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Ein soziales Netzwerk dämmt die E-Mail-Flut ein

4 Minuten Lesezeit

Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung sind jeden Tag einer wahren Flut een Daten und Dokumenten Ausgesetzt. Hier Schafft eine neue Softwaregattung Abhilfe: Social Media. Sie beschleunigen den Austausch von Informationen und Dokumenten, fördern sterven interne Kommunikation und beseitigen auf diese Weise Zeitfresser wie e-mails und vergaderingen.

"Der Erfolgreichste im Leben ist der, der am besten informiert wird." Dieses Zitat des ehemaligen britischen Premierministers Benjamin Disraeli heute noch genauso gültig wie im 19. Jahrhundert als es formuliert wurde. Obwohl wir heutzutage über bessere Möglichkeiten verfügen, uns zu informieren, wird es allerdings immer schwieriger, sterven für uns herauszufiltern relevanten voor meer informatie.

Gerade sterven tägliche Flut een e-mails, oft mit weiteren Dokumenten im Anhang, der sterven Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung Ausgesetzt sind, stellt ein großes Problem dar. Laut einer Studie des Softwareherstellers Mindjet erhält jeder Mitarbeiter am Tag durchschnittlich etwa 40 geschäftliche e-mails, von denen 20 Prozent aus Zeitgründen erst gar nicht geöffnet Werden.

Neue Werkzeuge zur Zähmung der Informationsflut

Bereits jetzt ist es für die Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung schon Schwer genug, aus dem Überangebot een Informationen und Daten genau diejenigen herauszufiltern, sterven sie für ihre Arbeit brauchen. Man kann sich leicht ausrechnen, dass sterft in Zukunft nicht unbedingt einfacher Werden wird. Um dieses Probleem zu Losen, Bedarf es neuer Ideen und Werkzeuge für die tägliche Arbeit. Werkzeuge, sterven sterven Kommunikation unter den Mitarbeitern verbessern und den gezielten Austausch von Daten und Dokumenten unterstützen. Eine neue Softwaregattung, sterven genau hierfür von immer mehr Unternehmen und Behörden eingesetzt wird, sind sociale intranetten.

Ein Soziales Netzwerk

Diese Lösungen machen Kommunikationstechnologien, wie man sie von sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter kennt, für die Organisation nutzbar. Die Vorteile: Die Zusammenarbeit und der Wissensaustausch unter den Mitarbeitern Werden gefördert, sterven Ideenfindung beschleunigt, der Bedarf een Vergaderingen weniger, Prozesse Schneller und die Kosten sinken.

Ein großer Vorteil von Social Media ist Außerdem sterven einfache Bedienung. Alle, sterven privat selbst schon einmal ein soziales Netzwerk genutzt haben, benötigen keine weitere Schulung. Führt man sich vor Augen, dass es aktuell allein in Deutschland über 23 Millionen Facebook-Nutzer gibt, wird Schnell klar, dass wohl sterven meisten Mitarbeiter zu diesem Kreis gehören dürften. Aber auch Mitarbeiter, sterven über keine Erfahrung mit sozialen Netzwerken verfügen, können sehr schnell mit der Software arbeiten.

Austausch

Direkte Newsfeeds Losen im Social Media sterven umständliche Kommunikation per E-Mail vollständig ab. Der große Vorteil Neben der Zeitersparnis ist hierbei, dass Nachrichten, Dokumente, Bilder und Videos von den Kollegen kommentiert Werden können. Auf diese Weise lassen sich Gedanken transparant austauschen und neue Ideen sehr schnell gemeinsam weiterentwickeln.

Das Soziales Netzwerk Lösung Speakap geht sogar noch einen Schritt weiter. Die Mitarbeiter erhalten Status-updates und Nachrichten nämlich nicht nur von ihren Kollegen, sondern auch von den eingesetzten Softwarelösungen (Terminkalender, Sharepoint, etc.): Welche Informationen man erhalten zal, kann jeder Mitarbeiter individuell bestimmen, Indem er sterven entsprechenden Applikationen "abonniert" . Bekanntmachungen oder andere Informationen, sterven alle Mitarbeiter erhalten sollen, können jedoch auch als "Pflichtabonnement" festgelegt Werden.

Übersichtliche Informationen

Um die Übersichtlichkeit der erhaltenen Informationen weiter zu steigern, kann der Mitarbeiter sich sterven Neuigkeiten nicht nur chronologisch, sondern auch nach Kategorien und Wichtigkeit geordnet tonen lassen. Klickt er eine Neuigkeit bzw. einen Newsfeed een, öffnet sich ein Popup-Fenster, welches weiterführende Informationen enthält und in dem er sterven Daten bei Bedarf direkt bearbeiten kann.

Konkrete Anwendungsfälle und ihr Nutzen

Gerade für Projektgruppen bietet ein Social Intranet einen großen Mehrwert. Ihnen stellt sterven Software einfach zu benutzende Arbeitsräume bereit, in denen sterven Gruppen sich ohne Zeitverzögerung per Newsfeed über aktuelle Projektstände austauschen und neue Ideen gemeinsam weiter entwickeln.

Transparenz

Die Kommunikation erfolgt hierbei deutlich Schneller und transparenter als sterft per E-Mail möglich wäre. Alle Mitteilungen können dabei sogar von den Beteiligten Kollegen mit Kommentaren versehen Werden. Projekt-Dokumente lassen sich per Newsfeed versenden und übersichtlich verwalten. Auch Bilder und Videos können per Newsfeed sehr schnell unter den Mitgliedern einer Projektgruppe ausgetauscht und kommentiert Werden. Damit sinkt der Bedarf een zeitfressenden Meetings deutlich.

Welche enormen Zeiteinsparungen ein soziales Netzwerk ermöglichen kann, veranschaulicht das Beispiel "Urlaubsantrag" bei Speakap: Stellt ein Mitarbeiter elektronisch einen neuen Urlaubsantrag, erscheint dieser unverzüglich als Newsfeed bei dem entsprechenden Vorgesetzten. Mit einem einzigen Mausklick genehmigt er ihn oder lehnt ihn ab.

Im Falle einer Genehmigung Erhalt der Mitarbeiter unverzüglich eine entsprechende browser is ebenfalls als Newsfeed. Gleichzeitig wird Automatisch sterven Personalabteilung informiert, der Urlaub in den Dienstplan eingetragen und ein Eintrag im Abwesenheitskalender generiert. Alle Prozessschritte Werden Automatisch vorgenommen, sodass der Gesamte Vorgang statt einigen Stunden oder Tagen nur noch wenige Sekunden in Anspruch nimmt.

Fazit

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie ein soziales Netzwerk sterven Arbeit in der öffentlichen Verwaltung erleichtert und dabei innerhalb kürzester Zeit zu einer deutlichen Kosten- und Zeitersparnis führt. Da Informationen und Dokumente den Mitarbeiter nun Außerdem sehr viel schneller erreichen als per e-mail, kann auch er schneller darauf reagieren. Am Arbeitsplatz und unterwegs.

Ob sociale intranetten in Zukunft wirklich dafür Sorgen, dass keine e-mails mehr versendet Werden, wird sich zeigen. Zumindest aber Werden Sie den firmeninternen Gebrauch des zeitraubenden Kommunikationsmittels auf ein Minimum beschränken. (Via Bayerische GemeindeZeitung .)

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