Interne communicatie is vandaag de dag allesbehalve simpel. Verschillende teams, generaties, functies en locaties — én de druk om iedereen betrokken én geïnformeerd te houden. Oh, en dan moet het ook nog aansluiten op organisatiedoelen en technologie die nooit stil staat. Voeg daar nog een veranderstrategie, interne positionering en de invloed van de externe omgeving aan toe, en je hebt het recept voor communicatie-chaos.

Dus, hoe houd je als communicatieprofessional overzicht in die chaos?

Met een duidelijke, doordachte communicatiestrategie die richting geeft aan acties, middelen en doelstellingen. En ja, het helpt je ook om binnen de organisatie gunstige beslissingen te nemen.

Wat is een communicatiestrategie voor intern gebruik?

Een communicatiestrategie is jouw actieplan. Geen wollige visie, maar een praktisch werkdocument dat jouw doelen vertaalt naar concrete stappen in de vorm van een communicatieplan.

Het beschrijft wie je wil bereiken, wat je wil zeggen, via welke communicatiemiddelen je wilt communiceren én hoe je het succes gaat meten. Intern te gebruiken binnen je eigen team, of als houvast richting andere stakeholders — zoals HR, IT of de directie.

‍

Een goede communicatiestrategie is dus zowel kompas als kaart. Het biedt houvast in het bepalen van focus, aanpak, middelen én de gewenste reputatie die je als organisatie of merk wilt uitstralen.

Waarom een interne communicatiestrategie onmisbaar is

Zonder strategie ben je aan het brandjes blussen. Reageren op wat er binnenkomt, in plaats van sturen op wat er nodig is. Dan loop je het risico op een versnipperde aanpak die niet aansluit bij je merkidentiteit of veranderstrategie.

‍

Met een sterke communicatiestrategie:

• Zorg je voor structuur en richting in je interne communicatie (lees: je communicatiestrategie geeft richting)
• Maak je betere keuzes over middelen, timing en inhoud
• Kun je aantonen wat werkt (en wat niet), bijvoorbeeld in relatie tot merkbekendheid of het gewenste imago
• Creëer je commitment bij collega’s én management
• En voorkom je dat belangrijke info verloren gaat in de chaos van e-mail, apps en intranet

Kortom: het voorkomt ad-hoc communicatie en maakt ruimte voor impact. En niet te vergeten: het ondersteunt je internal branding strategie én draagt bij aan het bouwen van positieve associaties rond je merk.

‍

Zo stel je een communicatiestrategie op in 6 heldere stappen

Stap 1: Analyseer je huidige situatie

Begin met de vraag: waar staan we nu?

Bekijk cijfers over betrokkenheid, ziekteverzuim, verloop, productiviteit of veiligheid. En: voer gesprekken met collega’s op de vloer. Wanneer heb je voor het laatst echt geluisterd?

Tip: start een korte pulse survey (bijv. via Gallup’s Q12) en ontdek waar communicatie écht tekortschiet. Deze inzichten vormen de basis voor je strategie en helpen je de juiste acties te identificeren binnen de context van de organisatie.

Denk ook aan hoe je organisatie zich positioneert in de markt, welke kernwaarden centraal staan en welke boodschap je wilt uitstralen — allemaal essentieel in je brede analyse.

Stap 2: Bepaal je doelen en KPI’s

Wat wil je bereiken met je communicatie? Wil je:

• Betrokkenheid verhogen bij niet-kantoormedewerkers?
• Veiligheid verbeteren tijdens nachtdiensten?
• De prestaties van een specifieke afdeling versterken?

Stel per doel meetbare KPI’s op. Bijvoorbeeld: 20% meer medewerkers die veiligheidsinstructies aanklikken binnen 48 uur.

📌 Extra tip: Vraag jezelf af:

• Waarom communiceren we überhaupt?
• Sluit dat aan op onze missie, kernwaarden en strategische focus?
• En hoe draagt dit bij aan onze veranderstrategie, identiteit of positionering?

Stap 3: Leer je doelgroep écht kennen

Goede communicatie begint met begrijpen voor wie je het doet.

Breng je doelgroep in kaart:

• Demografisch (leeftijd, opleidingsniveau, taal)
• Functioneel (rol, werkplek, digitale toegang)
• Gedrag (wanneer en hoe checken ze bedrijfsinformatie?)

Voor medewerkers zonder vaste werkplek (zorg, logistiek, bouw) gelden andere spelregels dan voor kantoormensen. Bijvoorbeeld:

• Hebben ze toegang tot een smartphone?
• Mogen ze tijdens werkuren berichten lezen?
• Gebruiken ze persoonlijke of gedeelde devices?
• Spreken ze Nederlands of een andere taal?

Zorg dat jouw communicatie per doelgroep terechtkomt én past bij hun context. Dat is essentieel voor succesvolle communicatie — en voorkomt dat je doelgroep afhaakt.

Stap 4: Kies de juiste communicatiekanalen

Kanalen maken of breken je strategie.

Stuur je een belangrijk bericht per e-mail naar schoonmaakpersoneel zonder mailbox? Dan kun je er zeker van zijn: niemand leest het.

Beter werkt in zo’n geval een mobiele app met pushmeldingen, visuele content en taalinstellingen — afgestemd op hun dagelijkse gedrag. Denk ook aan gebruik van persoonlijke contacten of zelfs traditionele media als dat beter aansluit bij de doelgroep.

Denk in termen van bereikbaarheid, timing en relevantie. Niet elk kanaal past bij elk onderwerp, elke fase van de customer journey, of elke doelgroep.

Stap 5: Formuleer je kernboodschappen

Nu je weet wat je wilt bereiken, voor wie en via welk kanaal, komt het echte werk: je boodschap formuleren.

Sleutelwoorden hier: empathisch, relevant en kort.

• Pas de toon aan op je doelgroep
• Gebruik visuele ondersteuning (afbeelding, video, pictogram)
• Maak het persoonlijk en actiegericht
• Verstop geen belangrijke informatie onder drie lagen “bedrijfsjargon”

Kleine moeite, groot verschil: test je boodschap bij een kleine groep en optimaliseer.

Wil je schaalbaar communiceren? Overweeg dan AI-tools voor gepersonaliseerde interne communicatie per segment. Denk na over hoe storytelling of zelfs een mouth-strategie jouw onderscheidende kenmerken en reputatie kunnen versterken.

Stap 6: Voer je communicatiestrategie uit én meet de impact

Je hebt nu alle ingrediënten. Tijd om te starten – én te meten.

Gebruik een platform dat:

• Multi-channel berichten ondersteunt (denk: app, intranet, mail)
• Groepen en segmenten kan onderscheiden
• Inzicht biedt in leesgedrag, klikratio’s, betrokkenheid en sessieduur

Meten = weten. Denk aan KPI’s zoals:

• Medewerkerstevredenheid (via NPS of pulse surveys)
• Verloop- en verzuimcijfers
• Aantal actieve gebruikers op platform X
• Gemiddelde tijd per bericht of per kanaal
• Meest gelezen en gedeelde content
• Betrokkenheid per team, afdeling of locatie

Start met een nulmeting en vergelijk structureel over tijd. Zo kun je gericht optimaliseren per doelgroep, onderwerp en kanaal.

Bonus: gratis communicatiestrategie template

Geen zin om alles from scratch te maken?

We hebben een praktisch en overzichtelijk template voor je communicatiestrategie klaargezet — inclusief invulbare velden voor doelen, doelgroepen, kanalen en meetbare KPI’s.

Download hier gratis het interne communicatie template (PDF)

Tot slot: Waarom een communicatiestrategie meer is dan een ‘moetje’

Een goed onderbouwde communicatiestrategie voorkomt niet alleen onnodig gedoe — het verhoogt je slagkracht, zichtbaarheid en impact binnen de organisatie.

Of je nu werkt in HR, interne communicatie of operationeel management: heldere communicatie is geen luxe. Het is essentieel voor hoe je als bedrijf naar buiten treedt, welke boodschap je uitdraagt en hoe je je onderscheidt van de concurrentie.

Meer weten over hoe Speakap organisaties helpt hun interne communicatie te professionaliseren?