In der heutigen, sich ständig verändernden Geschäftswelt sind Mitarbeiter-Apps der letzte Schrei. Sie versprechen, die interne Kommunikation und die Verwaltung der Belegschaft zu revolutionieren.
Mitarbeiter-Apps bieten eine Reihe von Vorteilen, von der Vereinfachung von Aufgaben bis zur Förderung des Engagements der Mitarbeitenden. Neben ihren Vorteilen bringen sie jedoch auch Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften mit sich, insbesondere in Bezug auf Arbeitsgesetze und -vorschriften.
In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Überschneidung von Apps für den digitalen Arbeitsplatz und die Einhaltung interner Kommunikationsvorschriften ein, untersuchen die potenziellen Gefahren und bieten Strategien zur wirksamen Risikominderung.
Das Versprechen von Mitarbeiter-Apps
Mitarbeiter-Apps haben sich als leistungsstarke Tools zur Erleichterung von Interaktionen und zur Rationalisierung verschiedener betrieblicher Aspekte erwiesen.
Mit Funktionen, die von der Terminplanung und Aufgabenverwaltung bis hin zu Richtlinienkommunikation, Onboarding und Schulungen reichen, bieten sie eine umfassende Lösung für die Mitarbeiterbindung.
Darüber hinaus ermöglichen sie eine nahtlose Kommunikation mit Non-Desk Mitarbeitenden, Personalanalysen, Kostenverfolgung, Verwaltung von Sozialleistungen und sogar soziale Netzwerke für Mitarbeitende.
Mitarbeiter-Apps bieten zwar zahlreiche Vorteile, werfen aber auch Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften auf.
Es kann zu verschiedenen Bedrohungen kommen, wie z. B. Ansprüchen auf Kostenerstattung, Behauptungen über Arbeit außerhalb der Arbeitszeit, Unterbrechungen der Essens- oder Ruhezeiten und Streitigkeiten über inhaltliche Fragen.
Interne Kommunikation - Einhaltung der Vorschriften: Die Bedrohungen
Bei der Erstellung eines Business Case ist die Durchführung einer SWOT-Analyse (Bewertung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) unerlässlich, um die potenziellen Risiken im Zusammenhang mit internen Kommunikationsprojekten zu bewerten.
Führungskräfte, die eine Verbesserung der internen Kommunikation und des Engagements anstreben, sehen sich häufig mit berechtigten Bedenken konfrontiert, wie diese Initiativen mit den Compliance-Vorschriften in Einklang zu bringen sind, insbesondere für die Non-Desk Mitarbeitenden.
Zu den wichtigsten Fragen, die Sie bei Ihrer SWOT-Analyse berücksichtigen sollten, gehören folgende:
- Wie können wir sicherstellen, dass wir die Vorschriften zur Zeitausgleichsregelung einhalten, wenn Mitarbeitende die App in ihrer Freizeit auf ihren persönlichen Geräten nutzen?
- Wie können wir die internen Richtlinien effektiv an die nicht vernetzten Mitarbeitenden weitergeben und sicherstellen, dass sie mit den Regeln übereinstimmen?
- Wie können wir unser Team dazu erziehen, die App nur während der Arbeitszeit zu nutzen?
- Wie können wir den internen Rechtsteams die Compliance-Optionen mitteilen, um einen reibungslosen Prozess für die Einführung einer Mitarbeiter-App zu gewährleisten?
Mitarbeitende können die Erstattung von Ausgaben für mobile Geräte und die Datennutzung beantragen, unbezahlten Lohn für außerhalb der regulären Arbeitszeit geleistete Arbeit einfordern, argumentieren, dass die Pausen durch die App-Nutzung gestört werden, oder Streitigkeiten im Zusammenhang mit unangemessenen Inhalten und Kommunikation auf der Plattform führen.
Entschärfung von Compliance-Risiken
Unternehmen müssen proaktive Strategien anwenden, um die Einhaltung der Vorschriften in der internen Kommunikation sicherzustellen und gleichzeitig die Vorteile einer Mitarbeiter-App zu nutzen. Hier sind einige empfohlene Ansätze:
• Klarheit der Richtlinien: Legen Sie umfassende Richtlinien zur Zeiterfassung, zur Nutzung von Mobilgeräten und zur App-Funktionalität fest und veröffentlichen Sie diese in der Mitarbeiter-App. Kommunizieren Sie den Mitarbeitenden klar die Erwartungen hinsichtlich der zulässigen App-Nutzung und der Frage, ob die mit der App verbrachte Zeit vergütet werden kann.
• Freiwillige oder obligatorische Nutzung: Bestimmen Sie, ob die App-Nutzung für die MitarbeiterInnen freiwillig oder verpflichtend ist. Wenn die Nutzung freiwillig ist, verteilen Sie Richtlinien für die Mitarbeitenden und erstellen Sie einen Nachweis, dass die App-Nutzung nicht vergütet wird.
• Verfolgen Sie die Nutzung: Verwenden Sie eine Mitarbeiter-App, die Statistiken und Berichte über die Nutzung und die Auswirkungen Ihrer Inhalte liefert, um potenzielle Risiken zu erkennen und gleichzeitig den Nutzen zu messen.
• Datenschutz: Verwenden Sie eine Mitarbeiter-App, die sich in Ihre HR-Systeme integrieren lässt und eine sichere Datenspeicherung gewährleistet, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen.
• Bedingungen und Konditionen: Fügen Sie einen Haftungsausschluss in die App ein, den die Mitarbeitenden vor der Nutzung der App anerkennen müssen. So wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeitenden stets ihrer Pflichten und Verantwortlichkeiten bewusst sind.
• Meldepflicht: Führen Sie eine Regel ein, die MitarbeiterInnen dazu verpflichtet, sofort zu melden, wenn sie die App in einer Weise nutzen, die nicht mit den Unternehmensrichtlinien vereinbar ist. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht rasche Abhilfemaßnahmen.
• Audit nach der Einführung: Führen Sie regelmäßig Umfragen oder Erhebungen zu Ihrer Mitarbeiter-App durch, um die Nutzung zu bewerten und sicherzustellen, dass sie dem beabsichtigten Zweck und den Compliance-Richtlinien entspricht.
Letzter Gedanke
Eine Mitarbeiter-App bietet ein enormes Potenzial zur Verbesserung der internen Kommunikation und der Mitarbeiterbindung.
Für Unternehmen ist es jedoch entscheidend, die Einhaltung von Vorschriften wirksam zu gewährleisten. Unternehmen können, die mit Digital-Workplace-Apps verbundenen Risiken mindern, indem sie umfassende Richtlinien einführen, die Erwartungen klären und Maßnahmen zur Zeit- und Kostenerfassung ergreifen.
Die richtige Balance zwischen dem Engagement der Mitarbeitenden und der Einhaltung von Vorschriften sorgt für ein produktives und rechtlich einwandfreies Arbeitsumfeld im digitalen Zeitalter.