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Speakap vs. Microsoft Teams

Suchst du nach einer Alternative zu Microsoft Teams, die allen Mitarbeitenden in deinem Unternehmen ein besseres Kommunikationserlebnis bietet?

In diesem Vergleich siehst du, wie sich Speakap und Microsoft Teams in der Praxis unterscheiden, damit du leichter entscheiden kannst, welche Plattform besser zu deiner Organisation passt.

  • Speakap wurde speziell für Unternehmen mit Frontline-Mitarbeitenden entwickelt.
    Microsoft Teams ist vor allem für die Zusammenarbeit von Büro- und Projektteams konzipiert.
  • Speakap erreicht auch Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz.
    Microsoft Teams funktioniert hauptsächlich für Mitarbeitende mit Computer und Microsoft-Konto.
  • Speakap konzentriert sich auf interne Kommunikation und Mitarbeiterbindung.
    Microsoft Teams fokussiert sich auf Chat, Meetings und Dokumentenzusammenarbeit.
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Wie sich Speakap und Microsoft Teams wirklich unterscheiden

Viele Unternehmen nutzen Microsoft Teams als Standardtool für Zusammenarbeit und Kommunikation. Chat, Videocalls und Dateifreigaben sind innerhalb von Microsoft 365 gebündelt; ideal für Teams, die täglich am Computer arbeiten.

Der Unterschied zu Speakap wird besonders deutlich, wenn Unternehmen ihre gesamte Belegschaft erreichen wollen.

Frontline-Mitarbeitende arbeiten häufig nicht am Computer und melden sich nicht täglich in Microsoft-Tools an. Genau hier setzt Speakap an.

Speakap wurde speziell für Organisationen mit Frontline-Teams entwickelt. Über ein soziales Intranet gelangen wichtige Unternehmensinformationen direkt vom Headquarter auf die Fläche. So bleiben auch Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz informiert und eingebunden.

Hier zeigt sich der zentrale Unterschied zwischen Speakap und Microsoft Teams.

Speakap vs. Microsoft Teams: Feature-Übersicht

Funktion Speakap Microsoft Teams
Gezielte Kommunikation Nachrichten nach Rolle, Standort oder Abteilung, mit Lesebestätigungen und Nachverfolgung der Kenntnisnahme. Kommunikation über Teams, Kanäle und Chats – jedoch nur begrenzte Möglichkeiten für gezieltes Targeting und Tracking.
Integrationen Verbindung mit HRIS, LMS, Planungstools, SharePoint und Google Drive. Automatische Nutzersynchronisierung inklusive. Tief integriert in das Microsoft-365-Ökosystem (Outlook, SharePoint, OneDrive), aber weniger auf HR- und Frontline-Use-Cases ausgelegt.
Einzel- und Gruppenchats Sichere, Ende-zu-Ende-verschlüsselte Nachrichten für Einzelpersonen und Gruppen – ohne private Telefonnummern. Zentrale Funktion: Chats, Gruppenchats und Videocalls innerhalb von Teams und Kanälen.
Wissensdatenbank Strukturierte Bibliothek mit rollenbasierten Berechtigungen, mehrsprachigem Support und KI-gestützten Sofortantworten. Inhalte verteilt auf Teams, SharePoint und OneDrive – keine zentrale, klar strukturierte Wissensbasis.
Events Events gezielt planen, teilen und an relevante Zielgruppen ausspielen. Meetings und Events möglich, jedoch primär kalender- und meetinggetrieben.
Gebrandete Mobile Apps und Plattform Vollständig white-gelabelte iOS- und Android-Apps mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Branding. Keine White-Label-Möglichkeiten – standardisierte Microsoft-Oberfläche.
Content & Timeline Rich Content wie Videos, Umfragen, Bilder und Dateien – inklusive Planung und gezielter Ausspielung. Inhalte werden über Kanalbeiträge geteilt – ohne zentrale Timeline oder redaktionelle Steuerung.
Automatische Übersetzung Automatische Übersetzung stellt sicher, dass jede Nachricht alle Mitarbeitenden in ihrer eigenen Sprache erreicht. Grundlegende Übersetzungsfunktionen vorhanden, aber nicht konsistent in alle Kommunikationsprozesse integriert.
Mobile Nutzung Mobile-first Oberfläche ohne Firmen-E-Mail oder Desktop erforderlich. Durchschnittlich 80 % sofortige Adoption. Mobile App verfügbar, jedoch meist an Arbeitsaccounts gebunden und weniger intuitiv für Non-Desk-Mitarbeitende.
Compliance & Sicherheit DSGVO-, HIPAA- und ISO-27001-konform. Audit-Trails, Berechtigungsebenen und Verschlüsselung auf Enterprise-Niveau. Enterprise-Level Sicherheit und Compliance im Rahmen von Microsoft 365.
Support und Implementierung Dediziertes Onboarding mit Discovery-Sessions, Unterstützung bei der Konfiguration und Training für Führungskräfte. Implementierung meist IT-getrieben – weniger Fokus auf Adoption und interne Kommunikation.
Neuigkeiten mit Lesebestätigung Updates mit verpflichtender Lesebestätigung und Echtzeit-Tracking, wer den Empfang bestätigt hat. Keine native Funktion für verpflichtende Lesebestätigungen bei unternehmensweiter Kommunikation.
Analyse und Auswertung Verfolge Reichweite von Nachrichten, Bestätigungsraten und Mitarbeiterengagement über Zeit. Eingeschränkte Analysefunktionen für interne Kommunikation.
Mitarbeiter-Journeys Schritt-für-Schritt geführte Abläufe für Onboarding, Training und wiederkehrende Prozesse. Keine nativen Funktionen für strukturierte Employee Journeys.
Aufgabenmanagement Aufgaben mit Anweisungen, Anhängen, Fälligkeitsdaten und Fortschrittsverfolgung zuweisen. Aufgaben über Tools wie Planner oder To Do möglich, jedoch nicht zentral integriert in die Kommunikationsstruktur.
Preis Individuelle Preisgestaltung basierend auf der Größe Ihrer Belegschaft mit abgestuften Paketen. Bestandteil vieler Microsoft-365-Pakete – weniger flexibel, da an Lizenzmodelle gebunden.

Wann Speakap die bessere Wahl als Microsoft Teams ist

Microsoft Teams ist eine Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform von Microsoft, die vor allem für Chats, Videocalls und Dateifreigaben innerhalb von Microsoft 365 genutzt wird.

Speakap ist die bessere Wahl, wenn interne Kommunikation nicht nur Büroteams erreichen soll, sondern auch Frontline-Mitarbeitende ohne festen Computerarbeitsplatz oder regelmäßigen Zugang zu Microsoft-Tools.

Die Plattform wurde speziell dafür entwickelt, wichtige Unternehmensinformationen vom Headquarter direkt zur Belegschaft vor Ort zu bringen und Mitarbeitende aktiv in das Geschehen im Unternehmen einzubinden.

[Bevor du dich für Beekeeper entscheidest: Schau dir an, was Speakap zu bieten hat]

FAQ

Was kostet Speakap?
Der Preis für Speakap hängt davon ab, für welchen Produktplan bzw. welche Module du dich entscheidest und wie viele Mitarbeitende du lizenzieren möchtest.
Die Kosten werden individuell auf Basis dieser Faktoren berechnet – deshalb sieht die Preisstruktur bei jedem Unternehmen etwas anders aus.
Melde dich gerne bei uns, dann erstellen wir dir ein passendes, individuelles Angebot.

Wie läuft der Kaufprozess ab?
Melde dich einfach für eine kostenlose Demo an – so kommst du direkt mit einem unserer Ansprechpartner in Kontakt.
Gemeinsam finden wir heraus, welche Lösung am besten zu dir passt, und erstellen dir ein Angebot basierend auf deinen Anforderungen.
Sobald du den Vertrag unterschreibst, bringen wir dich in der Regel innerhalb von 1–3 Monaten live.

Wie lange laufen die Verträge?
Standardmäßig laufen unsere Verträge ein Jahr oder mehrere Jahre.
Wir schauen uns aber gerne gemeinsam an, welche Laufzeit am besten zu deinem Unternehmen passt.

Kann ich später Funktionen hinzufügen oder den Plan wechseln?
Ja, jederzeit! Du kannst jederzeit zusätzliche Features hinzufügen und deinen Plan zum Vertragsende flexibel anpassen oder wechseln.

Gibt es Rabatte?
Ja! Für bestimmte Anforderungen oder Integrationen bieten wir Paketpreise und individuelle Rabatte an.

Funktionen speziell für Mitarbeiter ohne Schreibtisch

Wisse genau, ob deine Botschaft wirklich alle Mitarbeitenden erreicht hat. Kein Rätselraten.

Die meisten Frontline-Teams in Europa kommunizieren über WhatsApp-Gruppen.
Dabei werden private Nummern geteilt, DSGVO-Risiken entstehen – und Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit verwischen schnell jede Grenze, die du eigentlich schützen willst.

Speakap ist die professionelle Alternative: Zielgerichtete, gruppenbasierte Kommunikation mit vollständiger Zustelltransparenz, Audit-Trails und einer von Anfang an DSGVO-konformen Infrastruktur.

Lass nicht zu, dass wiederkehrende Fragen deinem Team die Zeit rauben.

HR- und Operations-Teams verbringen jede Woche Stunden damit, Fragen zu beantworten, deren Antworten eigentlich längst irgendwo existieren.

Speakap bündelt dieses Wissen an einem zentralen, durchsuchbaren Ort – organisiert nach Rolle und Standort.

Mit Knowledge Chat bekommen Mitarbeitende sofort die passenden Antworten für ihre Rolle – ohne jemanden anzurufen, E-Mails zu schreiben oder darauf zu warten, dass eine Führungskraft das richtige Dokument findet.

Von Teams weltweit hoch bewertet

„Sehr zufrieden mit dem Service und den Tools von Speakap! Tolle Plattform:)“
„Unschätzbare Ressource für Teamkommunikation für alles, was man sich vorstellen kann!“
„Die beste Alternative für komplexe und teure Kommunikationsplattformen“

Top-Marken sind ein bisschen verrückt nach uns

Das sagen sie über uns

Früher brauchten wir eine Woche, um Informationen von Tankstellen zu sammeln, sie in Newslettern zu formatieren und zu verteilen. Sie können sich vorstellen, wie schwierig es war, diese Newsletter auf dem neuesten Stand zu halten. Speakap hat das umgedreht!

Fleur Donker
Projektmanager bei Shell

Unser Ziel ist es, eine offene und transparente Kommunikationskultur zu fördern, in der sich die Mitarbeiter gehört und unterstützt fühlen. Durch die konsequente Umsetzung dieser Ziele wollen wir unseren Status als einen der besten Arbeitgeber stärken und langfristige Mitarbeiterbindung und Motivation sicherstellen.

Theresa Dorau
Leiterin der Personalabteilung bei WURST Stahlbau

Durch die FEK-App ist es uns nun möglich, schnell und ohne Umwege wichtige Informationen zielgerichtet mit allen Berufsgruppen im FEK zu teilen.

Maren von Dollen
Leitung Unternehmenskommunikatio bei Friedrich-Ebert-Krankenhaus Neumünster GmbH

Ein echter Mehrwert von Speakap als Kommunikationstool ist, dass die Plattform gut in die betrieblichen Abläufe integriert werden kann. Neue KollegInnen sind direkt dabei.

Marco Ferchland
Fachbereichsleitung Inklusion und Teilhabe bei VIVA Stiftung

Die Rückmeldungen zu Speakap sind sehr positiv. Das sehen wir auch an den Anmeldezahlen.

Frauke Helf
Geschäftsführende Gesellschafterin bei Rhodius Mineralquellen

In der Geschäftsführung erhalten wir nun direktes Feedback unserer Mitarbeitenden. Das hilft uns sehr bei diversen Prozessoptimierungen.

Anja Hauns
Assistenz der Geschäftsleitung bei Schweiger GmbH & Co. KG

Die Mitarbeitenden, die zuvor in der internen Kommunikation nicht ausreichend eingebunden wurden, haben nun einen neuen zuverlässigen Kanal zur Verfügung.

Gabriele Lyko
Stabsbereichsleitung Kulturentwicklung und Interne Kommunikation bei ÜSTRA

Endlich sind auch alle Mitarbeiter, die keinen Arbeitsplatz am PC haben, ganz nah am Geschehen, auch bei uns in der Holding. Wir können viel direkter und schneller kommunizieren.

Uwe Koch
Vorstand der Geschäftsführung bei WISAG

Unsere App sollte eine digitale Heimat für unsere Belegschaft schaffen – für Kollegen aus der Produktion, der Verwaltung und dem Vertrieb.

Kristina Milosch
Soprema, Leiterin Marketing & Unternehmenskommunikation

Am Ende kamen wir schnell zu dem Schluss, dass Speakap die App ist, die am besten zu uns passt. Ihre Funktionalitäten, der Umfang und die Anpassung an unsere Unternehmensgröße und Erwartungen haben uns überzeugt – es war einfach der perfekte Fit.

Julia Beinhauer
Insta GmbH, Marketing Managerin

Mit Speakap treffen wir den Nerv der Zeit und setzen damit in unserer Branche einen wichtigen Impuls für eine moderne interne Kommunikation. Wir haben deswegen in ein Tool investiert, das uns eine zeitgemäße digitale Kommunikation ermöglicht.

Janina Gressl
Marketing & Communications Manager bei VDM Metals GmbH

Früher gab es immer eine Grenze, wie viele Mitarbeitende man täglich erreichen konnte. Jetzt sind die Mitarbeitenden von Domino's zu einer großen Familie geworden. Wir reden miteinander, helfen einander und haben Spaß an der Zusammenarbeit!"

Stoffel Thijs
CEO Dominos Germany

FAQ

Die wichtigsten Fragen, damit Sie die richtige Entscheidung treffen können.

Wie wird der Preis berechnet?

Die endgültigen Kosten für jedes Projekt basieren auf der Anzahl der Nutzer, dem Grad der Anpassung und Funktionsumfang.

Kann ich mit einem Preis pro Benutzer oder einem Preis pro Paket rechnen?

Wir berechnen pro Benutzer aber bieten auch Paketpreise an, die sich nach Ihren Bedürfnissen richten. Vielleicht brauchen Sie nur eine Top-Down-Kommunikation. Vielleicht suchen Sie aber auch nach einer umfassenden Mitarbeiter-App. Die Preise richten sich nach den jeweiligen Bedürfnissen und Anforderungen.

Ich habe Interesse. Wie trete ich in Kontakt?

Melden Sie sich einfach für eine kostenlose Demo an, und Sie werden noch heute von einem unserer Mitarbeiter kontaktiert.

Wie lange laufen die Verträge?

Standardmäßig haben unsere Verträge eine Laufzeit von einem Jahr oder mehrere Jahre. Gerne besprechen wir jedoch gemeinsam eine Vertragslaufzeit, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt.

Kann ich später weitere Funktionen hinzufügen oder Pläne wechseln?

a! Sie können jederzeit zusätzliche Funktionen hinzufügen und bei der Verlängerung Ihres Vertrags auch auf einen anderen Plan wechseln.

Hast du eine andere Frage? Wir hören sie gerne.

Wir würden sie gerne hören.

Eine Plattform, die Frontline-Mitarbeitende wirklich nutzen. Keine weitere App, die ignoriert wird.

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