ansatz aus.

1. Takko Fashion: „E-Mail für die interne Kommunikation hat einfach nicht mehr gereicht“

Kennen Sie das, wenn Sie Updates als E-Mail-Anhänge verschicken – nur um festzustellen, dass sie Ihre Teams im Außendienst kaum erreichen? Genau in dieser Situation befand sich Takko Fashion. Mit fast 2.000 Filialen in 17 Ländern und rund 18.000 Mitarbeitenden waren Post- und E-Mail-Updates für wichtige Informationen längst nicht mehr effizient, transparent oder nachhaltig genug.

Darum hat sich Takko Fashion für eine Mitarbeiter-App entschieden – damit wirklich alle in Echtzeit Zugang zu denselben Informationen haben. Automatische Übersetzungen und integrierter Chat verbesserten die Kommunikation zwischen den Standorten, während Aufgabenmanagement auf den Store-Tablets für klare Rollen und Verantwortlichkeiten sorgte.

Wie Larissa Berlin, Expert Public Relations bei Takko Fashion, es ausdrückt:

Unsere Mitarbeiter-App bietet uns viele Vorteile: Echtzeitkommunikation, Mehrsprachigkeit und Flexibilität über Standorte, Zeitzonen und Endgeräte hinweg. Noch wichtiger ist aber: Sie hilft uns nicht nur, unsere 18.000 Mitarbeitenden zu erreichen – sie bringt sie zusammen und stärkt unsere ONE TEAM-Kultur.

2. Insta GmbH: „Das schwarze Brett musste weg“

Kommt Ihnen das bekannt vor? Man hängt wichtige Infos ans schwarze Brett oder lädt sie in SharePoint hoch – und am Ende sehen es die meisten Mitarbeitenden doch nicht. Genau das war die Realität bei der Insta GmbH. Mit über 500 Mitarbeitenden am Standort Lüdenscheid, darunter viele Produktionskräfte ohne Schreibtisch, waren die bisherigen Kommunikationswege an ihre Grenzen gestoßen.

Die Probleme lagen auf der Hand: überfüllte schwarze Bretter, die kaum jemand lesen konnte, Informationssilos zwischen Büro und Produktion und keine zentrale Plattform, auf der alle dieselben Updates einsehen konnten. Gleichzeitig wollte Insta seine Innovationskultur, den Teamgeist und die Verbundenheit im Unternehmen stärken.

Darum entschied sich das Unternehmen für eine Mitarbeiter-App – intern unter dem Namen Inside Insta eingeführt. Der Rollout war von Beginn an mitreißend gestaltet: persönliche Einladungen zusammen mit der Gehaltsabrechnung, kreative Poster mit Fotos von Kolleg:innen, eine Launch-Veranstaltung mit Flyern, Roll-Ups, Popsockets – und sogar Eiscreme. Schon nach wenigen Tagen füllte sich die App mit Inhalten – nicht nur vom Management, sondern auch direkt von den Mitarbeitenden.

Produktionsteams teilten Prozessverbesserungen, Kolleg:innen posteten Fotos von Bowlingabenden und Wandertouren, und sogar ein frisch gebackener Apfelkuchen aus der Kantine fand seinen Weg in den Feed. Aus einem neuen Tool wurde so schnell ein digitales Zuhause, in dem sich alle austauschen und gesehen werden konnten.

Das Ergebnis? Hohe Nutzung in der Produktion, mehr Transparenz und stärkere Interaktion zwischen den Teams. Wie Julia Beiner, verantwortlich für interne Kommunikation bei Insta, es zusammenfasst:

Die Authentizität und Begeisterung, mit der unsere Mitarbeitenden Inhalte beisteuern, übertrifft all unsere Erwartungen. ‘Inside Insta’ ist der Ort, an dem unser Team zusammenkommt und unsere Innovationskultur sichtbar wird.

3. Soprema Deutschland: „Kommunikation über schwarze Bretter, Newsletter und WhatsApp-Gruppen – das war einfach zu zerstreut“

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein Teil der Infos hängt am schwarzen Brett, andere landen im Newsletter, und der Rest verteilt sich auf zufällige WhatsApp-Gruppen. Genau so war die Situation bei Soprema Deutschland. Mit 400 Mitarbeitenden an fünf Standorten waren Informationen verstreut, oft veraltet und für Produktionsmitarbeitende schwer zugänglich. Neue Kolleg:innen wurden mit E-Mails überflutet, während der Großteil der Belegschaft keinen zentralen Ort hatte, um sich auszutauschen.

Wir hatten zahlreiche Aushänge, von denen einige nicht mehr aktuell waren, und es gab keine Möglichkeit für direktes Feedback. Unser interner Newsletter erschien zu unregelmäßig, um eine kontinuierliche Kommunikation sicherzustellen. Kristina Milosc, Leiterin Marketing & Unternehmenskommunikation

Darum entschied sich Soprema für eine zentrale Mitarbeiter-App, intern Mammut-Base genannt. Der Rollout wurde mit Launch-Events, einer Promotion-Tour und kurzen Trainings begleitet. Schon in den ersten Wochen registrierten sich über 250 Mitarbeitende.

Der Unterschied war sofort spürbar: Schichtpläne, Schulungen und Ankündigungen konnten in Echtzeit geteilt werden. Mitarbeitende konnten Beiträge liken, kommentieren und sich aktiv beteiligen. Digitale Infoboards in den Produktionshallen synchronisierten Inhalte direkt aus der App. Von Fotos bei Teamevents bis zu Vorstellungen neuer Kolleg:innen – Mammut-Base wurde zum digitalen Zuhause für alle.

Nach sechs Monaten nutzten bereits 85 % der Belegschaft die Plattform aktiv, mehr als ein Drittel davon sogar täglich. Das Ergebnis: stärkere Verbundenheit, schnellere Updates und ein Gemeinschaftsgefühl, das schwarze Bretter und unregelmäßige Newsletter nie hätten schaffen können.

Wie Kristina Milosc erklärt:

Das Look & Feel der App war ein entscheidender Faktor: Sie macht Spaß, ist intuitiv bedienbar und vermittelt ein modernes Mediengefühl, das uns sofort überzeugt hat.

4. FEK (Friedrich-Ebert-Krankenhaus): „Gedruckte Magazine und schwarze Bretter reichten nicht mehr aus“

Krankenhäuser funktionieren nur mit Tempo, Präzision und ständigen Updates. Am Friedrich-Ebert-Krankenhaus (FEK) in Neumünster, mit rund 2.400 Mitarbeitenden in 15 Kliniken, konnten die bisherigen Kommunikationswege da nicht mithalten. Die Mitarbeiterzeitung erschien nur in unregelmäßigen Abständen, Aushänge am schwarzen Brett erreichten viele nicht rechtzeitig, und „Mail an alle“-E-Mails sorgten eher für Überlastung als für Klarheit.

Die Realität: In einem schnelllebigen Umfeld mit wechselnden Schichten, vielen Mitarbeitenden ohne festen PC-Arbeitsplatz und einem internationalen Team mit verschiedenen Sprachen kam entscheidende Information nicht immer dort an, wo sie gebraucht wurde.

Darum entschied sich das FEK für eine Mitarbeiter-App. Im eigenen Corporate Design als FEK App gebrandet, brachte sie die Kommunikation direkt in die Hosentaschen der Beschäftigten. Übersetzungsfunktionen stellten sicher, dass alle Mitarbeitenden die Informationen in ihrer Sprache erhielten, und eine gezielte Verteilung spiegelte die Klinikstruktur wider – sodass jede Abteilung genau die Nachrichten bekam, die für sie relevant waren.

Die Einführung war ein voller Erfolg: Schon am ersten Tag war die Nutzung enorm hoch, kurze Zeit später nutzten 80 % der Mitarbeitenden die App aktiv. Schulungsinhalte, Event-Updates und wichtige Mitteilungen waren sofort zugänglich – ganz ohne schwarze Bretter oder überfüllte Postfächer.

Wie Maren von Dollen, Leiterin Unternehmenskommunikation & Pressesprecherin, erklärt:

Unsere Mitarbeitenden müssen nicht erst ins Intranet oder zum schwarzen Brett gehen – die wichtigsten Informationen haben sie direkt in der Tasche. Die FEK App ist für uns die perfekte Lösung.

5. Rhodius Mineralquellen: „Produktionsmitarbeitende verpassten Updates – das musste sich ändern“

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Büro-Teams oft schneller über Neuigkeiten informiert sind als die Kolleg:innen in der Produktion? Genau das war bei Rhodius Mineralquellen der Fall. Mitarbeitende mit PC-Zugang waren regelmäßig im Bilde, während Produktionskräfte wichtige Informationen manchmal gar nicht erhielten – nicht, weil sie nicht interessiert waren, sondern weil die Kanäle schlicht nicht für sie gemacht waren.

Darum entschied sich Rhodius für eine Mitarbeiter-App. Damit erhalten nun alle gleichzeitig dieselben Informationen – unabhängig von Rolle oder Standort. Und anstelle einseitiger Updates können Mitarbeitende heute reagieren, kommentieren und ihre eigene Perspektive teilen – Kommunikation wird dadurch transparenter und inklusiver.

Die Ergebnisse sprechen für sich: stärkere Verbindungen zwischen den Standorten, keine verlorenen Informationen mehr und ein gerechteres Gleichgewicht zwischen Büro und Produktion.

Wie Frauke Helf, geschäftsführende Gesellschafterin, erklärt:

Das Feedback zu Speakap ist durchweg positiv – was sich auch in den Registrierungszahlen widerspiegelt.

6. Senger: „Traditionelle Kommunikation per E-Mail und Papier war für unsere Außendienstmitarbeitenden nicht effektiv“

Wenn ein Unternehmen Dutzende Standorte umfasst, kennen Sie das Problem: E-Mails und Papierankündigungen schaffen es kaum, alle auf dem gleichen Stand zu halten – vor allem nicht Werkstattmitarbeitende oder Verkaufsteams, die nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen. Genau so sah die Realität bei der Senger Autohaus-Gruppe aus, einem der größten Autohandelsunternehmen Deutschlands mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden an über 40 Standorten.

Wichtige Updates erreichten oft nicht die richtigen Personen zur richtigen Zeit. Gleichzeitig wollte das Unternehmen mehr als nur einen schnelleren Informationsfluss: Ziel war es, ein echtes Gemeinschaftsgefühl über Standorte und Rollen hinweg aufzubauen – Mitarbeitende sollten nicht nur Nachrichten empfangen, sondern aktiv an der Kommunikation teilhaben können.

Darum führte Senger eine Mitarbeiter-App ein. Einfach und intuitiv gestaltet, ermöglicht sie allen – von den Mechaniker:innen bis zu den Büro-Teams – in Echtzeit Updates zu teilen und zu empfangen. Unternehmensnachrichten, Umfragen und sogar informelle Gruppen sind nun an einem zentralen Ort verfügbar, was Transparenz und Zusammenhalt stärkt.

Auch der Rollout setzte bewusst Akzente: Die Mitarbeitenden durften den Namen der App selbst mitbestimmen, Teaser-Newsletter und Videos weckten Neugier, und Launch-Giveaways wie Thermobecher und Glückskekse machten den Start erlebbar. Teams traten sogar in kreativen Posting-Challenges gegeneinander an – und verwandelten die App in mehr als nur ein Tool: Sie wurde Teil der Unternehmenskultur.

Wie Pia Schöttler, Leiterin Personalwesen, erklärt:

Wir wollen das Gemeinschaftsgefühl stärken und eine engere Senger-Community aufbauen. Mit der Einführung einer Mitarbeiter-App fördern wir Nähe und Kommunikation auf Augenhöhe – standortübergreifend und kundennah – und leisten so einen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.

7. Homecare: „Telefon und E-Mail waren für uns keine verlässlichen Wege mehr, um Arbeitsinformationen zu teilen“

Wenn Mitarbeitende ihren Arbeitstag nicht im Büro beginnen – wie stellen Sie sicher, dass trotzdem alle die gleichen Informationen erhalten? Vor dieser Herausforderung stand HOMECARE Eckernförde, Teil des bundesweiten HOMECARE-Netzwerks in Schleswig-Holstein. Pflegekräfte starteten ihre Schichten oft direkt von zuhause, sodass die Kommunikation hauptsächlich über Telefonate, E-Mails oder sogar handschriftliche Anweisungen lief. Das funktionierte – war aber umständlich, fragmentiert und vor allem beim Onboarding neuer Kolleg:innen schwierig.

Darum entschied sich HOMECARE für eine Mitarbeiter-App. Als zentrale Plattform für alle Rollen – von Alltagshilfen bis zum Management – brachte sie Struktur und Zugänglichkeit in die tägliche Kommunikation. Neue Mitarbeitende erhalten ihre Onboarding-Materialien direkt in der App. Arbeitsanweisungen, Schicht-Updates und Klientenhinweise sind dokumentiert und leicht auffindbar, wodurch unnötige Rückfragen reduziert werden. Für das dezentrale Team bedeutete das auch: weniger überflüssige Fahrten ins Büro – mehr Zeit für die Klient:innen.

Die Veränderung verbesserte nicht nur Abläufe, sondern stärkte auch den Teamgeist. Regelmäßige Posts, Updates und persönliche Nachrichten schufen ein digitales Gemeinschaftsgefühl – selbst für Mitarbeitende, die sich selten persönlich begegnen.

Wie Franchise-Partner Nils Laß erklärt:

Unsere Helfer:innen starten direkt von zuhause – deshalb brauchen wir eine Lösung, die alle auf denselben Stand bringt, ohne dass sie dafür erst ins Büro kommen müssen.

8. Wellergruppe: „Das Wir-Gefühl ging standortübergreifend verloren“

Mit 2.100 Mitarbeitenden an 27 Standorten und zwei starken Marken – Auto Weller und B&K – stand die Wellergruppe vor einer wachsenden Herausforderung: Wie können wirklich alle Mitarbeitenden zuverlässig erreicht werden? Wichtige Updates wurden bislang per E-Mail verschickt – doch nicht alle, insbesondere Werkstattmitarbeitende, hatten überhaupt eine Firmenadresse. Oft blieb nur die Hoffnung, dass Kolleg:innen die Informationen weitergaben – was nicht immer verlässlich funktionierte.

Andere Kanäle hatten ebenfalls ihre Grenzen. Telefonate waren für große Gruppen unpraktisch, und das Mitarbeitermagazin war zwar informativ, aber zu langsam, zu teuer und für dringende Mitteilungen ungeeignet. Was fehlte, war eine Lösung, die zeitnahe und relevante Informationen an alle übermitteln konnte – und gleichzeitig das Wir-Gefühl über Marken und Standorte hinweg stärkte.

Darum entschied sich die Wellergruppe für eine Mitarbeiter-App. Diese bildet die Organisationsstruktur des Unternehmens ab und ordnet Mitarbeitende automatisch den richtigen Gruppen zu – je nach Standort und Rolle. So erreichen Unternehmensnews oder filialbezogene Mitteilungen genau die Menschen, für die sie bestimmt sind – ohne dass jemand selbst suchen oder Kanäle abonnieren muss.

Das Ergebnis: Echtzeit-Kommunikation für alle 2.100 Mitarbeitenden, mehr Transparenz und ein gestärktes Wir-Gefühl über Auto Weller und B&K hinweg.

Wie Markus Kanzog, Systemadministrator & Content Manager, erklärt:

In Speakap erhält man auch individuelle Informationen aus den Filialen – das fördert das Gemeinschaftsgefühl.

Das große Ganze: Warum die Außendienst-Kommunikation einen Neustart braucht

Ob Modehandel, Autohäuser, Getränkeproduktion oder Gesundheitswesen – all diese Beispiele zeigen das gleiche Muster. Alte Tools wie schwarze Bretter, Rundmails oder Telefonketten waren nie für schnelle, verteilte und Außendienst-geprägte Organisationen gedacht. Sie führten zu Verzögerungen, blinden Flecken und Vertrauenslücken.

Mit dem Schritt zu einer zentralen Mitarbeiter-App haben diese Unternehmen nicht einfach nur ihre Kommunikation digitalisiert. Sie haben Fairness in den Informationsfluss eingebaut. Jede:r Mitarbeitende – ob auf der Verkaufsfläche, in der Werkstatt oder am Patientenbett – hat heute den gleichen Zugang zu den wirklich wichtigen Informationen. Und Kommunikation ist nicht länger eine Einbahnstraße, sondern ein echter Austausch, der die Kultur stärkt.

Das Ergebnis? Schnellere Updates, höhere Nutzung, stärkere Beteiligung und ein echtes Gemeinschaftsgefühl über Teams und Standorte hinweg.

Wenn Ihre Außendienstmitarbeitenden noch immer auf veraltete Tools angewiesen sind, beweisen diese Beispiele eines: Es gibt einen besseren Weg, Ihre Teams zu verbinden. Bereit zu sehen, wie das in Ihrer Organisation aussehen könnte?  Buchen Sie eine Demo und entdecken Sie, wie moderne Kommunikation im Außendienst in der Praxis funktioniert.

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