Hoe VitaS meer dan 500 zorgmedewerkers effectief bereikt

Stel je de dagelijkse uitdaging voor van het managen van communicatie voor meer dan 500 medewerkers verspreid over verschillende ouderenzorgfaciliteiten. Dat was de realiteit voor VitaS, totdat ze kozen voor Speakap, een platform voor interne communicatie dat specifiek is ontworpen voor het bereiken van eerstelijnsmedewerkers en het verzamelen van hun feedback.

Organisatie: VitaS
‍Sector: Ouderenzorg en gehandicaptenzorg
‍Locaties: 5 campussen in Limburg, België
‍Aantal medewerkers: ±700 medewerkers

De uitdaging: Fragmentatie in communicatie en beperkte feedback

Stel je de dagelijkse strijd voor van het managen van communicatie voor meer dan 500 medewerkers, verspreid over verschillende ouderenzorgfaciliteiten. Dat was de realiteit voor VitaS, een toonaangevende zorgverlener, waar traditionele methoden zoals nieuwsbrieven en posters aanvoelden als schreeuwen in een leegte. Belangrijke updates gingen verloren en er was geen manier om van medewerkers te horen, een cruciaal aspect voor betrokkenheid van het personeel volgens Sofie, communicatiemedewerker bij VitaS. VitaS worstelde om te begrijpen of hun medewerkers betrokken waren of zelfs kritieke berichten ontvingen.

Het communicatiesysteem bij VitaS was gefragmenteerd. Verschillende teams hadden hun eigen WhatsApp-groepen gecreëerd, wat leidde tot een verwarrende en geïsoleerde informatiestroom. Belangrijke updates, bedoeld voor iedereen, bereikten vaak slechts een select aantal. Dit gebrek aan gecentraliseerde communicatie veroorzaakte frustratie en inefficiëntie.

Maar het grotere probleem was de stilte aan de andere kant. VitaS had geen manier om feedback van haar medewerkers te verzamelen. Ze konden geen gevoel krijgen voor de stemming onder medewerkers of hun dagelijkse uitdagingen begrijpen. Deze eenrichtingscommunicatie verstikte een gevoel van gemeenschap.

De oplossing: Een employee experience platform ontworpen om eerstelijnsmedewerkers te bereiken en feedback te verzamelen

Om de bovenstaande uitdagingen aan te pakken, koos VitaS voor Speakap, een intern communicatieplatform. Waarom Speakap?

• Tweerichtingscommunicatie: Speakap stelt medewerkers in staat om te reageren op berichten, vragen te stellen en informatie met elkaar te delen.
• Gecentraliseerd communicatieplatform: Speakap brengt alle communicatie samen op één plek, waardoor het voor medewerkers gemakkelijker wordt om de benodigde informatie te vinden.
• Gerichte communicatie: Informatie kan worden verzonden naar specifieke groepen medewerkers, afhankelijk van hun rol of locatie.
• Mobiele app: Medewerkers kunnen Speakap gebruiken op hun smartphones, tablets of computers, waardoor het gemakkelijk is om op de hoogte te blijven, zelfs wanneer ze niet op het werk zijn.
• Veilige communicatie: Speakap voldoet aan de GDPR-regelgeving, zodat medewerkers er zeker van kunnen zijn dat hun persoonlijke informatie veilig is.

Een van de belangrijkste zaken voor ons was dat het platform dat we gingen gebruiken ook privé en veilig was. Speakap biedt dat en meer.

Sofie Deweerdt, Communicatie Team

De resultaten: Speakap is een groot succes voor VitaS, met een adoptiegraad van 93% en 49% van de medewerkers die de app dagelijks gebruiken.

Na iets meer dan een week was meer dan 80% van de medewerkers actief op Speakap. Deze drastische verschuiving gaat niet alleen over nieuwigheid; het benadrukt het intuïtieve ontwerp van de app en zijn vermogen om te voldoen aan de specifieke behoeften van de workforce van VitaS. Nu heeft de app een verbazingwekkende adoptiegraad van 93% en gebruikt 49% van de frontliniemedewerkers de app dagelijks.

We hebben aparte communicatierollen voor elke campus, wat betekent dat medewerkers van één campus met elkaar kunnen communiceren zonder overspoeld te worden met informatie die niet relevant voor hen is. 

Sofie Deweerdt, Communicatie Team

‍

Dat is nog niet alles, dankzij Speakap:

• Voelen medewerkers zich meer verbonden met de organisatie en hun collega's.
• Kunnen medewerkers informatie en ideeën gemakkelijker delen.
• Hebben medewerkers toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk effectief te doen.
• Besteden medewerkers minder tijd aan het zoeken naar informatie.
• Voelen medewerkers zich meer gewaardeerd en erkend.
• Heeft VitaS een positievere en meer betrokken werkomgeving gecreëerd.
• De app heeft geholpen om communicatie en samenwerking tussen medewerkers te verbeteren, en heeft het ook gemakkelijker gemaakt voor VitaS om belangrijke informatie te delen met het personeel.

Bekijk ook de opname van het webinar met de communicatiemedewerker van VitaS: Zorgeloze Communicatie: Het succes van een medewerkersapp in de gezondheidszorg.