Je hebt het perfecte eerstelijnscommunicatieplatform voor werknemers gevonden. Het is gemaakt voor je mensen, verbindt hen met het hoofdkantoor en belooft de betrokkenheid te vergroten. Maar dan… zegt IT nee.

Het is een verhaal zo oud als de tijd. Een nieuw platform stuit op een muur van bezwaren: beveiliging, integraties en verspilling van middelen. Op het eerste gezicht lijken dit doodlopende wegen. Maar in werkelijkheid zijn het geen blokkades. Ze vormen juist de basis voor het bouwen van een veiligere, beter verbonden en efficiëntere digitale werkplek.

We hebben deze zorgen honderden keren gehoord. En omdat we ze kennen, weten we ook hoe we ze moeten beantwoorden — niet met vage beloftes, maar met certificeringen, benchmarks en concrete resultaten. Die bewijzen dat Speakap niet alleen veilig is om te adopteren, maar ook strategisch slim om in te zetten.

Laten we eerst kijken naar de risico’s waar je nu al mee leeft

Voordat we de bezwaren behandelen, is het belangrijk om stil te staan bij het digitale landschap waar IT-teams vandaag al dagelijks mee te maken hebben:

Shadow IT
Wanneer eerstelijnsmedewerkers niet over geschikte tools beschikken, wijken ze uit naar WhatsApp, Facebook Messenger of zelfs privé-Gmailaccounts. Handig voor hen, maar een nachtmerrie voor IT: geen toezicht, geen controle en talloze mogelijkheden voor datalekken.

Blinde vlekken in compliance
Wetgeving zoals GDPR, HIPAA en CCPA verdwijnt niet omdat communicatie via WhatsApp of een onbeveiligde PDF-nieuwsbrief verloopt. 'Shadow IT' veroorzaakt niet alleen inefficiëntie, maar ook serieuze aansprakelijkheid.

Phishing en e-mailfraude
E-mail blijft het belangrijkste toegangspunt voor cyberaanvallen. In sectoren als retail, logistiek en zorg — waar phishingbewustzijn lager is en medewerkers niet de hele dag in Outlook zitten — nemen de risico’s alleen maar toe.

Wildgroei aan apps
Elke afdeling “lost” zijn problemen op met weer een nieuwe tool. HR gebruikt dit, Operations iets anders, en weer een andere afdeling nog iets anders. Het resultaat: IT beheert een jungle van losstaande applicaties, waarvan veel niet zijn ontworpen voor mobiel of veilig gebruik door eerstelijnsmedewerkers.

Wanneer IT zegt: “We hebben de middelen niet” of “We maken ons zorgen over de beveiliging”, hebben ze dus gelijk. Maar het echte probleem is dat deze risico’s al bestaan. Ze verdwijnen niet door ze te negeren.

Dat is waar Speakap het perspectief omdraait. In plaats van nóg een ongecontroleerde tool toe te voegen, brengen we alles samen onder één veilig, beheerd en compliant platform.

En dat brengt ons bij de drie bezwaren die we het vaakst horen.

De beveiligingsvraag: van “kunnen we dit vertrouwen?” naar “dit is gebouwd op vertrouwen”

Wanneer IT hoort over een “nieuw platform”, is de reflex om direct aan risico’s te denken. En terecht. Beveiliging is geen gebied voor compromissen. Daarom is beveiliging bij Speakap geen extra feature — het is het fundament.

Gecertificeerd, gecontroleerd, bewezen

• ISO 27001-certificering: de wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging
• SOC 2 Type II-audit: onafhankelijke bevestiging dat beveiligingsmaatregelen structureel werken
• NEN 7510: de Nederlandse zorgstandaard
• HIPAA-conformiteit: voor verwerking van medische gegevens in de VS
• GDPR- en CCPA-naleving: voldoen aan de strengste privacywetgeving wereldwijd

Dit zijn geen marketingbadges, maar externe audits die aantonen dat onze systemen voldoen aan de hoogste internationale eisen.

Ingebouwde technische beveiliging

• Alle communicatie wordt versleuteld met TLS 1.2, zowel tijdens transport als in rust
• Wachtwoorden worden gehasht met BCrypt en nooit in platte tekst opgeslagen
• Datacenters zijn ISO 27001-gecertificeerd, met duidelijke keuzes voor datalocatie (EU of VS)
• Jaarlijkse penetratietests en een actief bug-bountyprogramma houden de beveiliging scherp

Beveiliging in perspectief

Soms worden beveiligingszorgen verward met gebruiksproblemen, zoals trage chats of meldingen. Dat onderscheid is belangrijk: performanceproblemen zijn oplosbaar, datalekken niet. Onafhankelijke audits bevestigen dat Speakap data beschermt, terwijl klanten volledige controle behouden over bewaartermijnen en dataverwijdering — essentieel voor compliance.

Het echte veiligheidsrisico is niet een gecontroleerd platform, maar het ongecontroleerde gebruik van consumentenapps. Speakap vervangt die risico’s door één beheerd en compliant systeem.

De integratievraag: van “nog een silo?” naar “de centrale hub”

Een andere veelgehoorde zorg: “Creëren we hiermee niet gewoon een nieuwe silo?”
Begrijpelijk. Niemand wil “weer een app”. Daarom is Speakap ontworpen als verbindende hub, niet als losstaand eiland.

Integraties die werk vereenvoudigen

• HRIS/CHRIS: automatische synchronisatie van medewerkersgegevens
• Productiviteitstools: koppelingen met SharePoint en Google Drive
• Leersystemen: onboarding en trainingen direct in de app
• Planningssoftware: toegang tot roosters, updates en vervangingen

Alle integraties zijn gekozen op basis van echte eerstelijnsworkflows.

Gemaakt voor maatwerk

Voor organisaties met specifieke behoeften biedt Speakap een open API. IT-teams kunnen eigen workflows, widgets en menu’s ontwikkelen die aansluiten bij unieke processen.

Een aanvulling op Microsoft 365

“We hebben al Microsoft.” Precies. Teams, Outlook en SharePoint werken uitstekend voor kantoormedewerkers. Maar hoe bereik je de 80% van het personeel zonder bureau?

Speakap verlengt je Microsoft-omgeving naar de frontlinie. SharePoint-documenten worden automatisch en gericht verspreid via Speakap, zonder dat eerstelijnsmedewerkers een desktoplicentie nodig hebben. Geen duplicatie, maar aanvulling.

De resourcevraag: van “te veel werk” naar “slimmer gebruik van tijd”

Het meest begrijpelijke bezwaar: “We hebben de capaciteit niet.” En dat klopt. IT-teams zijn overbelast. Precies daarom is Speakap zo ingericht.

Leverancier-geleide implementatie

De implementatie wordt begeleid door ons klantensuccesteam, van scopebepaling tot uitrol. Geen intern zesmaandenproject, maar een gestructureerde aanpak met training en ondersteuning.

Minder doorlopende ondersteuning

Dankzij de herkenbare social-media-interface leren medewerkers het platform snel gebruiken. Dat betekent minder training en minder supporttickets. Met een G2-score van 9,2 nemen wij een groot deel van de ondersteuningslast over van IT.

Automatisering van handmatig werk

Zonder Speakap doet IT vaak onzichtbaar werk:

• accounts handmatig aanmaken
• bestanden zoeken in gefragmenteerde systemen
• shadow-IT incidenten oplossen
• omgaan met inconsistent databeleid

Met Speakap worden provisioning en beleid geautomatiseerd. Compliance wordt eenvoudiger aantoonbaar en IT kan zich weer richten op strategische initiatieven.

Kortom: de resourcekosten van Speakap zijn lager dan de verborgen kosten van de huidige situatie.

Je volgende stap: gefaseerd, laag risico, datagedreven

Elke IT-zorg is terecht. De oplossing moet sterker zijn. Daarom adviseren we een gefaseerde aanpak:

1. Gezamenlijke evaluatie met IT, HR en communicatie
2. Proof of concept voor beveiliging en integraties
3. Pilot met één afdeling
4. Datagedreven uitrol op basis van resultaten

Zodra je de data ziet, wordt het duidelijk: Speakap is geen extra communicatietool. Het is een veilige, geïntegreerde en strategische investering in je meest waardevolle bezit — je mensen.