Wie Shell E-Mails abschaffte, um über 2.500 Mitarbeitende im operativen Bereich besser zu erreichen

Wir haben mit Kathy van der Wijden gesprochen, die als Kommunikationskoordinatorin für den Benelux- und Frankreich-Cluster bei Shell arbeitet. Sie erklärt, was passiert, wenn man die interne Kommunikation mit den Mitarbeitenden vor Ort statt per E-Mail über eine andere Lösung organisiert. 

Über Shell (Niederlande)

• Branche: Energie & Einzelhandel
• Standorte: Niederlande
• Anzahl der Mitarbeitenden im operativen Bereich: 2.500+

Shell gehört zu den bekanntesten Energiemarken der Welt – doch auch große Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden vernetzt bleiben. Mit über 4.000 Mitarbeitenden an hunderten Standorten in Benelux und Frankreich ist es entscheidend, dass die richtige Botschaft zur richtigen Zeit bei der richtigen Person ankommt.

Die Herausforderung: Kommunikation, die nicht ankam

Die Kommunikation fand statt – aber es fehlten die Tools, um zu verstehen, ob sie wirkte oder wo man nachsteuern musste.

Als Kathy van der Wijden zu Shell kam, wurde schnell klar: Die interne Kommunikation musste dringend modernisiert werden. Die vorhandenen Tools funktionierten zwar technisch, waren aber nicht auf die Realität der operativen Mitarbeitenden zugeschnitten.

Was nicht funktionierte:

• Kommunikation über Umwege: Newsletter wurden wöchentlich als PDF per Outlook verschickt – oft nur an Franchise-Nehmer. Die operativen Mitarbeitenden erhielten die Informationen entweder gar nicht oder nur sehr indirekt.
• Kein Feedback: Es gab keine Möglichkeit, Rückmeldungen oder das Engagement zu erfassen. Niemand wusste wirklich, welche Botschaften ankamen und welche nicht.
• WhatsApp als Notlösung: Viele Standorte nutzten WhatsApp-Gruppen. Das half kurzfristig, war aber weder strukturiert noch sicher oder zuverlässig. Wichtige Informationen gingen dabei leicht verloren.
• Keine zentrale Informationsquelle: Sicherheitsinfos, Compliance-News, Kampagnen – alles war verstreut in E-Mails, ausgedruckten Dokumenten und chaotischen Chats.

Es ging nicht darum, das Rad neu zu erfinden, sondern darum, eine bessere, direktere Lösung zu finden – in Echtzeit und mit den passenden Tools.

Die Lösung: Shell Connect – aufgebaut auf Speakap

Wir wollten eine Lösung, die sich für unsere operativen Mitarbeitenden natürlich anfühlt: einfach, mobil und wirklich hilfreich. 

Shell suchte nicht einfach nach dem nächsten Tool – sondern nach dem richtigen. Etwas, das die operativen Mitarbeitenden wirklich nutzen. Mobil, sicher, intuitiv – entwickelt für den echten Arbeitsalltag, nicht nur für ausgefeilte Rollout-Pläne. Deshalb fiel die Wahl auf Speakap – eine Employee Experience Plattform, die gemeinsam mit und für Mitarbeitende im operativen Bereich gestaltet wurde.

Warum Speakap?

• Von Anfang an mobil gedacht: Shell brauchte ein Tool, das speziell für Smartphones entwickelt wurde. Damit Informationen in Echtzeit ankommen – und nicht erst am Ende der Schicht.
• Markengetreu und vertraut: Die Plattform sollte sich wie Shell anfühlen – mit eigenem Branding, vertrauter Optik und Tonalität.
• Datenschutz- und Compliance-konform: Tools wie WhatsApp reichten nicht aus. Shell brauchte eine sichere, strukturierte Lösung, die sowohl Mitarbeitende als auch das Unternehmen schützt.
• Videos statt PDFs: Lange Texte funktionierten nicht. Shell setzte auf kurze Videos, die schnell auf den Punkt kommen – und die auch wirklich angeschaut werden.
• Ein Partner, der die Praxis kennt: In einer Franchise-Struktur ist kein Plug-and-Play möglich. Shell suchte jemanden, der die Realität der operativen Teams versteht – und flexible, gestaffelte Rollouts unterstützt.

Der Rollout: Kleine Schritte, großer Effekt

Kathy und ihr Team wussten: Nachhaltige Akzeptanz entsteht durch Vertrauen, nicht durch Druck. Deshalb wurde Shell Connect schrittweise eingeführt – mit Zuhören, Anpassungen und gezieltem Aufbau von Momentum.

Unser Ziel war eine nachhaltige und langlebige Nutzung – deshalb starteten wir klein und strategisch, ohne zu überfordern.

So lief der Rollout ab:

• Pilotphase: Eine ausgewählte Gruppe von Retail-Mitarbeitenden erhielt frühzeitig Zugang. Ihr Feedback prägte Inhalte, Onboarding-Prozesse und weitere Anpassungen.
• Interne Botschafter:innen: Die sogenannten „Shell Connectors“ wurden zu engagierten Plattform-Champions an den jeweiligen Standorten.
• Frühe Einbindung aller Beteiligten: Legal, IT und Business-Units wurden von Beginn an involviert, um potenzielle Hindernisse zu vermeiden.
• Mobile Inhalte im Fokus: Lange Textdokumente wurden durch kurze, prägnante Videos und klare Updates ersetzt – perfekt für die Nutzung auf Smartphones.
• Standortweise Einführung: Statt eines „Big Bang“ erfolgte die Einführung schrittweise, individuell abgestimmt auf die jeweilige Filiale und ihre spezifischen Anforderungen.

Die Ergebnisse: Tschüss E-Mail. Hallo echte Verbindung

Endlich wussten wir, wer aktiv ist, was gebraucht wird und wie wir besser werden können. Kein Rätselraten mehr.

Das hat sich verändert:

• Über 90 % der operativen Mitarbeitenden nutzten die App bereits innerhalb weniger Wochen.
• Nach nur vier Wochen landete keine PDF mehr im Posteingang.
• Ein einzelnes Kampagnenvideo erzielte über 1.200 Views – eine Reichweite, die keine E-Mail je erreichen konnte.
• Echtzeitinformationen sind jederzeit über die Knowledge Base verfügbar.
• Und erstmals konnte Shell die Reichweite messen: Mit Workforce Analytics wurde sichtbar, wer wirklich engagiert war – und wer nicht.

Kathys Rat: „Gib der Veränderung die Zeit, die sie verdient.“

Zeit ist Ihr Freund. Vertrauen entsteht ohne Druck. Wenn Sie es richtig machen, überzeugen Sie ganz von selbst.

Denken Sie auch darüber nach, E-Mails abzuschaffen?

Wenn Shell Tausende Mitarbeitende im operativen Bereich ganz ohne PDFs und lange E-Mail-Ketten erreichen kann – was wäre dann für Ihr Team möglich?

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