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Cómo la marca minorista Schoenen Torfs modernizó la comunicación interna en más de 75 tiendas con Speakap

Torfs mejoró las comunicaciones internas con Speakap, conectando a más de 650 empleados en 75 tiendas con actualizaciones en tiempo real en una sola aplicación.
Retail

Empresa: Schoenen Torfs

Industria: Comercio minorista (calzado y moda)

Ubicaciones: 75 tiendas en Bélgica (principalmente en Flandes)

Número de empleados: Aproximadamente 650 empleados permanentes, además de estudiantes y trabajadores flexibles

Desafío: cómo garantizar una comunicación eficiente en un entorno minorista

Torfs, una de las cadenas de calzado y moda más queridas de Bélgica, se enfrentó a un importante desafío: ¿cómo garantizar que todos los empleados, desde el personal de la tienda hasta el centro de distribución y la sede central, estén informados de manera oportuna y correcta? Antes de la implementación de Speakap, Torfs utilizaba:

  • WhatsApp grupos y Facebook para facilitar la comunicación informal, pero sin control sobre el contenido y la participación.
  • Boletines y tablones de anuncios en papel, lo que provocó retrasos en los anuncios críticos.
  • Correo electrónico y SharePoint, que no eran consultados regularmente por todos los empleados de la tienda. Este enfoque fragmentado hacía que la comunicación interna fuera ineficaz, por lo que la empresa buscó una solución para mantener informados a todos los empleados de forma más rápida, interactiva y sencilla.

Debido a este enfoque fragmentado, la comunicación interna no era eficiente y la empresa buscaba una solución que permitiera a todos los empleados mantenerse informados de forma más rápida, interactiva y sencilla.

La solución: una plataforma de comunicación interna centralizada creada para equipos minoristas, TorfsKontakt

Tras un análisis exhaustivo, Torfs eligió Speakap como la central aplicación de comunicación interna para empleados. La aplicación se integró completamente en la marca de Torfs y se denominó TorfsKontakt.

¿Cuáles eran los requisitos de la aplicación de comunicación?

  • Fácil de usar y accesible para todos, sin necesidad de una dirección de correo electrónico empresarial.
  • Capacidad de comunicación en tiempo real, esencial para los equipos de tienda y el personal de logística.
  • Separación del trabajo y la comunicación privada, eliminando la necesidad de WhatsApp y Facebook.
  • Un centro central para noticias, actualizaciones y procesos, como las solicitudes de licencia y la incorporación de nuevos empleados.
  • Inicio de sesión único y administración automática de usuarios, vinculados al sistema de recursos humanos existente.

La implementación: implementación gradual para lograr la máxima adopción

La implementación de TorfsKontakt se planificó y ejecutó cuidadosamente para garantizar una transición sin problemas. Tras la firma del contrato el 16 de junio, se puso en marcha la red y se inició una fase piloto. Durante los meses de agosto y septiembre, se realizaron evaluaciones semanales, en las que se probó y mejoró la aplicación en función de los comentarios de los usuarios.

En octubre y noviembre, siguió la segunda fase de prueba, tras la cual se realizó el lanzamiento completo el 5 de enero. Esta implementación se centró en anuncios claros, una amplia formación y un soporte continuo. Esto condujo a una rápida aceptación y a una alta tasa de adopción entre los empleados.

Resultados: más del 85% de los miembros del personal utilizan activamente la plataforma

El lanzamiento de TorfsKontakt se tradujo en mejoras rápidas y mensurables:

  • Tasa de activación de más del 85% entre los empleados.
  • Comunicación más rápida y eficaz, con notificaciones push en tiempo real y publicaciones interactivas.
  • Mayor compromiso: los empleados pueden responder, dar me gusta y publicar los mensajes ellos mismos.
  • Procesos internos más eficientes, como las solicitudes de recursos humanos y las actualizaciones de los horarios de trabajo.

Los 5 aspectos más destacados de TorfsKontakt

La aplicación ahora se usa a diario para una amplia gama de propósitos operativos y de comunicación:

  1. Anuncios del personal y actualizaciones de la empresa: Todos los empleados reciben las últimas noticias de manera oportuna.
  2. Interacción y trabajo en equipo: Los empleados celebran los cumpleaños y los hitos de los demás.
  3. Campañas y promociones en tiendas: Información inmediata sobre las acciones en curso y la comunicación centrada en el cliente.
  4. Recursos humanos e incorporación: Los nuevos empleados acceden al instante a los materiales de formación a través de la aplicación.
  5. Formularios y procedimientos digitales: Desde los informes de daños hasta las solicitudes de licencia, todo se gestiona de forma digital.

Una historia de éxito notable es la campaña de presentación digital, en la que Torfs utilizó un concurso e incentivos para alentar a los empleados a descargar la aplicación. Esto llevó a una rápida aceptación y a un compromiso activo.

Además, TorfsKontakt ha mejorado las líneas de comunicación entre las tiendas y la sede. En lugar de enviar información en cascada a través de varios intermediarios, los mensajes ahora se comparten de manera directa y uniforme con todos los empleados.

¿Qué piensan los empleados hasta ahora?

Reacciones de los empleados Los empleados de Torfs respondieron con entusiasmo a la nueva aplicación de comunicación. La puntuación media de TorfsKontakt fue de 8,23 y su facilidad de uso se valoró en 8,30. Estas son algunas de las reacciones de los usuarios:

  • «¡Todo en un solo lugar! ¡No más problemas con Facebook y WhatsApp!»
  • «Una aplicación súper divertida, no podría ser mejor. Es organizada y fácil».
  • «Es una aplicación versátil: TorfsKontakt, recibos de pago, todo en uno».
  • «La comunicación es transparente y clara, y todo se explica por sí mismo».

Gracias a su diseño intuitivo y a su amplia gama de funcionalidades, los empleados ven la aplicación como una mejora significativa en sus operaciones diarias.

Conclusión: Una solución de comunicación preparada para el futuro

Gracias a TorfsKontakt, Torfs ha hecho que su comunicación interna sea más sólida, eficiente e interactiva. Los empleados están más comprometidos con la empresa, obtienen un acceso más rápido a la información importante y disfrutan de un entorno de trabajo más moderno y simplificado.

Con Speakap, hemos encontrado una solución que se adapta perfectamente a la cultura de nuestra empresa. Nuestros empleados se sienten más conectados y mejor informados que nunca. Kim De Bock Responsable de formación y desarrollo en Torfs

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