Wie HOMECARE mit Speakap die Betreuung neu definiert – vernetzt, dezentral und menschlich

Über HOMECARE Eckernförde – die Alltagshelfer

HOMECARE – die Alltagshelfer ist ein dynamisch wachsendes Franchisesystem, das sich der ambulanten Alltagsbetreuung widmet. Mit über 25 Standorten bundesweit verfolgt HOMECARE eine klare Mission: Unterversorgung gezielt verhindern, die Lebensqualität steigern und die Lebenserwartung der Klient*innen erhöhen.

Ein prominenter Standort ist HOMECARE Eckernförde, geführt von Franchisepartner Nils Laß. Von hier aus betreut ein dezentral organisiertes Team zahlreiche Klient*innen im gesamten Raum Schleswig-Holstein – das Spektrum reicht von der Unterstützung im Haushalt bis zur individuellen Begleitung im Alltag.

Doch wie lässt sich eine zuverlässige Kommunikation gewährleisten, wenn die Mitarbeitenden ihren Dienst nicht im Büro beginnen, sondern direkt von zu Hause aus zu den Klient*innen fahren?

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Die Herausforderung

Vor der Einführung von Speakap war die interne Kommunikation bei HOMECARE Eckernförde stark fragmentiert. Informationen wurden überwiegend telefonisch oder per E-Mail ausgetauscht. Die zuvor genutzte Software wurde als kompliziert und unübersichtlich empfunden, insbesondere bei der Weitergabe relevanter Informationen..

Früher war die Kommunikation sehr umständlich. Telefon, E-Mail, manchmal auch handschriftliche Anweisungen.‍

Nils Laß, Franchisepartner HOMECARE Eckernförde

Arbeitsanweisungen wurden größtenteils schriftlich übermittelt, was im täglichen Betrieb – besonders wenn Betreuungskräfte direkt von ihrem Wohnort starteten – oft ineffizient war.

Unsere Helfer*innen starten direkt von zuhause – da braucht es eine Lösung, die alle auf dem gleichen Stand hält, ohne dass sie erst ins Büro kommen müssen.

‍Nils Laß, Franchisepartner HOMECARE Eckernförde

Auch beim Onboarding neuer Mitarbeitender fehlte eine zentrale, digital unterstützte Lösung. Die bisherigen, nicht-digitalisierten Prozesse verursachten zusätzlichen Aufwand. Dies erschwerte bei einem dezentral aufgestellten Betreuungsteam die strukturierte Einarbeitung und den schnellen Informationszugang für neue Kolleg*innen.

Die Lösung: Speakap als zentrale Plattform

Um die interne Kommunikation effizienter und transparenter zu gestalten, hat HOMECARE Eckernförde die Mitarbeiterplattform Speakap implementiert. Die Wahl fiel bewusst auf ein Tool, das speziell für nicht-schreibtischgebundene Mitarbeitende entwickelt wurde und somit optimal zur Arbeitsrealität eines dezentralen Betreuungsteams passt.

Die mobile App ist für alle Rollen im Unternehmen nutzbar: Sowohl Alltagshelfer*innen als auch die Pflegedienstleitung, Disposition und Geschäftsführung greifen auf dieselbe Plattform zu. Dies gewährleistet einen einheitlichen Informationsstand – unabhängig vom Standort oder der Funktion im Team.

Das Onboarding neuer Mitarbeitender wurde strukturiert und digitalisiert: Neue Kolleg*innen erhalten direkt nach Arbeitsbeginn Zugang zur App und damit zu allen relevanten Informationen, Leitfäden und Arbeitsanweisungen. Dies eliminiert die Notwendigkeit einer physischen Präsenz im Büro für jede Einarbeitung.

News und Arbeitsanweisungen werden zentral in der App veröffentlicht: Alle Updates sind jederzeit nachlesbar – das reduziert Rückfragen und stellt sicher, dass Informationen nicht verloren gehen oder über verschiedene Kanäle verteilt werden.

Übergaben und klientenbezogene Informationen werden nachvollziehbar dokumentiert: Informationen zu einzelnen Einsätzen oder Veränderungen bei Klient*innen können gezielt und nachvollziehbar übermittelt werden. Dies erleichtert die Vertretung im Krankheits- oder Urlaubsfall erheblich.

Weniger Fahrten zum Standort – mehr Zeit für Betreuung:
Ein besonders spürbarer Vorteil für das Team in Eckernförde ist die deutlich reduzierte Notwendigkeit, persönlich im Büro zu erscheinen. Viele Informationswege, die früher einen Abstecher zum Standort erforderten, sind nun vollständig digitalisiert.

Das führt zu konkreten Vorteilen:

• Zeitersparnis für Mitarbeitende, die direkt von zu Hause starten können
• Weniger Unterbrechungen im operativen Ablauf auf Seiten der Disposition
• Reduzierter Koordinationsaufwand für kurzfristige Rückfragen
• Kosteneffizienz durch eingesparte Wegezeiten und bessere Planbarkeit

Auch die Unternehmenskultur wird gestärkt:
Durch regelmäßige Beiträge, Team-News und persönliche Mitteilungen entsteht ein digitales Miteinander, das gerade bei dezentral organisierten Teams einen wichtigen Beitrag zur Identifikation und zum Zugehörigkeitsgefühl leistet.

Erfolgreiche Anwendungsfälle

1. Digitales Onboarding mit klarer Struktur: Neue Alltagshelfer*innen werden heute über Speakap digital eingearbeitet – mit direktem Zugriff auf Willkommensinformationen, wichtige Dokumente und erste Arbeitsanweisungen in der App. Dies vereinfacht den Einstieg, spart Koordinationszeit und gewährleistet eine gleichbleibende Qualität im Einarbeitungsprozess.

2. Klientenbezogene Übergaben effizient gelöst: Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit lassen sich heute deutlich reibungsloser organisieren. Wichtige Informationen zu einzelnen Klient*innen sind zentral dokumentiert und jederzeit abrufbar. Das reduziert Rückfragen und verbessert die Nachvollziehbarkeit im Arbeitsalltag.

3. Informationsverteilung ohne Medienbruch: Mitteilungen, Änderungen oder interne Anweisungen werden über einen zentralen Kanal geteilt – direkt auf das Smartphone aller Mitarbeitenden. So erreicht jede Nachricht schnell und zuverlässig ihr Ziel, ohne Umwege per Anruf oder E-Mail.

4. Zusammenhalt trotz Distanz: Obwohl das Team dezentral arbeitet, bleibt der Kontakt untereinander lebendig. Regelmäßige Updates, standortspezifische Nachrichten und persönliche Mitteilungen schaffen eine starke Verbindung – auch ohne tägliche Begegnung vor Ort.

Die Ergebnisse nach 6 Monaten Speakap

Seit der Einführung von Speakap bei HOMECARE Eckernförde zeigen sich in verschiedenen Bereichen klare Verbesserungen. Die neue Plattform wurde nicht nur technisch gut angenommen, sondern wirkt sich auch positiv auf Abläufe, Informationsqualität und den Teamzusammenhalt aus.

Hohe Akzeptanz im Team: Ein Großteil der Mitarbeitenden nutzte die App bereits kurz nach Einführung aktiv. Auch Kolleg*innen ohne große technische Vorerfahrung fanden sich schnell zurecht – dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der klaren Struktur.

Onboarding effizienter und strukturierter: Neue Alltagshelfer*innen erhalten heute direkt nach Arbeitsbeginn Zugriff auf relevante Informationen und können schneller eigenständig arbeiten. Die Einarbeitungszeit verkürzt sich, das Team wird entlastet und der Einstieg neuer Mitarbeitender verläuft reibungsloser.

Bessere Nachvollziehbarkeit bei Übergaben: Klientenbezogene Übergaben und Informationen zu Betreuungseinsätzen sind heute zentral dokumentiert. Das reduziert Rückfragen, verhindert Informationsverluste und verbessert die Qualität bei Vertretungen oder Schichtwechseln.

Reduzierte Fahrten zum Standort: Da viele Informationen nun digital abrufbar sind, entfällt in vielen Fällen die Notwendigkeit, persönlich ins Büro zu fahren. Mitarbeitende starten direkt von zu Hause zu ihren Einsätzen – das spart Zeit, reduziert den Koordinationsaufwand und erhöht die Flexibilität im Alltag.

Ein gestärktes Wir-Gefühl: Obwohl das Team räumlich verteilt arbeitet, stärkt Speakap die Verbindung untereinander. Durch regelmäßige Beiträge, News und die Möglichkeit zum Austausch entsteht ein Gefühl von Zugehörigkeit, das zuvor in dieser Form schwer erreichbar war.

Was früher drei Anrufe gebraucht hat, machen wir heute mit einem einzigen Beitrag in Speakap.

Vorher waren wir 20 Einzelpersonen – heute sind wir ein Team.

Fazit: Digital vernetzt – menschlich verbunden

HOMECARE Eckernförde zeigt eindrucksvoll, wie moderne Kommunikation im Bereich der Betreuung erfolgreich gestaltet werden kann: persönlich, schnell und sicher – und vor allem mit einem echten Mehrwert für Mitarbeitende und Klient*innen.

Mit Speakap wurde nicht nur der Informationsfluss verbessert, sondern eine Plattform geschaffen, die den Teamgeist stärkt und Mitarbeitende entlastet. Genau das, was ein mobiles, menschennahes Unternehmen heute braucht.

Möchten Sie sehen, wie Speakap auch Ihr Team stärken kann?

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