Je hebt de verbinding zien verbreken. Je weet dat contact met jouw eerstelijnsmedewerkers (80% van je personeel zit niet aan een bureau) van cruciaal belang is voor retentie, veiligheid en cultuur. Je hebt de perfecte app gevonden om die kloof te overbruggen. Je hebt een presentatie voorbereid over de betrokkenheid van medewerkers en de kracht van het gevoel gehoord te worden.

En dan kom je de eindbaas tegen: de IT-afdeling.

Ineens stuit je gesprek over 'cultuur' en 'verbinding' op een hele reeks vragen over beveiliging, compliance, integratie en totale eigendomskosten. Het kan lijken alsof je twee verschillende talen spreekt.

Hier is het geheim: dat is ook zo. Om je project goedgekeurd te krijgen, moet je stoppen met het verkopen van communicatiemiddelen en beginnen met het oplossen van een van de grootste, meest onuitgesproken problemen van de IT.

Hoe met "IT” te spreken en hun favoriete bezwaren één voor één te ontmantelen

1. Herformuleer het gesprek: het is geen nieuw risico, het is de oplossing voor een bestaand risico

Laten we heel eerlijk zijn. Jouw IT-afdeling is er trots op een veilige vesting te bouwen om de gegevens van het bedrijf te beschermen. Maar op dit moment is er een enorm, onbeheerd beveiligingslek in dat fort dat ze niet kunnen zien, en dat groeit elke dag.

Het heet Schaduw-IT.

Op dit moment gebruiken jouw eerstelijnsteams vrijwel zeker WhatsApp, Facebook Messenger, persoonlijke e-mail en andere apps van consumentenkwaliteit om hun werk te doen. Je hoeft ons niet op ons woord te geloven; de gegevens tonen dat een duizelingwekkende 30% van de eerstelijnswerkers toegeeft deze hulpmiddelen voor hun werk te gebruiken.

Ze doen het niet om kwaadaardig te zijn. Ze doen het omdat de tools die je ze hebt gegeven (indien aanwezig) onhandig of verouderd zijn, of simpelweg niet geschikt zijn voor een mobiele job. Ze proberen efficiënter te zijn.

Maar de gevolgen zijn angstaanjagend. Wanneer jouw eerstelijnsmedewerkers planningen bespreken, operationele gegevens delen of, erger nog, klantinformatie vermelden op deze platforms, heb je:

• Geen beveiligingscontroles: Geen manier om te beheren wie er in de groep zit of om ze te verwijderen wanneer ze het bedrijf verlaten. Vooral als deze gesprekken plaatsvinden buiten bijvoorbeeld WhatsApp-groepen die je hebt aangemaakt (wat in de eerste plaats niet de plaats zou moeten zijn waar communicatie plaatsvindt).
• Geen gegevenstoezicht: Gevoelige bedrijfsgegevens lekken buiten jouw controle naar servers die eigendom zijn van Meta.
• Nul conformiteit: Je overtreedt waarschijnlijk de GDPR, HIPAA of andere voorschriften voor gegevensprivacy.

Dit is ook niet alleen een hypothetische bedreiging. In 2023 kreeg de Britse nationale gezondheidsdienst te maken met een groot datalek toen patiëntinformatie honderden keren werd gedeeld in een WhatsApp-groep waaraan per ongeluk een niet-personeelslid was toegevoegd.

Als ze zeggen: „Het is een beveiligingsnachtmerrie.”

Je zegt: „De reële nachtmerrie is degene die je negeert. Terwijl je je zorgen maakt over de voordeur, laat ik je zien dat honderden ramen wagenwijd openstaan. Mijn voorstel is om die ramen dicht te doen en een enkele, veilige deur met alarmbeveiliging te installeren. Wat is veiliger?”

Of als je een serieuzere aanpak wilt, raden we je aan de onderstaande te gebruiken (gebruik alsjeblieft niet de bovenstaande 🙈):

Jouw pitch voor IT: „Het grootste beveiligingsrisico is niet de nieuwe app die we willen introduceren. Het zijn de tientallen ongescreende, ongecontroleerde apps die onze medewerkers al aan het gebruiken zijn. Bij een nieuw, veilig platform gaat het niet om het toevoegen van risico's; het is een consolidatiespel om dit te elimineren. We moeten ze een veilig alternatief bieden voordat we zelf de krantenkoppen halen.”

2. Spreek hun taal: de onbetwistbare kosten van Doing Nothing, oftewel Cost of Inaction (COI)

IT-professionals zijn meesters in het berekenen van de Total Cost of Ownership (TCO) voor elk nieuw stuk software. Het is tijd om hen te helpen bij het berekenen van de Kosten van inactiviteit (COI)—het geld dat jouw bedrijf elke dag actief verbrandt door de gebroken status-quo te handhaven.

Stop met focussen op de zachte voordelen van engagement en begin met het kwantificeren van de financiële put.

• De draaideur kost: Het kost tussen $3.000 en $13.000 om één enkele eerstelijnsmedewerker te vervangen. Onderzoek van de Beoordeling van Harvard Business toont aan dat voor deze groep het gevoel gehoord te worden en een stem te hebben belangrijker is voor retentie dan een loonsverhoging. Jouw app is een directe, meetbare investering om deze enorme kosten te verlagen.
• Het zinkgat in de productiviteit: Jouw eerstelijnsmedewerkers verspillen gemiddeld, drie uur per week gewoon op zoek naar de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. Een gecentraliseerde informatiehub die gericht is op mobiele apparaten kan die verspilde tijd verminderen, wat zich direct vertaalt in een herstelde productiviteit.
• De onaanvaardbare veiligheidsbelasting: Een schokkende 1 op de 10 eerstelijnswerkers meldt dat ze geen kritieke veiligheidsupdates van hun bedrijf hebben ontvangen. De kosten van een enkel veiligheidsincident zijn enorm, maar de ROI op veiligheidsinvesteringen is zelfs nog groter: elke investering van 1 dollar levert een rendement van $4,41 op. Een app die onmiddellijke veiligheidswaarschuwingen kan sturen, is een investering met een duidelijk, positief financieel resultaat.

Als ze zeggen: „De totale eigendomskosten zijn te hoog.”

Je zegt: „Je berekent de verkeerde kolom. Laten we het hebben over de De kosten van niets doen. Laten we de cijfers over de omzet in de frontlinie eens bekijken. Laten we de kosten van een enkel veiligheidsincident kwantificeren. Laten we het hebben over de productiviteit die we elk uur verliezen omdat onze mensen de informatie die ze nodig hebben niet kunnen vinden. De kosten van deze app zijn een afrondingsfout vergeleken met het geld dat we actief in brand steken door niets te doen.”

Of je weet wel, kies de meer beleefde versie als je dat wilt:

Jouw pitch voor IT: „De kosten van dit platform zijn een afrondingsfout vergeleken met de gedocumenteerde, lopende omzetkosten, productiviteitsverlies en veiligheidsfouten. We betalen momenteel een premie voor inefficiëntie en risico. Deze investering vult die financiële lekken op.”

3. Maak van hen de held, niet de gatekeeper

Niemand vindt het leuk om gezien te worden als het „Departement van Nee”. Dit project is een gouden kans om IT te herpositioneren van een kostenplaats en poortwachter naar een strategische business enabler.

Zie dit als hun kans om een transformerend initiatief te leiden. Door te pleiten voor een veilig eerstelijnsplatform, kan de IT-afdeling:

1. Los een enorm beveiligingsprobleem op: Zij worden de helden die eindelijk grip krijgen op Shadow IT, waarbij ze tientallen riskante apps vervangen door één veilig, beheersbaar platform.
2. Digitale transformatie leiden: Zij kunnen het voortouw nemen door moderne, effectieve technologie naar het grootste en meest achtergestelde deel van de beroepsbevolking te brengen.
3. C-Suite-statistieken aansturen: Dit is geen niche-HR-project. Dit initiatief heeft een directe invloed op de statistieken die het bestuur belangrijk vindt: winstgevendheid (via productiviteit), kostenbesparingen (via retentie) en risicobeperking (via compliance).

Als ze zeggen: „Niemand zal het gebruiken.”

Je zegt met een glimlach: „Ik ben het ermee eens, adoptie is een punt van zorg. Dat komt omdat we ze historisch gezien alleen tools hebben gegeven die ze haten. De reden dat ze WhatsApp gebruiken, is omdat het werkt. Ze smeken voor een goed hulpmiddel. De angst is niet dat ze dit niet zullen overnemen; de angst is dat het zo goed zal werken dat het zal aantonen hoe ontoereikend onze oude systemen werkelijk zijn. En is dat niet een probleem dat we moeten oplossen?”

Als dat niet op jou lijkt, probeer dan eens iets anders, zoals:

Jouw pitch voor IT: „Je kunt ofwel de komende vijf jaar 'whack-a-mole' spelen met niet-goedgekeurde apps, of je kunt één strategisch project leiden dat een enorm beveiligingsprobleem elimineert, de productiviteit in het hele bedrijf verhoogt en je voor het hele leiderschapsteam als een held laat lijken. Welke weg klinkt strategischer?”

TL; DR: de sleutel is om te stoppen met praten over „engagement” en hun taal te gaan spreken

Wanneer je jouw taal verschuift van cultuur naar kosten en van betrokkenheid van werknemers naar beveiliging en naleving van regelgeving, vraag je IT niet alleen om een gunst. Je biedt ze een duidelijke, op data gebaseerde oplossing voor een probleem dat hen al 's nachts wakker zou moeten houden.

De volgende keer dat je die vergadering binnenloopt, leid dan niet met gevoelens. Leid met feiten. Laat ze het gapende gat van Shadow IT zien, presenteer de onmiskenbare wiskunde van niets doen en bied ze de kans om de strategische held te worden. Het zijn misschien de poortwachters, maar je hebt de kaart die ze laat zien waar de muren al zijn afgebrokkeld. Gebruik het. Je krijgt niet alleen je werknemersapp; maar je krijgt er ook een machtige bondgenoot bij.