Een enquête van Ark Group bij CEO's noemde effectieve interne communicatie als de kritische factor bij bijna 95% van de ondervraagde CEO's. Slechts 22% dacht echter aan de interne communicatie van hun eigen bedrijf.
Een onderzoek onder 400 bedrijven met elk 100.000 werknemers vermeldde een gemiddeld verlies per bedrijf van $62,4 miljoen per jaar als gevolg van gebrekkige interne communicatie, zo schreef David Grossman in zijn boek The Cost of Poor Communications.
Multinationals betalen niet alleen de kosten voor slechte communicatie, maar dat geldt voor alle bedrijven, groot of klein.
Effectief communiceren op de werkplek is de enige, belangrijkste drijfveer voor de betrokkenheid van medewerkers. Dit is echter een grote uitdaging, aangezien het personeelsbestand in snel tempo meer verspreid en divers wordt. In dit artikel delen we daarom onze mening over hoe je jouw interne communicatie kunt verbeteren.
Voordelen van goede communicatie op de werkvloer
Goede communicatie is essentieel voor betrokkenheid en productiviteit op alle niveaus van een organisatie. Werkgevers die tijd en energie steken in heldere communicatie, bouwen uiteindelijk vertrouwen op bij hun medewerkers. En medewerkers die effectief communiceren met collega's, managers en klanten zijn waardevolle activa voor elk bedrijf.
Effectieve communicatie op de werkvloer levert een organisatie veel voordelen op. Om er een paar op te noemen:
Betrokken medewerkers
Door efficiënte communicatie begrijp je de behoeften en motivatie van je medewerkers beter. Het verbetert de verbinding tussen collega's en zorgt voor een meer bevredigende werkomgeving. En het geeft je ook een beter begrip van de talenten, vaardigheden en trainingsbehoeften van medewerkers.
Opbouwen van een positieve werkcultuur
Een van de voordelen van goede communicatie is dat het conflicten vermindert. Conflicten komen vaak neer op een misverstand of het gevoel verkeerd begrepen te worden. Als werknemers het gevoel hebben dat er niet aan hun behoeften wordt voldaan of als ze zich niet gerespecteerd voelen, leidt dit tot spanningen. Teams die weten hoe ze moeten communiceren, zullen meer ontspannen zijn en beter presteren.
Betere klantrelaties
Wanneer je eerstelijnsmedewerkers effectief communiceren, zullen ze de behoeften van klanten beter begrijpen, conflicten oplossen en informatie overtuigender presenteren.
Hogere prestaties en productiviteit
Naast het stimuleren van de betrokkenheid van medewerkers, kan communicatie ook op andere manieren helpen om productievere en getalenteerde medewerkers te koesteren. In een bedrijfscultuur gericht op verbinding, zullen managers de talenten en vaardigheden van hun team beter begrijpen. Effectieve communicatie creëert ook een veilige werkplek voor mensen om out of the box te denken en hun ideeën te uiten. Het stimuleert medewerkers om eigenaar te worden van projecten en resulteert in creatievere probleemoplossing.
Waarom is communicatie op de werkplek vaak minder effectief?
Slechte communicatie op de werkvloer leidt onvermijdelijk tot verwarde en minder gemotiveerde medewerkers. Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen waarom interne communicatie niet altijd zo effectief is als het zou kunnen zijn.
De communicatie is niet gepersonaliseerd.
Medewerkers zijn gewend geraakt aan gepersonaliseerde, on-demand content en verwachten dit ook op het werk. Taal- en culturele barrières kunnen ook een rol spelen, vooral bij een divers personeelsbestand zoals we dat vandaag de dag hebben.
Communicatie zonder plan.
Als je medewerkers communicatie als onsamenhangend ervaren, zal dit ongetwijfeld je pogingen beperken om het soort verbinding op te bouwen dat je nastreeft.
De communicatie is niet interactief.
Goede communicatie is altijd een dialoog. Werkgevers en managers die veel verzenden, maar weinig luisteren, slaan de bal mis.
De communicatie is niet goed getimed.
Interne communicatie is een strategisch instrument en moet op de correcte manier worden gebruikt. Dat betekent: vaak en met een welomschreven doel voor ogen. Een goede balans is echter vereist. De informatie moet worden gecommuniceerd wanneer dat nodig is, zonder te gaan overdrijven.
De communicatie omvat niet het hele personeelsbestand.
Effectieve interactie met eerstelijnsmedewerkers en niet-baliemedewerkers vraagt om een andere aanpak en speciale tools.
De communicatie is saai of te moeilijk.
Om de boodschap goed over te brengen, is de eerste vereiste dat mensen het ook daadwerkelijk lezen. Als je communicatie niet duidelijk en beknopt, visueel onaantrekkelijk of van weinig belang is voor de ontvanger, moet je een grote optimist zijn om hier een resultaat bij te verwachten.
Hoe kun je jouw interne communicatie verbeteren? 5 tips
Informatie uitwisselen met een teamlid op het kantoor is niet zo moeilijk, maar tegenwoordig zitten de meeste medewerkers niet aan een bureau. Ze werken op fabrieksvloeren of werken bij klanten. Ze zitten aan kassa's of rijden vrachtwagens. Dat maakt het echter uitdagender om met hen in contact te komen en dat vraagt om nieuwe communicatiemiddelen. Hier zijn vijf manieren om de communicatie met jouw hele personeelsbestand te verbeteren.
1. Overweeg om een communicatie-app voor medewerkers te gebruiken
Een communicatie-app is de beste manier om al je medewerkers te bereiken, ook frontlijn - en niet-baliemedewerkers. Hiermee kun je op een laagdrempelige en aantrekkelijke manier allerlei informatie overbrengen, afgestemd op je company brand. Met deze eenvoudige maar uitgebreide tool kun je je berichten richten en personaliseren en feedback verzamelen over de effectiviteit van je communicatie.
2. Bouw een communicatievriendelijke cultuur op
Je moet je team niet alleen voorzien van de juiste communicatiemiddelen, maar ook van een veilige omgeving, waar het uiten van gevoelens, het delen van ideeën en het aansnijden van moeilijke onderwerpen wordt geaccepteerd en gestimuleerd. Lees meer over het belang van de bedrijfscultuur voor de betrokkenheid van medewerkers in Motivatie van medewerkers: het belang van kernwaarden.
3. Blijf voortdoen
Een strategische benadering van interne communicatie vraagt om een constante stroom van informatie en dialoog. Bijvoorbeeld: probeer als manager in plaats van jaarlijkse beoordelingen tijd te vinden voor maandelijkse een-op-een-sessie om op de hoogte te blijven van de werkdruk en het werkplezier van je teamleden. Vraag ze hoe het met ze gaat en wat ze van je nodig hebben. Aan de andere kant, weet wanneer je te maken hebt met "less is more". Begraaf je werknemers niet onder een lawine aan informatie. Wat je hen wilt vertellen of vragen, moet altijd relevant zijn voor de ontvanger.
4. Vraag om feedback
Communicatie mag nooit alleen van bovenaf of in één richting zijn. Geef je medewerkers altijd de mogelijkheid om hun mening te geven. En als we het over feedback hebben, geef dan de mogelijkheid om anoniem te reageren. Medewerkers aarzelen vaak om kritische of negatieve feedback te delen met hun managers.
5. Introduceer effectieve communicatie training
Met de juiste technieken wordt het voor je medewerkers gemakkelijker om relaties op te bouwen, lastige gesprekken te voeren en problemen als team aan te pakken. Het inhuren van een communicatietrainer is een manier om je personeel te helpen effectiever te communiceren en daardoor beter samen te werken en beter te presteren.
Samengevat
We zijn het er allemaal over eens dat goede communicatie op de werkplek essentieel is voor het functioneren en presteren van elke organisatie. Het verbeteren van de interne communicatie is daarom een prioriteit voor werkgevers en managers. Een van de grootste uitdagingen is het vinden van manieren om een steeds diverser en verspreid personeelsbestand te bereiken. Met de juiste tools kun je echter een werkcultuur creëren waarin iedereen op de hoogte wordt gehouden en zich gehoord en verbonden voelt.
Benieuwd hoe de werkplekcultuur de loyaliteit en de onderlinge relaties van werknemers kan versterken? Download hier onze nieuwste infographic.