Por qué debes integrar a los nuevos empleados antes del onboarding

Cuántas veces decimos aquello de que  "las primeras impresiones son las que cuentan"? Esto se debe en gran parte al hecho de que  tienen un gran impacto en nuestras percepciones y experiencias futuras. Por ello, del mismo modo que las primeras impresiones importan en nuestra vida personal, son igual de cruciales en el trabajo, tanto para definir la relación con la empresa como con los compañeros.

Una vez nuestra empresa ha decido contratar a un nuevo empleado y ya hay fecha para su incorporación, empieza un proceso muy valioso para la futura relación con el trabajador. La forma en que el departamento de recursos humanos se comunica con con ellos incluso antes de su primer día de trabajo puede tener un impacto en su rendimiento futuro,  desde un punto de vista de conexión con la cultura y valores de la empresa, así como el sentido de lealtad.

Esto es especialmente importante cuando se incorporan trabajadores millennials y Gen Z, que por primera vez, son una generación entera de nativos digitales y pasan mucho tiempo en las redes sociales todos los días. Eso explicaría por ejemplo que el 46 por ciento de los profesionales de recursos humanos globales encuestados en nuestro estudio reciente informaron que sus empleados millennial y generación Z quieren una plataforma de comunicación para empleados con funcionalidades y experiencia similares a las de las redes sociales en su puesto de trabajo.

No olvidemos también que los millennials están en todas partes. Según los datos del estudio, el 48 por ciento de los profesionales de recursos humanos encuestados afirman que constituyen la mayoría del personal. Además, el 32 por ciento afirmó que los millennials eran el grupo de empleados más difícil de comprometer.

Una de las claves para comprometer a estos empleados pasar por hablar su mismo idioma,  fomentando el sentido de pertenencia y haciéndolos partícipes de los objetivos generales. Por ello, una plan que empiece antes del onboarding  es una táctica tremendamente beneficiosa para los equipos de RR. HH.

Hay que tener en cuenta que un proceso de engagement positivo no solo afecta al rendimiento del trabajador, sino que puede reducir los costes de rotación de personal, y en última instancia los resultados de la empresa.

Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones ejecutar una estrategia de pre-boarding? ¿Y qué implica? Aquí hay algunos consejos útiles para empezar.

Empieza en el momento en que se firma una oferta / contrato de empleado

Cuando se trata de los procesos de selección e incorporación de nuevos empleados, los esfuerzos suelen centrarse en el proceso de onboarding, con un plan de acogida de la empresa. El objetivo principal de un programa de onboarding es hacer que el nuevo empleado se sienta cómodo, pero a su vez que conozca la cultura de la empresa y que pueda empezar a trabajar de forma efectiva de la forma más rápida. No obstante, este proceso no debe empezar solo cuando la persona se incorpora físicamente al puesto de trabajo, sino que es recomendable empezar un tiempo antes, para facilitar el aprendizaje.

El proceso normal de incorporación de nuevos empleados se suele centrar en introducir a los nuevos empleados a la visión, cultura, valores, estructura organizativa, código de conducta, nómina y sistemas de beneficios de la empresa, entre otros. Esto, sin embargo no solo comienza el primer día, ya que en algunos casos incluye  incluso una semana antes de comenzar un nuevo trabajo.

Para las empresas en sectores como el retail, hotelería, entretenimiento, fabricación y construcción, esto puede ser especialmente problemático por varias razones. Sus empleados normalmente realizan trabajos / roles sin escritorio fijo, no tienen acceso a correos electrónicos de trabajo y, a menudo, son el primer y último punto de interacción con los clientes / invitados / visitantes. Por lo tanto  cuanto antes los involucres y les ayudes a comunicarse con sus futuros compañeros, más conectados se sentirán con la compañía en general.

Consejo: Comunícate con frecuencia, abiertamente y de forma interactiva con las nuevas contrataciones. No esperes hasta el día en que se incorporen, ya que la clave está en empezar a crear sentimiento de pertenencia desde el principio y de forma relevante

Utiliza herramientas de comunicación digital para conectar a nuevos empleados con sus futuros compañeros.

¿Recuerdas que hemos dicho que los millennials y la generación Z son los primeros nativos digitales? No solo esto es cierto, sino que la generación Z dedica aproximadamente 15.4 horas a la semana a sus dispositivos móviles, y los millennials pasan mucho más tiempo, un promedio de 16.4 horas a la semana.

Como también hemos visto en nuestros propios datos de uso de la plataforma de comunicación interna, los posts sociales consiguen el 77 por ciento del total de me gusta en la red social empresarial, mientras que los comentarios representaron el 14 por ciento del total de me gusta en la plataforma. Ya sea en sus vidas personales o en el trabajo, los empleados (especialmente la generación más joven  utilizan estos canales de comunicación de forma asidua cada día.

Descubre los beneficios mejorar comunicación interna de tu empresa.

Consejo: invita a los nuevos empleados a unirse a la aplicación/ plataforma de comunicación para empleados de tu empresa para que puedan comenzar a ver lo que sus nuevos compañeros están publicando / compartiendo y comenzar a interactuar con ellos.

Compartir es el primer paso para construir relaciones más fuertes

Empezar en un nuevo trabajo suele ser un proceso estresante. Un entorno nuevo lanza múltiples preguntas que requieren de una formación, aprendizaje y proceso de internalización. Además, no hay que olvidar la vertiente social del proceso de incorporación. Muchas veces, la parte más difícil de conocer gente nueva puede ser hacer una introducción. Por ello, a veces es más fácil hacer presentaciones e iniciar un diálogo con personas a través de canales digitales: alivia los nervios en persona y lo hace más relajado cuando llega el momento de reunirse, hablar e interactuar entre sí en el mundo real. Aquí es donde la naturaleza socialmente atractiva de las redes sociales de la empresa puede tener muchos beneficios. Al animar a las nuevas contrataciones a que publiquen un mensaje de 'hola, me uní', compartiendo detalles sobre quiénes son, qué rol, equipo, división / sucursal e incluso la ubicación a la que se unirán, junto con algunos datos y anécdotas personales sobre ellos mismos, puede ser un gran primer paso para forjar vínculos y relaciones con futuros compañeros.  

Consejo: Anima a los nuevos empleados a enviar un mensaje de tipo "Hola, es mi primer día en la empresa o me uniré pronto" a todos los trabajadores para que se presenten y expliquen sus funciones e incluso intereses personales.

Diseña e implementa un sistema de compañeros de apoyo

“Dos son más fuertes que uno” o al menos así lo afirma el saber popular y parece lógico que se aplique en un entorno laboral. Es esencialmente el concepto de vincular a dos empleados como un medio para aumentar la eficiencia de ambas personas. Más específicamente, los equipos de recursos humanos pueden asignar a un empleado experimentado de cualquier departamento para ser un "amigo" designado para un nuevo empleado.

En esta función, el compañero de apoyo actúa como un punto de contacto (incluso antes del primer día de trabajo del nuevo empleado), y un conector con otros compañeros, equipos. Esto no solo ayuda a las nuevas incorporaciones  a comprender mejor la visión y las prioridades de la compañía, sino que también les da una ayuda a forjar conexiones digitales y vínculos con sus compañeros.

Consejo: Asigna un compañero / mentor de la compañía para dar la bienvenida a nuevos empleado y responder a cualquier pregunta que pueda tener sobre la cultura de la compañía, la vestimenta / uniforme requerido, los protocolos de programación y cualquier otra cosa que quieran saber.

Integrar, integrar, integrar (menos es realmente más)

Hoy en día los empleados están acostumbrados a tener múltiples proyectos abiertos, sobretodo las generaciones más joven que se caracterizan por tener la capacidad multitarea, siempre es una buena idea facilitarles las cosas. Por lo tanto, consolidar múltiples herramientas / aplicaciones s en única plataforma puede facilitar y aumentar la eficacia de los proceso, y las integraciones de software pueden jugar un papel clave 

En lugar de pedir a los nuevos empleados que usen (instalen, descarguen e inicien sesión) en múltiples herramientas y aplicaciones para diversas tareas relacionadas con Recursos Humanos, como nómina, beneficios, programación de turnos y más, integra todas herramientas en su plataforma de comunicación interna. Al hacerlo, haces las cosas más fáciles de administrar, más convenientes y más eficientes para sus empleados. Cuanto más eficientes y felices sean sus empleados, más satisfechos se sentirán y más leales serán para su empresa (y será menos probable que se vayan para un competidor).

Consejo: ofrece acceso a los empleados a cualquier sistema de recursos humanos, administración de personal, nómina y programación antes de su primer día de trabajo.