<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=420188928656713&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Hoe HR-Managers Het Onboarding Process Kunnen Stroomlijnen

9 minuten lezen

Negenentwintig procent van de werknemers heeft op een gegeven moment binnen de eerste 90 dagen een baan verlaten, vooral omdat de dagelijkse taken niet overeenkwamen met hun verwachtingen.

Wat denk je van deze statistieken uit een 2019 enquête van Job Seeker NationJob Seeker Nation? Dat is veel, of niet? Dergelijke incidenten kosten veel tijd, moeite en geld — geld dat verloren gaat. Slechte gevoelens aan beide kanten. Hinder en frustratie.

Nu zou je kunnen zeggen dat het alleen maar menselijk is om onrealistische verwachtingen te hebben. Hoewel dat misschien waar is, blijft het minimaliseren van het verloop als HR-manager een van je belangrijkste professionele doelen. Je moet daarom een meer holistische benadering volgen en eerst je onboarding process perfectioneren. Laten we enkele manieren bespreken om het onboarding process te stroomlijnen en nieuwe medewerkers het gevoel te geven dat ze op de beste werkplek zijn beland, waardoor het risico op dure mismatches wordt verkleind.

Onboarding begint met pre-boarding

Het abrupt introduceren van een geheel nieuwe werkcultuur bij nieuwe medewerkers is niet aantrekkelijk voor hen noch voor je bedrijf. Dit is waar pre-boarden om de hoek komt kijken, en dit is een cruciale stap die het hele onboarding process beïnvloedt. Idealiter wil je dat je nieuwe medewerkers moeiteloos in jouw bedrijfscultuur binnentreden en een idee krijgen van hoe de dingen werken. Pre-boarding lijkt soms een ontmoedigend proces, maar voor hedendaagse werknemers, die van nature mobiel zijn, is het eigenlijk vrij eenvoudig te implementeren en beschik je waarschijnlijk al over de relevante tools.

Gebruik de app van je bedrijf voor interne communicatie, zodat je nieuwe medewerkers een band kunnen opbouwen met hun collega's, hen kunnen uitrusten voor hun eerste dag en de werkcultuur kunnen opsnuiven voordat de onboarding daadwerkelijk begint. Dit vermindert niet alleen onnodige spanning of stress met betrekking tot de nieuwe baan en werkomgeving, maar het kan ook het verloop verminderen, omdat het inzicht geeft in hoe werken bij jouw bedrijf eruit zal zien. Een goede eerste indruk is essentieel, lees daarom Waarom pre-boarding belangrijk is en hoe je het goed kunt doen om je pre-boardingproces te perfectioneren.

Schakel over naar digitale HR en gebruik een medewerkersapp

Ervoor zorgen dat je HR-afdeling met de tijd meegaat, is cruciaal. We bevinden ons in een tijdperk van digitalisering en daarom moeten we onze medewerkers op dezelfde virtuele manier bedienen. Adoptie van deze technologische verandering is essentieel en het zal alleen verschillende HR-processen, zoals onboarding, versterken en verbeteren. Momenteel investeren veel bedrijven en organisaties in technologie die wordt gecombineerd met bestaande HR- en interne communicatie om een moderne en comfortabele manier te bieden om de onboarding experience voor alle potentiële werknemers te meten en te verbeteren.

Ook investeren in een medewerkersapp kan een belangrijke rol spelen bij onboarding. Een moderne medewerkersapp helpt je de communicatie te stroomlijnen via een gecentraliseerde informatiehub die jouw personeel verbindt, informeert en betrekt. Jouw nieuwe medewerkers zullen niet langer worstelen met het zoeken naar verspreide informatie en materiaal.

Een mobielvriendelijke oplossing geeft toegang tot leesmateriaal, essentiële updates, bedrijfsbeleid, veiligheidsvoorschriften en online training, 24 uur per dag, waardoor hun onboarding experience gemakkelijk en soepel verloopt, ongeacht waar ze zich bevinden.

Automatiseer het onboarding process

De dagen van het handmatig archiveren van papierwerk en het verwerken van informatie zijn lang voorbij. Gelukkig voor HR-afdelingen is het nu mogelijk om de twee belangrijkste processen te automatiseren: onboarding en rekrutering. Dit verbetert en stroomlijnt niet alleen het wervingsproces, zoals vacatures en reacties, maar het verbetert ook de onboarding experience en het inzicht in de status van nieuwe medewerkers over afdelingen heen.

Je kunt je onboarding-programma automatiseren door documenten eerder te verwerken. Je kunt je nieuwe medewerkers bijvoorbeeld een inleidend bestand sturen met alle formulieren en documenten, zoals de werknemershandleiding, contracten en bedrijfsbeleid die ze moeten bekijken voordat ze aan hun baan beginnen. Bovendien kun je moderne databaseplatforms gebruiken met functies die jouw onboarding process gemakkelijk kan raadplegen om alle verzamelde werknemersinformatie te gebruiken. Dit helpt bij het automatisch bijwerken van al je systemen, zoals de salarisadministratie software en het boekhoudsysteem, met de gegevens van je nieuwe medewerker. Dit alles gebeurt binnen enkele seconden, waardoor je HR-vertegenwoordigers de taak besparen om de bovengenoemde gegevens handmatig te archiveren — en dat is nog niet eens de helft.

Het automatiseren van de wervings- en onboarding processen zorgt voor een georganiseerde en verbonden ervaring, waardoor het proces snel en gemakkelijk wordt voor nieuwe medewerkers. Ook je HR-vertegenwoordigers zullen waarschijnlijk opgelucht zijn dat ze niet langer tijd hoeven te verspillen aan alledaagse taken zoals het voorbereiden van documenten, het indienen van formulieren en het herhalen van dezelfde vervelende introducties voor elke nieuwe aanwerving.

Geef je nieuwe collega's een geweldige ervaring

Het is tijd om de traditionele onboarding processen los te laten en een nieuwe houding aan te nemen ten aanzien van het verwelkomen van je nieuwe collega's. In plaats van ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerkers saaie video's, lezingen, presentaties en eindeloze formulieren van een uur moeten invullen, kun je hun onboarding experience levendiger maken. Gezien de huidige omstandigheden als gevolg van COVID-19, is het essentieel om ervoor te zorgen dat de team spirit niet verdwijnt.

Dit omvat het toevoegen van leuke, recreatieve activiteiten zoals trivia, sketches, elkaar leren kennen spellen en vooral, virtuele rondleidingen. Veel organisaties nemen virtuele rondleidingen op in hun onboarding process die informatie over het bedrijf geven en eventueel veelgestelde vragen beantwoorden. Deze fungeren als leuke manieren om de nieuwe medewerkers voor te stellen aan hun toekomstige collega's, in tegenstelling tot formele introducties.

Bovendien kun je via een medewerkersapp een virtuele happy hour opzetten waar nieuwe medewerkers en collega's elkaar kunnen leren kennen, waardoor eventuele ongemakken van je nieuwe medewerkers met betrekking tot hun nieuwe werkplek worden weggenomen. Medewerkersapps zoals Speakap bieden ook een frisse en innovatieve ervaring waar nieuwe medewerkers elk type informatie dat ze zoeken via één platform kunnen vinden. In dergelijke medewerkersapps wordt het onboarding process en de communicatie aangepast aan hun behoeften, waardoor een gevoel van hoge employee value wordt weergegeven. Uiteindelijk zorgt je onboarding-programma ervoor dat nieuwe medewerkers zich geprioriteerd en comfortabel voelen.

Stel bedrijfsbrede normen vast

Zoals eerder vermeld, zijn goede eerste indrukken cruciaal. Je wilt dat de waarden en het beleid van je bedrijf passen bij je concrete werkomgeving. Onboarding is de perfecte gelegenheid om de authenticiteit van je bedrijf over te brengen aan je nieuwe medewerkers. Zorg ervoor dat je onboarding experience nauwkeurig overeenkomt met de normen van het bedrijf.

Wees tijdens het onboarding process eerlijk en openhartig over bepaald bedrijfsbeleid met betrekking tot beleid voor werken op afstand, vakantiebeleid, enz. Als je bedrijf bovendien een werkcultuur biedt waarin sociale interactie tussen collega's als 'essentieel' wordt beschouwd, communiceer dit dan. Je medewerkers moeten bijvoorbeeld tijdens het onboarding process worden geïnformeerd over alle activiteiten, zoals bedrijfspicknicks of sportdagen, en hoe hun deelname essentieel is.

Afgezien van de voor de hand liggende voordelen van een lagere omloopsnelheid, helpt het hebben van consistente onboarding-programma's en -procedures ook om de boodschap van je employer brand positief te verspreiden. En als je onboarding process aantrekkelijk genoeg is, kan dit leiden tot een hoger niveau van succesvolle employee advocacy — "mond-tot-mondreclame" die digitaal is geworden. Aanbevelingen van vrienden en familie zijn tenslotte de meest invloedrijke vormen van adverteren.

Communiceer je bedrijfscultuur

De HR-afdeling fungeert als de eerste schakel tussen de nieuwe medewerkers en het personeelsbestand, en daarom is het cruciaal dat ze de bedrijfscultuur doorgeven en communiceren. Waarom is het communiceren van je bedrijfscultuur zo'n belangrijke stap in het onboardingproces?

Het tonen van je bedrijfscultuur heeft een directe en invloedrijke impact op het aanpassingsvermogen en de houding van medewerkers. Idealiter zou je onboarding-programma de eerste en belangrijkste stap moeten zijn om de bedrijfscultuur te communiceren en te cultiveren. Door de bedrijfscultuur en kernwaarden te integreren, worden onboarding procedures succesvoller en consistenter. Dit leidt tot een groter aanpassingsvermogen van de organisatie en meer betrokkenheid van medewerkers, een lager verloop en een duurzame bedrijfsgroei.

Meet, analyseer en verbeter

In de moderne wereld, met zeer competitieve wervingsprogramma's en retentieniveaus, kun je het je niet veroorloven om een "gemiddeld" onboarding-programma te hebben. Natuurlijk heb je misschien al maatregelen genomen om je onboarding experience voor nieuwe medewerkers te verbeteren, maar hoe weet je of het echt werkt zonder kwantificeerbare gegevens?

Goede medewerkersapps bieden ingebouwde functies voor HR-managers om het volgende te controleren: acceptatiegraad van werknemers, betrokkenheidsniveaus en hoe goed de nieuwe medewerkers zich aanpassen aan hun nieuwe app. Gebruik de direct beschikbare gegevens om de onboarding experience te verbeteren. Gelukkig zijn medewerkersapps zoals Speakap erg populair dankzij een uiterst gebruiksvriendelijke onboarding experience. Dit leidt op zijn beurt tot hogere betrokkenheid en een algemeen gevoel van medewerkerstevredenheid.

Een andere manier om ervoor te zorgen dat je je kwaliteitsdoelstellingen bereikt, is door nieuwe medewerkers te onderzoeken die het onboarding-programma in het voorgaande jaar hebben doorlopen. Vraag je medewerkers hoe hun onboarding experience was, hoe deze had kunnen worden verbeterd en eventuele andere suggesties. Gebruik het inzicht en de gegevens van de enquête om te concluderen wat werkt en wat kan worden verbeterd aan je onboarding-programma. Daarnaast kun je ook overwegen om het onboarding-programma van de concurrent te benchmarken om constant op de hoogte te blijven van nieuwe trends.

Conclusie

Al deze maatregelen leiden tot het volgende resultaat: de impact van een effectief en ideaal onboarding-programma heeft talloze voordelen voor de groei van je bedrijf. Met een succesvolle onboarding-procedure kun je problemen op het gebied van medewerkersbetrokkenheid, retentie en winstgevendheid efficiënt aanpakken. Bovendien introduceer je door je HR-afdeling te digitaliseren gemakkelijkere en haalbare manieren om taken en verantwoordelijkheden uit te voeren voor je HR-vertegenwoordigers. Met een toenemend aantal externe en verspreide arbeidskrachten, is de beste oplossing een medewerkersapp die fungeert als het centrale knooppunt van HR en interne communicatie, zodat je je nieuwe medewerkers de volledige onboarding experience kunt geven, ongeacht waar ze zich bevinden.

Meer te weten komen over de opkomende trends voor HR-leiders in 2021? Download hier de gratis infographic!

Blijf op de hoogte

Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.