Einwände aus der IT sind keine Blockaden, sondern wertvolle Hinweise. Sie zeigen, worauf es bei einer sicheren, integrierten und zukunftsfähigen Kommunikationslösung wirklich ankommt. Speakap begegnet diesen Anforderungen mit geprüfter Sicherheit, nahtloser Integration und messbaren Ergebnissen und macht aus berechtigten IT Bedenken strategische Vorteile.

Die passende Kommunikationsplattform ist gefunden. Sie verbindet Mitarbeitende mit der Zentrale, vereinfacht den Informationsfluss und steigert die Beteiligung. Doch häufig folgt an diesem Punkt die Ablehnung durch die IT. Sicherheitsbedenken, fehlende Integrationen oder ein zusätzlicher Ressourcenaufwand werden genannt. Diese Situation ist in vielen Organisationen bekannt.

Was auf den ersten Blick wie ein Hindernis wirkt, ist in Wirklichkeit eine Chance. Denn IT Einwände machen sichtbar, wo Risiken bereits bestehen und wie sie gezielt reduziert werden können. Speakap begegnet diesen Einwänden nicht mit allgemeinen Versprechen, sondern mit Zertifizierungen, technischen Nachweisen und klaren Resultaten.

Die Risiken, die bereits heute bestehen

Bevor einzelne Einwände betrachtet werden, lohnt sich ein realistischer Blick auf die aktuelle digitale Situation vieler Unternehmen.

Wenn Mitarbeitende keine geeigneten Werkzeuge haben, greifen sie auf private Kommunikationsmittel wie WhatsApp, Facebook Messenger oder private E Mail Konten zurück. Für die IT bedeutet dies fehlende Kontrolle, keine Transparenz und ein hohes Risiko für Datenabfluss.

Gleichzeitig bleiben regulatorische Anforderungen wie DSGVO, HIPAA oder CCPA bestehen, unabhängig davon, über welche Kanäle kommuniziert wird. Ungesteuerte Kommunikation führt nicht nur zu Ineffizienz, sondern auch zu rechtlicher Haftung.

Hinzu kommt, dass E Mail weiterhin einer der häufigsten Angriffswege für Phishing und Cyberangriffe ist. In Bereichen mit geringer digitaler Schulung vervielfacht sich dieses Risiko.

Zudem wächst die Anzahl unkoordinierter Anwendungen. Unterschiedliche Abteilungen führen jeweils eigene Tools ein. Für die IT entsteht eine komplexe Landschaft aus isolierten Systemen, von denen viele nicht für mobile Nutzung oder erhöhte Sicherheitsanforderungen ausgelegt sind.

Wenn IT Abteilungen fehlende Ressourcen oder Sicherheitsrisiken ansprechen, haben sie recht. Diese Risiken existieren bereits. Speakap setzt genau hier an und führt Kommunikation in einer kontrollierten, sicheren und konformen Umgebung zusammen.

Sicherheit als Grundlage, nicht als Zusatz

Bei neuen Plattformen steht Sicherheit immer im Fokus. Bei Speakap ist sie kein optionales Merkmal, sondern die Grundlage des Systems.

Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert, dem internationalen Standard für Informationssicherheitsmanagement. Zusätzlich liegt ein SOC 2 Typ II Prüfbericht vor, der bestätigt, dass Sicherheitsmaßnahmen nicht nur dokumentiert sind, sondern dauerhaft funktionieren. Die NEN 7510 Zertifizierung belegt die Eignung für den Gesundheitsbereich. Für den US Markt erfüllt Speakap die Anforderungen der HIPAA Richtlinien. Zudem ist die Plattform vollständig an die Vorgaben von DSGVO und CCPA angepasst.

Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung mit TLS 1.2 verschlüsselt. Passwörter werden mit BCrypt gehasht und niemals im Klartext gespeichert. Die Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert und bieten eine klare Wahl des Speicherorts in der EU oder den USA ohne regionsübergreifende Datenübertragung. Regelmäßige Penetrationstests sowie ein Bug Bounty Programm sorgen für kontinuierliche Überprüfung der Sicherheit.

Wichtig ist dabei die Einordnung. Performance oder Benutzerfreundlichkeit lassen sich optimieren. Ein Datenleck hingegen nicht. Speakap gibt Unternehmen die volle Kontrolle über Aufbewahrungs und Löschrichtlinien und erfüllt damit die Anforderungen regulierter Branchen. Das tatsächliche Sicherheitsrisiko entsteht nicht durch eine geprüfte Plattform, sondern durch unkontrollierte Nutzung privater Kommunikationsmittel.

Integration statt neuer Insellösungen

Ein weiterer häufiger Einwand ist die Sorge vor einer zusätzlichen isolierten Anwendung. Speakap ist bewusst als zentrale Plattform konzipiert, die bestehende Systeme miteinander verbindet.

Personaldaten aus HR Systemen werden automatisch synchronisiert. Änderungen bei Rollen oder Austritten erfolgen ohne manuelle Pflege. Dokumente aus SharePoint oder Google Drive stehen direkt zur Verfügung. Lerninhalte und Schulungen werden innerhalb der Plattform bereitgestellt. Dienstpläne und Verfügbarkeiten lassen sich nahtlos integrieren.

Für weitergehende Anforderungen steht eine offene API mit umfassender Dokumentation zur Verfügung. So können individuelle Workflows und Erweiterungen entwickelt werden.

Besonders relevant ist die Ergänzung bestehender Microsoft 365 Umgebungen. Während Tools wie Teams und Outlook optimal für Büroarbeitsplätze sind, erreichen sie viele operative Mitarbeitende nicht. Speakap erweitert diese Investitionen, indem Inhalte aus SharePoint gezielt und mobil verfügbar gemacht werden, ohne zusätzliche Desktop Lizenzen.

Effizienter Ressourceneinsatz statt Mehrbelastung

Der Einwand fehlender Ressourcen ist nachvollziehbar. Genau deshalb ist die Einführung von Speakap strukturiert und begleitet.

Die Implementierung erfolgt durch ein erfahrenes Customer Success Team in einem klar definierten Prozess. Die IT wird nicht mit einem langwierigen internen Projekt belastet, sondern aktiv unterstützt.

Durch die intuitive Bedienung sinkt der Schulungsaufwand erheblich. Die Anzahl an Support Anfragen bleibt gering. Kundenbewertungen bestätigen die hohe Qualität des Supports und die persönliche Betreuung.

Darüber hinaus werden viele manuelle Tätigkeiten automatisiert. Nutzerverwaltung erfolgt über HR Synchronisation. Sicherheits und Aufbewahrungsrichtlinien werden zentral umgesetzt. Schatten IT wird reduziert und Compliance lässt sich einfacher nachweisen.

Der tatsächliche Ressourcenaufwand für Speakap ist damit deutlich geringer als die fortlaufenden Kosten einer unstrukturierten Systemlandschaft.

Ein schrittweiser Weg zur Einführung

Jeder Einwand aus der IT ist berechtigt. Die Lösung ist es ebenfalls. Deshalb empfiehlt sich ein gestuftes Vorgehen. Zunächst werden IT, HR und Kommunikation gemeinsam eingebunden. Anschließend kann ein technischer Test erfolgen. Darauf folgt ein Pilotprojekt in einem ausgewählten Bereich. Die gewonnenen Daten bilden die Grundlage für eine skalierte Einführung.

So wird deutlich, dass Speakap nicht nur ein Kommunikationswerkzeug ist, sondern eine sichere, integrierte und wirtschaftliche Investition in die gesamte Organisation.