Ser el único responsable de la comunicación interna en una organización es más común de lo que parece. Aquí te mostramos cómo gestionar tus tareas y hacer que tu rol sea lo más eficiente posible.

Coordinar entre distintos departamentos, la alta dirección y los empleados, asegurando una comunicación fluida en toda la organización, puede resultar abrumador si eres el único encargado de la comunicación interna. Desafortunadamente, esta situación es bastante común en el mundo corporativo actual.

Según la encuesta State of the Sector, el 72% de las empresas con un equipo de comunicación interna cuentan con menos de cinco miembros. Además, el 62% de los encuestados en la misma encuesta declararon que la comunicación interna es solo una de las muchas funciones que un empleado podría desempeñar, lo que significa que los comunicadores internos solitarios a menudo tienen mucho que manejar.

Ya sea desarrollando estrategias de comunicación efectivas, planes de compromiso de los empleados, creando contenido o gestionando la comunicación durante una crisis, seguir el enfoque correcto es esencial para equilibrar las diferentes tareas de comunicación interna. Los errores en este ámbito pueden afectar la eficiencia organizacional en general, reducir la moral y tener repercusiones en términos de aumento de la rotación de empleados.

Por lo tanto, hacerlo bien es fundamental, a pesar de los desafíos iniciales. A continuación, te presentamos cuatro consejos que puedes implementar para navegar tu rol como comunicador interno solitario de manera fluida.

1. No dudes en pedir ayuda

Según la Oficina del Censo de EE. UU., el 78.5% de las empresas tienen menos de diez empleados. Es común encontrar a algunos empleados desempeñando múltiples roles. Si esta es tu situación, no está de más pedir ayuda a otros.

Una estrategia efectiva es solicitar apoyo de los equipos de TI, RR. HH., marketing o cualquier persona con influencia interna para ayudarte con diferentes aspectos de la comunicación. Cuando cuentas con alguien que conoce su campo y está dispuesto a ayudarte a transmitir el mensaje, pasarás menos tiempo resolviendo las cosas desde cero.

2. Construye tu biblioteca de comunicaciones reutilizables

Como comunicador interno en una pequeña organización, es posible que a menudo tengas que comunicarte repetidamente con las mismas personas o sobre el mismo tema. Por ejemplo, esto puede ser común al recopilar información para fines de documentación. En tales casos, es una buena idea tener una base de datos lista de plantillas de correos electrónicos y mensajes de texto que puedas modificar según las circunstancias para mayor rapidez y facilidad.

En una empresa pequeña, tu audiencia ya sabrá que estás utilizando plantillas, y siempre existe la oportunidad de usar ingenio y humor en tu contenido sin tener que trabajar demasiado en la creación de contenido desde cero cada vez. También puedes planificar tu estrategia de contenido de manera que incluya contenido atemporal que puedas reutilizar fácilmente para ahorrar más tiempo.

3. Desarrolla pautas para el contenido generado por los empleados

Si el contenido generado por los empleados, como blogs o informes, forma parte de tus planes de contenido, redactar un proceso de envío unificado puede facilitar que el resto de los empleados envíen contenido y te ayuden mejor. Puedes crear diferentes perfiles y un calendario de contenido bien definido que se alinee con los horarios ocupados de los demás. Además, puedes crear manuales que describan algunas pautas específicas sobre el lenguaje deseado y el tono de voz.

Aunque es posible que debas realizar reuniones regulares hasta que todos comprendan la comunicación preferida, el lenguaje y los estilos de uso de medios, este paso puede ahorrarte mucho tiempo al obtener la ayuda adecuada y crear contenido preciso rápidamente.

4. Confía en una plataforma de experiencia del empleado para un mayor control

Redactar correos electrónicos atractivos y crear videos y boletines informativos llamativos requiere el uso de múltiples herramientas como Canva, Loom o Lumen5. Esto puede resultar en tener tus datos dispersos en diferentes aplicaciones, retrasos, pérdida de control sobre tu flujo de trabajo y experimentar fricciones en una comunicación interna fluida.

Además, no puedes depender únicamente de correos electrónicos y boletines informativos, especialmente cuando necesitas comunicarte con una fuerza laboral sin escritorio. Esto significa, obviamente, dedicar tiempo adicional a comunicarte a través de diversos medios como teléfono, tablones de anuncios o aplicaciones de mensajería. Si bien el uso de WhatsApp u otras aplicaciones de mensajería puede ofrecer inmediatez, tendrás que conformarte con una menor privacidad y seguridad.

Utilizar una plataforma de experiencia del empleado dedicada puede ayudarte a centralizar todas las interacciones con los empleados, tanto en la oficina como fuera de ella. Esto puede garantizar que difundas contenido en diferentes formatos de manera sincronizada y segura desde una interfaz unificada. Si utilizas aplicaciones de comunicación interna como Speakap, también puedes unificar tu comunicación con otras aplicaciones como gestión de tareas, contratación, aprendizaje en línea y herramientas de nómina para ahorrar tiempo a ti y a todos los demás. Además, también puede brindarte la capacidad de medir diversas métricas relacionadas con el compromiso de los empleados y asegurarte de no dejar brechas en la gestión de la comunicación.

Conclusión: los comunicadores internos solitarios también pueden operar con eficacia

Una comunicación interna fluida es fundamental para mantener a los empleados comprometidos, conscientes de las oportunidades de crecimiento y asegurarse de que sus roles se alineen con su conjunto de habilidades. Con tasas de rotación mucho más altas en empresas más pequeñas y nuevas empresas que en empresas más grandes, los comunicadores internos solitarios a menudo luchan por mantener una comunicación saludable con sus empleados.

Afortunadamente, si esta es tu situación, existen formas sencillas de potenciar tu eficiencia. Mientras confías en otros miembros del equipo para obtener apoyo, crear contenido atemporal y plantillas, y promover contenido generado por los empleados según pautas preestablecidas siempre ayuda, el uso de herramientas de comunicación especializadas también es muy útil para simplificar la comunicación interna sin comprometer la seguridad.

Utilizar aplicaciones de comunicación para empleados puede ayudarte a parecer profesional y responsable, y a agilizar con éxito la comunicación bidireccional mientras permite la medición científica de las métricas de compromiso.