Der Einblick einer HR-Direktorin: Ihre Frontline-Kommunikation braucht eine Mitarbeiter-App

Wir sprachen mit Tara McKinney, Human Resources Director bei Clarkson Construction Company, welche die Speakap-Plattform in drei verschiedenen Produktions- und Bauunternehmen in den Vereinigten Staaten implementiert hat. Der Zweck? Um Mitarbeiter*innen zu motivieren, Non-Desk Mitarbeiter*innen mit der Zentrale zu verbinden und darüber hinaus die Reichweite und Zugänglichkeit von Unternehmensnachrichten und -informationen zu erhöhen.
Im Folgenden erfahren Sie was Tara McKinney über das Mitarbeiterengagement und die Kommunikation der Non-Desk-Mitarbeiter*innen zu erzählen hat.

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Sie haben Speakap in drei Unternehmen implementiert, woah (!), aber erzählen Sie uns, was war die größte Herausforderung, die Sie damals lösen wollten?

Tara McKinney

Nun, ich war vor meiner Tätigkeit im Baugewerbe in der Fertigungsindustrie tätig, und das bedeutete, dass ich mit vielen Frontline-Mitarbeiter*innen ohne PC-Zugang arbeitete, die keine Firmen-E-Mails haben. Ich glaube, dass die Führungskräfte in vielen Unternehmen vergessen, dass sie in all diesen Meetings sitzen, in denen viele Informationen ausgetauscht werden, und dass die wichtigsten Punkte dann nur selten an den Rest des Unternehmens weitergegeben werden. Aber natürlich wollen die Leute informiert werden, was zu einem höheren Engagement der Mitarbeiter*innen führen kann. Wir hatten Schwarze Bretter und Bildschirme mit scrollenden Informationen, aber das ist statisch und nicht leicht zugänglich. Ich meine, seien wir ehrlich, wir leben nicht mehr in einer Welt, in der die Menschen ihre Informationen vor einem Bildschirm abrufen. Heutzutage erhalten wir Informationen direkt auf unsere Telefone; im Privatleben, im Berufsleben... im Grunde überall.

Speakap

Und haben Sie in der Fertigungsindustrie und im Baugewerbe ähnliche Herausforderungen im Bereich der Frontline-Kommunikation gesehen?

Tara McKinney

Ja, absolut. Als ich von der Fertigungsindustrie zum Baugewerbe wechselte, sah ich das gleiche Problem mit einer verteilten Belegschaft, die keine Firmen-E-Mails hat und sich an verschiedenen geografischen Standorten befindet. Unterm Strich ist es für das Management sehr schwierig, Unternehmensinformationen an alle gleichzeitig zu übermitteln. Darüber hinaus ist es aber auch sehr wichtig, dass sich die Non-Desk-Mitarbeiter*innen als Teil eines größeren Teams fühlen, um das Gefühl zu vermeiden, in einer kleinen Gruppe ohne Verbindung zum Unternehmen selbst isoliert zu sein. Eine weitere Herausforderung ist die Kluft zwischen den Generationen. In diesen Branchen arbeiten 3 bis 5 Generationen von Non-Desk-Mitarbeiter*innen gleichzeitig, und ihre Kommunikationspräferenzen sind sehr unterschiedlich. Wir müssen uns auf die neuen Mitarbeiter*innen einstellen, denn wir müssen auf eine Art und Weise kommunizieren, die ihnen vertraut ist. Und eine App kann genau das tun.

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Die Einführung neuer Prozesse in einem Unternehmen ist oft ein sensibler Vorgang. Wie haben Sie Speakap eingeführt und die Mitarbeiter*innen dazu gebracht, die Plattform anzunehmen?

Tara McKinney

Das stimmt. Als Erstes mussten wir die Geschäftsführung für die Idee gewinnen. Wenn sie nicht wirklich von der Idee überzeugt sind, ist es sehr schwierig, alle anderen mit ins Boot zu holen. Dann haben wir die Einführung in Phasen durchgeführt und die Mitarbeiter-App jeweils in kleinen Gruppen eingeführt. Sie konnten damit herumspielen, Testbeiträge verfassen, die Plattform erkunden und sich mit ihr vertraut machen. Wir haben unsere Führungskräfte immer dazu ermutigt, entweder ein Bild oder ein Video zu posten, um ihre Beiträge anschaulicher und damit für die Mitarbeiter*innen interessanter zu machen. Um dies zu einem Erfolg zu machen, haben wir die Nutzung der App für alle unsere Führungskräfte zur Pflicht gemacht. Der Grund dafür ist, dass es wichtig ist, dass sie die Sichtbarkeit in der Plattform und das Situationsbewusstsein haben, da sie die Leute führen, die die Beiträge sehen und kommentieren werden.

Speakap

Wie haben Sie Speakap bei den übrigen Mitarbeiter*innen eingeführt?

Tara McKinney

Wir haben eine Einladung verschickt, und sie konnten freiwillig teilnehmen. Aber um die Mitarbeiter mit der App zu verbessern, haben wir Wettbewerbe veranstaltet. Zum Beispiel nahm jeder, der sich innerhalb der ersten zwei Wochen anmeldete, an einer Verlosung mit Preisen teil. Ich habe auch die Empfehlung von Speakap befolgt, eine Zeit lang einen Content Kalender einzuführen, bis die App an Fahrt aufnahm und organisch wuchs. Wenn nur die Personalabteilung etwas postet, wird es niemand lesen. Niemand interessiert sich dafür, was die Personalabteilung zu sagen hat *lacht scherzhaft*. Meiner Meinung nach sind die besten Inhalte, Informationen über das Unternehmen, die von Führungskräften aus dem operativen Bereich gepostet werden. Es muss sich um Informationen handeln, die sonst nicht bekannt sind. Und um das Engagement der Mitarbeiter*innen zu steigern, würdigen wir Menschen aus dem Unternehmen und feiern unter anderem Geburtstage, Neueinstellungen und Jubiläen.

Speakap

Haben Sie seit der Einführung von Speakap irgendwelche positiven Auswirkungen festgestellt?

Tara McKinney

Aber sicher! Wir führen alle paar Jahre im Rahmen unserer strategischen Planung eine Mitarbeiterbefragung durch und konnten feststellen, dass unsere Kommunikationswerte gestiegen sind. Das liegt höchstwahrscheinlich daran, dass die Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, über die App mehr zu wissen, was vor sich geht. Auch unsere Punktzahlen in Bezug auf das Wissen rund um die Berichtsstruktur und die Organisationsstruktur des Unternehmens sind gestiegen - weil in der App sehr klar ist, wer wer ist. Ich hatte Mitarbeiter*innen, die mich anriefen und sagten, es sei so toll, dass sie wussten, dass jemand Geburtstag hatte, oder 'ich bin so froh, dass wir das 20-jährige Arbeitsjubiläum dieser Person gefeiert haben'. Das hatten wir vorher nicht. Die Mitarbeiter*innen haben definitiv gesagt, dass sie es wirklich mögen. Und interessanterweise hatten wir, bevor wir es für alle eingeführt haben, Non-Desk-Mitarbeiter*innen, die noch nicht eingeladen waren, und darum baten, eingeladen zu werden. Wenn in der App Fotos von den Fortschritten des Teams auftauchen, z. B. von der Arbeit an einer Brücke oder dem Bau einer Autobahn, ohne dass man vor Ort ist, ist man im Allgemeinen stolz auf sich und seine Leistung. Das ist sehr anschaulich und fördert das Mitarbeiterengagment.

Speakap

Hatte Speakap einen Einfluss auf Ihre persönlichen Ziele im Unternehmen als Personalverantwortlicher?

Tara McKinney

Sicherlich. Die Möglichkeit, den Mitarbeiter*innen an vorderster Front Unternehmensinformationen in Echtzeit und auf unterhaltsame und ansprechende Weise zukommen zu lassen, hat meine Arbeit sehr erleichtert. Ein Beispiel: Wenn ich Informationen über Sozialleistungen an die Mitarbeiter*innen weitergeben muss und diese in eine E-Mail schreibe, lesen sie diese vielleicht erst in einigen Wochen. Da ich aber Bilder in meine Beiträge einbauen kann, kann ich Informationen, die sonst nicht so interessant sind, tatsächlich ansprechender machen. Während COVID nutzte ich die App, um Informationen darüber zu veröffentlichen, wo Mitarbeiter*innen Tests und andere Gesundheitsinformationen erhalten können. Das war wirklich hilfreich, denn wir mussten die Gesundheitsvorschriften in unserem Gebiet einhalten, und so konnte ich die Mitarbeiter*innen rechtzeitig erreichen. Und aus kultureller Sicht können unsere Ehepartner und Familienmitglieder besser verstehen, was wir bei der Arbeit tun, wer unsere Kollegen sind und was wir aufbauen, weil wir unser Mobiltelefon mit nach Hause nehmen. Wir können diesen Stolz mit unseren eigenen Familien teilen, was letztlich das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter*innen steigert, das ich schaffen möchte.

clarkson-employees-multi-imageSpeakap

Vielen Dank für Ihren Einblick! Gibt es noch etwas, das Sie uns über Ihre Speakap-Erfahrung mitteilen möchten?

Tara McKinney

Die Zusammenarbeit mit Speakap war ein einfacher Implementierungsprozess, und größtenteils habe ich nicht einmal Support in Anspruch nehmen müssen. Auch die Integrationen und die Gehaltsabrechnungssysteme sind für Personalverantwortliche sehr hilfreich. Und im Allgemeinen ist das System einfach zu bedienen, wenn es darum geht, Mitarbeiter*innen rechtzeitig einzuladen und zu kündigen. Und schließlich ist das API-System, das Speakap anbietet, wirklich hilfreich - das ist etwas, das ich sehr wertvoll finde.