Eerstelijnswerkers zijn de lijm die hele industrieën bij elkaar houdt. Natuurlijk is het belangrijk om met hen te communiceren. Maar laten we eerlijk zijn: niet alle communicatiestrategieën hebben het doel bereikt. Hier zijn 6 best practices voor interne communicatie en enkele redenen waarom deze vaak tekortschieten.

Veel beste praktijken op het gebied van interne communicatie lijken op maat gemaakt voor kantoormedewerkers met onbeperkte toegang tot e-mail en Slack - niet voor mensen die met taken moeten omgaan in snelle omgevingen.

Als je moeite hebt om in contact te komen met eerstelijnsmedewerkers, bespreken we 6 best practices voor interne communicatie, bespreken we waarom ze niet altijd werken en onderzoeken we betere manieren om je strategie voor interne communicatie met uw eerstelijnsmedewerkers. Klaar? Laten we gaan!

Waarom de beste praktijken voor interne communicatie niet altijd werken voor eerstelijnsmedewerkers

Eerstelijnsmedewerkers hebben niet de luxe om aan een bureau te zitten, koffie te drinken en bedrijfsbrede updates in hun inbox te lezen. Ze hebben te maken met strakke planningen, veeleisende taken en een snelle omgeving.

Hier is een korte realiteitscheck:

• Beperkte toegang: Gedeelde apparaten of persoonlijke smartphones zijn vaak de enige tools die ze hebben voor updates.
• Klussen onder hoge druk: Het lezen van de laatste nieuwsbrief is niet belangrijk als er een taak moet worden voltooid.
• Tijdsgebrek: Als het bericht niet snel en relevant is, wordt het genegeerd.

Dus, wat is de oplossing? Laten we het draaiboek opnieuw bekijken.

6 best practices voor interne communicatie die misschien te kort schieten voor eerstelijnsteams (en wat ze in plaats daarvan moeten doen)

#1 Communiceer regelmatig

Het idee:
Regelmatige updates zorgen ervoor dat werknemers op de hoogte zijn en op elkaar zijn afgestemd.

Het probleem:
Te veel updates sturen is als in de leegte schreeuwen. Bovendien vermindert het zeker niet de overdaad aan informatie uw werknemers voelen zich misschien al. Uw eerstelijnsmedewerkers hebben het druk en te veel lawaai leidt tot gemiste belangrijke updates en ontkoppeling. In feite voelt 60% van de werknemers zich overweldigd door communicatie op de werkplek...

Wat moet je in plaats daarvan doen:
Geef prioriteit aan essentiële zaken. Wist je dat de meeste communicatie-apps voor werknemers realtime pushmeldingen bieden? Deze kunnen je helpen relevante updates te leveren zonder je team te overweldigen. Concentreer u op wat werknemers moeten weten nu om de overvloed aan informatie te verminderen.

#2 Gebruik meerdere kanalen om iedereen te bereiken

Het idee:
Meer kanalen = beter bereik. Toch?

Het probleem:
Niet helemaal. Eerstelijnsmedewerkers hebben geen tijd om e-mails, bulletinboards en een app te checken om erachter te komen wat er aan de hand is. Tegen de tijd dat ze weten waar de schema-update zich verbergt, is deze al achterhaald.

Wat moet je in plaats daarvan doen:
Vereenvoudig. Een communicatie-app voor werknemers kan bijvoorbeeld dienen als centrale hub voor updates. Zodra een nieuwsartikel of taak in de app is geplaatst, kunnen uw werknemers ook een e-mail ontvangen waarin ze worden gevraagd dit te bevestigen, samen met een melding op hun telefoon of desktop om ervoor te zorgen dat er niets door de kieren glipt. E-mail kan nog steeds een rol spelen bij formele kennisgevingen, maar laten we eerlijk zijn: niemand checkt zijn inbox tijdens een pauze vlak na de spits...

Nog steeds een beetje onzeker welk kanaal je moet gebruiken voor welke informatie? We hebben een lijst met 6 vragen opgesteld die je zullen helpen kies het beste communicatiekanaal voor werknemers.

Houd alle berichten consistent

Het idee:
Consistentie zorgt voor duidelijkheid.

Het probleem:
Ja, consistentie is goed, totdat dat niet het geval is. Te algemene updates waarbij iedereen hetzelfde wordt behandeld, kunnen eerstelijnsmedewerkers het gevoel geven dat ze bijzaak zijn. Wat op kantoor werkt, werkt niet altijd voor het veld.

Wat moet je in plaats daarvan doen:
Breng consistentie en relevantie in evenwicht. Met een app voor werknemerscommunicatie kun je bijvoorbeeld berichten aanpassen voor specifieke rollen, locaties of teams, met behoud van een consistente toon.

Stuur een beknopte, bruikbare update naar eerstelijnsteams met alleen de informatie die ze nodig hebben, terwijl andere werknemers een versie krijgen die is afgestemd op hun verantwoordelijkheden. Dit niveau van maatwerk zorgt ervoor dat elke werknemer zich gezien en gewaardeerd voelt.

#4 Maak communicatie leuk

Het idee:
Voeg een beetje humor en creativiteit toe om medewerkers betrokken te houden.

Het probleem:
Niet iedereen houdt van memes of heeft er tijd voor, vooral niet als ze midden in een drukke dienst zitten. Sommige werknemers vinden ze leuk en aantrekkelijk, maar anderen zien ze misschien als afleiding, vooral wanneer ze wachten op belangrijke updates zoals hun planning of veiligheidsprotocollen.

Wat moet je in plaats daarvan doen:
Als jij of iemand in je team een meme-liefhebber is, zorg er dan voor dat er een speciale ruimte is voor dat soort inhoud. Een communicatie-app voor werknemers kan bijvoorbeeld specifieke groepen of kanalen mogelijk maken waar werknemers memes, shoutouts of leuke updates kunnen delen. Op deze manier kunnen degenen die van luchtige inhoud genieten, communiceren zonder essentiële communicatie voor anderen te verpesten.

Wanneer je een duidelijk onderscheid maakt tussen leuke en kritieke updates, zorg je ervoor dat iedereen krijgt wat ze nodig hebben op een manier die voor hen werkt.

#5 Meet altijd de statistieken over betrokkenheid

Het idee:
Houd het aantal open en kliks bij om te zien hoe goed je communicatie werkt.

Het probleem:
Cijfers vertellen niet het hele verhaal. Het feit dat een werknemer een bericht heeft geopend of gezien, betekent niet dat ze het begrepen hebben - of ernaar hebben gehandeld.

Wat moet je in plaats daarvan doen:
Ga verder dan statistieken op oppervlakteniveau. Bijvoorbeeld Speakap's analyses van het personeelsbestand kunt u niet alleen bijhouden hoeveel werknemers een bericht hebben gezien, maar ook of ze zich ermee hebben beziggehouden, belangrijke updates hebben bevestigd of toegewezen taken hebben voltooid.

Daarnaast kun je trends identificeren, zoals welke soorten berichten het meest aanslaan bij verschillende afdelingen of regio's, en deze inzichten gebruiken om je communicatiestrategie te verfijnen.

Door deze gegevens te koppelen aan enquêtes in de app of feedback van teams krijg je een volledig beeld van wat werkt en waar verbeteringen nodig zijn, zodat je communicatie echte actie stimuleert.

6. Gebruik AI om inhoud te creëren en tijd te besparen

Het idee:
AI-tools kunnen communicatie sneller en efficiënter maken door inhoud te genereren en te verfijnen.

Het probleem:
Hoewel AI een geweldige hulp is, is het niet de heilige graal van communicatie. Berichten die volledig door AI zijn gemaakt, kunnen de menselijke benadering missen die werknemers waarderen. Te veel vertrouwen op AI kan leiden tot algemene, onpersoonlijke updates waarbij je team niet betrokken raakt.

Wat moet je in plaats daarvan doen:
Gebruik AI als uitgangspunt, maar zorg ervoor dat menselijke input de essentiële puntjes op de i zet. Je kunt AI bijvoorbeeld gebruiken om een overzicht te maken van een onboardingtraject, inclusief belangrijke mijlpalen zoals welkomstberichten, trainingsherinneringen en voortgangsupdates.

Maar zorg ervoor dat je de toon aanpast aan je bedrijfscultuur, gepersonaliseerde berichten toevoegt voor specifieke functies of locaties, enzovoort. Dit zorgt ervoor dat de reis doordacht en boeiend aanvoelt, in plaats van geautomatiseerd en onpersoonlijk. AI is een geweldige assistent, maar het hart van je communicatie moet nog steeds van jou komen...

Hoe je interne communicatie voor de frontlinie kunt heroverwegen

Heb je het gevoel dat deze „beste praktijken” niet helemaal voldoende zijn? Dit is wat je in plaats daarvan kunt proberen:

1. Vraag hen (ja, de werknemers) wat ze willen. Simpel, toch? Gebruik enquêtes, opiniepeilingen of zelfs informele chats om erachter te komen hoe je teams updates willen ontvangen.
2. Experimenteer en pas aan. Weet je niet zeker of je nieuwe aanpak werkt? Test het, krijg feedback en pas het aan tot het zover is.
3. Houd het kort en nuttig. Eerstelijnswerkers hebben de nieuwe versie van je update niet nodig. Blijf bij de essentie.

Waarom het loont om communicatie voor je frontlinie te laten werken

Uw eerstelijnsmedewerkers hebben niet alleen informatie nodig, ze hebben ook informatie nodig die duidelijk, relevant en gemakkelijk toegankelijk is. Wanneer je intern communicatiesysteem werkt, je zult zien:

• Minder verwarring: duidelijke berichten betekenen minder vragen en fouten.
• Betere betrokkenheid: wanneer berichten er echt toe doen, letten werknemers op.
• Een vlottere bediening: omdat iedereen weet wat hij moet doen en wanneer hij dat moet doen.

Benieuwd hoe je je communicatie kunt vereenvoudigen? Tools zoals Speakap maken het gemakkelijk om je frontlinie op de hoogte te houden zonder van communicatie een voltijdse baan te maken.

Klaar om van je interne communicatie iets te maken dat je teams echt waarderen? Je weet waar je ons kunt vinden 😉

(En laten we eerlijk zijn - dat is beter dan een andere ongelezen e-mail.)