Speakap vs. Microsoft Viva

Suchen Sie nach einer Microsoft Viva Alternative für Frontline-Teams? Dieser Vergleich zeigt, wo sich Speakap und die Microsoft Viva Mitarbeiter-App in der Praxis unterscheiden.

Speakap erreicht Frontline-Teams ohne Microsoft-Konto. Microsoft Viva setzt Microsoft 365 voraus.
Speakap zeigt, dass Nachrichten ankommen. Microsoft Viva fokussiert sich stärker auf Social-Engagement.
Speakap ist eine Plattform. Microsoft Viva besteht aus mehreren Modulen.

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Wie Speakap und Microsoft Viva wirklich im Vergleich abschneiden

Microsoft Viva ist ein leistungsstarkes Tool für Organisationen, die bereits tief im Microsoft-365-Ökosystem arbeiten. Für Büromitarbeitende, die täglich mit Teams und SharePoint arbeiten, ist es eine logische Erweiterung.

Wenn jedoch ein großer Teil Ihrer Belegschaft keinen festen Büroarbeitsplatz hat, keine Firmen-E-Mail nutzt und nicht im Active Directory ist, wird die Nutzung schnell komplex.

Speakap wurde genau für diese Realität entwickelt. Entscheidend ist hier, ob die Nachrichten tatsächlich ankommen und ob Ihre Mitarbeitenden Informationen direkt und ohne Umwege finden.

Wenn das nicht gewährleistet ist, entstehen schnell Verzögerungen im Arbeitsalltag.

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Vergleich Speakap vs. Microsoft Viva

Funktion	Speakap	Microsoft Viva
Gezielte Kommunikation	Senden Sie Nachrichten nach Rolle, Standort oder Abteilung – mit Lesebestätigungen und Nachverfolgung der Bestätigung.	Kommunikation über Viva Connections und Viva Engage. Stärker auf Büromitarbeitende im Microsoft-365-Umfeld ausgerichtet.
Integrationen	Verbindet sich mit HRIS, LMS, Planungstools, SharePoint und Google Drive. Automatische Nutzersynchronisierung inklusive.	Tiefe Integration in Microsoft 365, Teams, SharePoint und Viva-Module. Stärker auf das Microsoft-Unternehmensökosystem ausgerichtet.
Einzel- oder Gruppenchats	Sichere, Ende-zu-Ende-verschlüsselte Nachrichten für Einzelpersonen und Gruppen. Keine privaten Telefonnummern erforderlich.	Messaging über Microsoft Teams. Erfordert eine Microsoft-365-Lizenz und ein Unternehmenskonto für jeden Nutzer.
Wissensdatenbank	Strukturierte Bibliothek mit rollenbasierten Berechtigungen, mehrsprachigem Support und KI-gestützten Sofortantworten.	Wissensmanagement über SharePoint und Viva Topics. Stärker auf redaktionelle Verwaltung als auf mobilen Schnellzugriff für Frontline-Teams ausgerichtet.
KI-Assistent	KI-gestützte Sofortantworten auf Basis Ihrer intern gepflegten und von Administratoren validierten Dokumentation.	KI-gestützte Antworten über Microsoft 365 Copilot, eingebettet in Viva-Module. Erfordert eine separate Copilot-Lizenz.
Gebrandete Mobile Apps und Plattform	Vollständig white-gelabelte iOS- und Android-Apps mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrem Branding. Die Apps werden über die Entwicklerkonten des Kunden veröffentlicht.	Branding über Viva Connections möglich. White-Labeling ist eingeschränkter, da die Plattform im Microsoft-Teams-Rahmen bleibt.
Timeline mit Umfragen, Videos, Bildern, Dateien + GIFs	Rich-Content-Timeline, zielgruppenspezifisch ausspielbar und im Voraus planbar.	Beiträge über Viva Engage und SharePoint. Gut für Social-Style-Kommunikation im Microsoft-Umfeld.
Automatische Übersetzung	Automatische Übersetzung stellt sicher, dass jede Nachricht jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter in der eigenen Sprache erreicht.	Übersetzungsfunktionen über Microsoft 365 verfügbar. Weniger auf mehrsprachige Frontline-Teams fokussiert.
Mobile Nutzung	Mobile-First-Oberfläche ohne Firmen-E-Mail oder Desktop erforderlich. Durchschnittlich 80 % sofortige Nutzung.	Mobile Nutzung über die Teams-App möglich. Erfordert ein Microsoft-Konto und einen Active-Directory-Eintrag für jeden Mitarbeitenden.
Compliance-Funktionen	DSGVO-, HIPAA- und ISO-27001-konform. Audit-Trails, Berechtigungsebenen und Verschlüsselung auf Enterprise-Niveau.	DSGVO-konform im Rahmen von Microsoft 365. Compliance-Funktionen vorhanden, aber auf das Microsoft-Ökosystem beschränkt.
Support und Implementierung	Dediziertes lokales Onboarding mit wöchentlichen Projekt-Calls, Einrichtung von Nutzern, Gruppen und Berechtigungen sowie Schulungen für Administratoren und Manager.	Support über das Microsoft-Partner-Ökosystem. Die Implementierung ist oft komplexer durch die modulare Struktur und die IT-Abhängigkeit.
Neuigkeiten mit Bestätigung	Veröffentlichen Sie News mit verpflichtender Lesebestätigung und Echtzeit-Tracking, wer den Empfang bestätigt hat.	Beitragsbestätigung nicht nativ als Kernfunktion verfügbar. Kommunikation ist stärker auf Social Engagement als auf operatives Tracking ausgerichtet.
Analytics	Verfolgen Sie Nachrichtenreichweite, Bestätigungsraten und Mitarbeiterengagement im Zeitverlauf.	Tiefgehende Analysen über Viva Insights. Stärker auf Produktivitäts- und Arbeitsverhaltensdaten von Büromitarbeitern ausgerichtet.
Mitarbeiterprofile und Verzeichnis	Mitarbeiterprofile, gruppiert nach Team, Standort oder Abteilung – ideal für große und komplexe Organisationen.	Mitarbeiterprofile über Microsoft 365 und Viva. Erfordert eine Active-Directory-Integration für alle Nutzer.
Veranstaltungen	Erstellen, teilen und informieren Sie relevante Teams über Veranstaltungen direkt innerhalb der Plattform.	Veranstaltungskommunikation über Teams und Viva Engage möglich. Keine eigenständige Event-Funktion außerhalb des Microsoft-Ökosystems.
Mitarbeiter-Journeys	Schritt-für-Schritt geführte Abläufe für Onboarding, Schulungen und wiederkehrende Prozesse – mit Quizfragen zur Überprüfung des Prozesswissens.	Lerninhalte über Viva Learning. Kein strukturierter Onboarding-Pfad mit Aufgabenverfolgung außerhalb von Microsoft-Tools.
Aufgabenmanagement	Weisen Sie Aufgaben mit Anweisungen, Anhängen, Fälligkeitstermine und Fortschrittsverfolgung zu.	Aufgabenmanagement über Microsoft Planner oder To Do. Nicht nativ in die Kommunikationsplattform integriert.
Preis	Individuelle Preisgestaltung basierend auf der Größe Ihrer Belegschaft mit abgestuften Tarifen passend zu Ihren Anforderungen.	Die Microsoft Viva Preise variieren je nach Modul und Microsoft-365-Lizenz. Die Microsoft Viva Kosten können je nach benötigten Modulen und Unternehmensgröße stark steigen.

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Wann sollten Sie sich für Speakap statt Microsoft Viva entscheiden?

Microsoft Viva ist auf Organisationen ausgerichtet, die bereits tief im Microsoft-365-Ökosystem arbeiten und deren Belegschaft täglich mit Teams und SharePoint unterwegs ist. Die Microsoft Viva Preise setzen sich aus mehreren Modulen zusammen, und die Microsoft Viva Kosten können je nach Funktionsumfang schnell steigen.

Unser Microsoft Viva Vergleich zeigt: Speakap ist die bessere Wahl, wenn ein großer Teil der Belegschaft keinen festen Büroarbeitsplatz hat, keine Firmen-E-Mail nutzt und nicht im Microsoft-Ökosystem eingebunden ist. Lesebestätigungen, Mitarbeiter-Journeys, Aufgabenmanagement und eine vollständig white-gelabelte Mitarbeiter-App sind bei Speakap Standard.

Wenn Sie unsicher sind, welche Microsoft-Viva-Alternative für Ihre Organisation die richtige ist, zeigen wir es Ihnen in einer Demo.

Prüfen Sie Speakap, bevor Sie sich für Microsoft Viva entscheiden

Funktionen speziell für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz

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Seien Sie sich sicher, dass Ihre Botschaft wirklich alle Mitarbeitenden erreicht hat. Kein Rätselraten.

Die meisten Frontline-Teams in Europa kommunizieren über WhatsApp-Gruppen.
Dabei werden private Nummern geteilt, DSGVO-Risiken entstehen - und Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit verwischen schnell alle Grenzen, die Sie eigentlich schützen wollen.

‍Speakap ist die professionelle Alternative: Zielgerichtete, gruppenbasierte Kommunikation mit vollständiger Zustelltransparenz, Audit-Trails und einer von Anfang an DSGVO-konformen Infrastruktur.

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Lassen Sie nicht zu, dass wiederkehrende Fragen Ihrem Team die Zeit rauben.

HR- und Operations-Teams verbringen jede Woche Stunden damit, Fragen zu beantworten, deren Antworten eigentlich längst irgendwo existieren.

‍Speakap bündelt dieses Wissen an einem zentralen, durchsuchbaren Ort – organisiert nach Rolle und Standort.

Mit Knowledge Chat bekommen Mitarbeitende sofort die passenden Antworten für ihre Rolle – ohne jemanden anzurufen, E-Mails zu schreiben oder darauf zu warten, dass eine Führungskraft das richtige Dokument findet.

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Von Teams weltweit hoch bewertet

„Sehr zufrieden mit dem Service und den Tools von Speakap! Tolle Plattform :)“

„Unschätzbare Ressource für Teamkommunikation bietet alles, was man sich vorstellen kann!“

„Die beste Alternative für komplexe und teure Kommunikationsplattformen“

Top-Marken sind verrückt nach uns

Das sagen sie über uns

Früher brauchten wir eine Woche, um Informationen von Tankstellen zu sammeln, sie in Newslettern zu formatieren und zu verteilen. Sie können sich vorstellen, wie schwierig es war, diese Newsletter auf dem neuesten Stand zu halten. Speakap hat den Prozess komplett umgedreht!

Fleur Donker

Projektmanager bei Shell

Unser Ziel ist es, eine offene und transparente Kommunikationskultur zu fördern, in der sich die Mitarbeiter gehört und unterstützt fühlen. Durch die konsequente Umsetzung dieser Ziele wollen wir unseren Status als einen der besten Arbeitgeber stärken und langfristige Mitarbeiterbindung und Motivation sicherstellen.

Theresa Dorau

Leiterin der Personalabteilung bei WURST Stahlbau

Durch die FEK-App ist es uns nun möglich, schnell und ohne Umwege wichtige Informationen zielgerichtet mit allen Berufsgruppen im FEK zu teilen.

Maren von Dollen

Leitung Unternehmenskommunikation bei Friedrich-Ebert-Krankenhaus Neumünster GmbH

Ein echter Mehrwert von Speakap als Kommunikationstool ist, dass die Plattform gut in die betrieblichen Abläufe integriert werden kann. Neue KollegInnen sind direkt dabei.

Marco Ferchland

Fachbereichsleitung Inklusion und Teilhabe bei VIVA Stiftung

Die Rückmeldungen zu Speakap sind sehr positiv. Das sehen wir auch an den Anmeldezahlen.

Frauke Helf

Geschäftsführende Gesellschafterin bei Rhodius Mineralquellen

In der Geschäftsführung erhalten wir nun direktes Feedback unserer Mitarbeitenden. Das hilft uns sehr bei diversen Prozessoptimierungen.

Anja Hauns

Assistenz der Geschäftsleitung bei Schweiger GmbH & Co. KG

Die Mitarbeitenden, die zuvor in der internen Kommunikation nicht ausreichend eingebunden wurden, haben nun einen neuen zuverlässigen Kanal zur Verfügung.

Gabriele Lyko

Stabsbereichsleitung Kulturentwicklung und Interne Kommunikation bei ÜSTRA

Endlich sind auch alle Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz ganz nah am Geschehen,, ganz nah am Geschehen, auch bei uns in der Holding. Wir können viel direkter und schneller kommunizieren.

Uwe Koch

Vorstand der Geschäftsführung bei WISAG

Unsere App sollte eine digitale Heimat für unsere Belegschaft schaffen – für Kollegen aus der Produktion, der Verwaltung und dem Vertrieb.

Kristina Milosch

Soprema, Leiterin Marketing & Unternehmenskommunikation

Am Ende kamen wir schnell zu dem Schluss, dass Speakap die App ist, die am besten zu uns passt. Ihre Funktionalitäten, der Umfang und die Anpassung an unsere Unternehmensgröße und Erwartungen haben uns überzeugt – es war einfach der perfekte Fit.

Julia Beinhauer

Insta GmbH, Marketing Managerin

Mit Speakap treffen wir den Nerv der Zeit und setzen damit in unserer Branche einen wichtigen Impuls für eine moderne interne Kommunikation. Wir haben deswegen in ein Tool investiert, das uns eine zeitgemäße digitale Kommunikation ermöglicht.

Janina Gressl

Marketing & Communications Manager bei VDM Metals GmbH

Früher gab es immer eine Grenze, wie viele Mitarbeitende man täglich erreichen konnte. Jetzt sind die Mitarbeitenden von Domino's zu einer großen Familie geworden. Wir reden miteinander, helfen einander und haben Spaß an der Zusammenarbeit!

Stoffel Thijs

CEO Dominos Germany

FAQ

Die wichtigsten Fragen, damit Sie die richtige Entscheidung treffen können.

Wie wird der Preis berechnet?

Die endgültigen Kosten für jedes Projekt basieren auf der Anzahl der Nutzer, dem Grad der Anpassung und Funktionsumfang.

Kann ich mit einem Preis pro Benutzer oder einem Preis pro Paket rechnen?

Wir berechnen pro Benutzer, aber bieten auch Paketpreise an, die sich nach Ihren Bedürfnissen richten. Vielleicht brauchen Sie nur eine Top-Down-Kommunikation. Vielleicht suchen Sie aber auch nach einer umfassenden Mitarbeiter-App. Die Preise richten sich nach den jeweiligen Bedürfnissen und Anforderungen.

Ich habe Interesse. Wie trete ich in Kontakt?

Melden Sie sich einfach für eine kostenlose Demo an, und Sie werden noch heute von einem unserer Mitarbeiter kontaktiert.

Wie lange laufen die Verträge?

Standardmäßig haben unsere Verträge eine Laufzeit von einem Jahr oder mehrere Jahre. Gerne besprechen wir jedoch gemeinsam eine Vertragslaufzeit, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt.

Kann ich später weitere Funktionen hinzufügen oder Pläne wechseln?

Ja! Sie können jederzeit zusätzliche Funktionen hinzufügen und bei der Verlängerung Ihres Vertrags auch auf einen anderen Plan wechseln.

Haben Sie weitere Fragen?

Wir würden gerne von Ihnen hören!

Nehmen Sie Kontakt auf

Eine Plattform, die Frontline-Mitarbeitende wirklich nutzen. Keine weitere App, die ignoriert wird.

Sprechen Sie mit jemandem, der die Realität an der Front kennt.

Vielen Dank! Unser Team wird sich so bald wie möglich bei Ihnen melden.

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