Hoe voorbereid zijn u en uw interne communicatieteams op onverwacht weer, zoals de winterstorm die momenteel over de VS raast? In dit artikel leggen we uit waarom communicatie vaak uitvalt in onvoorspelbare omstandigheden en delen we vier dingen om in gedachten te houden, zodat je teams op de hoogte blijven en ondersteund blijven.

Bij noodweer is duidelijke en tijdige communicatie van cruciaal belang. Miscommunicatie op deze momenten kan vooral teams in de frontlinie verward, onvoorbereid en kwetsbaar maken.

Want als het weer onvoorspelbaar is, zou je communicatie dat niet moeten zijn. 🤝

In dit artikel behandelen we:

• Waarom de communicatie uitvalt tijdens zwaar winterweer
• Voorbeelden uit de praktijk van hoe miscommunicatie gevolgen kan hebben voor eerstelijnsteams
• Vier praktische strategieën om uw communicatiestrategie voor sneeuwstormen te verbeteren

Waarom de communicatie vaak uitvalt tijdens een winterse sneeuwstorm

Eerstelijnsmedewerkers vullen vaak de hiaten op wanneer de officiële communicatie niet snel of duidelijk genoeg is. Overweeg deze scenario's:

• „Ik heb gehoord dat de avonddienst is afgelast. Weet je of we morgen nog bezig zijn?”

• „Mijn manager stuurde me een sms dat de winkel vroeg sluit, maar de app zegt nog steeds dat mijn shift om 14.00 uur begint.”

• „Mijn collega zegt dat ze mensen inschakelen voor extra diensten, maar ik heb nog niets gehoord.”

• „De wegen zijn verschrikkelijk. Hoe moeten we veilig naar het werk gaan?”

Dit is niet alleen miscommunicatie - het is de menselijke natuur op het werk.

• Sociaal bewijs: Mensen vertrouwen collega's die het „snappen” en wenden zich tot collega's voor tweedehands updates.
• De wet van de minste inspanning: Waarom door e-mail scrollen als je een collega om een snel antwoord kunt vragen?
• Kanaalcomplementariteit: Medewerkers mixen en matchen communicatiebronnen - app-meldingen, teksten van managers, groepschats - om een volledig beeld te krijgen.

Deze dynamiek is natuurlijk. De kunst is om je communicatiestrategie zo te ontwerpen dat ze met hen samenwerken, niet tegen hen. En het begrijpen van deze dynamiek is de eerste stap in het ontwerpen van effectieve communicatiestrategieën voor sneeuwstormen.

6 best practices voor winterstormcommunicatie (en hoe een app voor werknemers kan helpen)

Als een sneeuwstorm, zoals de winterstorm in het noordoosten van de VS, de activiteiten verstoort, kun je de eerstelijnsteams op de hoogte houden en ondersteunen:

#1 Maak een gemakkelijk toegankelijke pagina voor belangrijke updates

Het menu van je medewerkersapp is een reddingslijn tijdens een crisis. Ontwerp een speciale pagina met alle essentiële details op één plek:

• Status open/gesloten
• Wegomstandigheden en weerupdates
• Contactgegevens voor managers of ondersteuning

Deze pagina moet gemakkelijk te vinden zijn en regelmatig worden bijgewerkt om verwarring en frustratie tot een minimum te beperken.

#2 Gebruik pushmeldingen voor realtime updates

Dit is het moment om gebruik te maken van die waarschuwings-/pushmeldingsfunctie. Regelmatige updates, zodra ze binnenkomen, zorgen ervoor dat iedereen onmiddellijk de laatste informatie krijgt.

Bijvoorbeeld:

• „De wegen zijn vrij. De ochtenddienst begint zoals gepland.”
• „Winkel gesloten. Kijk in de app voor informatie over het opnieuw plannen.”

Een goed getimede waarschuwing kan werknemers het gedoe besparen om te gissen of te vertrouwen op tweedehands informatie.

#3 Empathie zorgt voor vertrouwen, dus geef daar prioriteit aan

Tijdens sneeuwstormen of welke crisis dan ook, uw werknemers moeten met meer omgaan dan alleen hun werk. Ze gaan om met veiligheid, familie en stress. Het herkennen van deze realiteiten in je communicatie kan een groot verschil maken.

In plaats van:

„Als je niet komt opdagen voor je shift zal dat resulteren in disciplinaire maatregelen.”

Probeer:

„We weten dat de wegen gevaarlijk zijn. Als je niet veilig kunt binnenkomen, laat het dan zo snel mogelijk aan je manager weten. Je veiligheid staat voorop.”

Empathie is niet alleen goed voor het moreel, het is ook goed voor het bedrijfsleven. Een team dat zich gesteund voelt, gaat net dat stapje verder als het erop aankomt.

#4 Combineer helderheid met verbinding

De beste communicatiemiddelen leveren niet alleen updates, ze vormen een brug tussen officiële berichten en de menselijke connectie werknemers zoeken natuurlijk. Stel je een communicatieplatform voor werknemers waar:

• Updates zijn tijdig, beknopt en gemakkelijk te vinden.
• Teamleiders versterken officiële updates met gepersonaliseerde follow-ups.
• Medewerkers voelen zich geïnformeerd en ondersteund, zelfs in chaotische omstandigheden.

#5 Eenvoud is goud, oftewel houd berichten kort en bruikbaar

Wanneer werknemers zich op ijzige wegen begeven of met een tiental taken moeten werken, hebben ze duidelijke, beknopte updates nodig. Lange berichten of verborgen details? Niet nuttig. Houd het kort en uitvoerbaar.

In plaats van:

„Vanwege de aanhoudende ongunstige weersomstandigheden wordt werknemers geadviseerd om met hun managers te overleggen voor updates over ploegendiensten en winkelactiviteiten.”

Ga voor:

„De winkel sluit vroeg om 16.00 uur. Kijk in de app voor bijgewerkte diensten of bel je manager voor meer informatie.”

Het gaat snel. Het is duidelijk. En het belangrijkste is dat het nuttig is.

#6 Flexibiliteit wint, oftewel soms meerdere kanalen gebruiken voor updates is niet zo erg

Niet alle medewerkers zitten aan hetzelfde kanaal gekluisterd. Sommigen checken hun e-mails misschien religieus, anderen zijn afhankelijk van een app-melding of een kort bericht van hun manager. De sleutel is een multi-touchpoint-strategie:

• App-meldingen voor directe updates.
• Stuur een e-mail voor gedetailleerde instructies.
• Directe communicatie van teamleiders voor versterking.

Deze redundantie zorgt ervoor dat niemand in het ongewisse blijft, ongeacht hoe ze toegang krijgen tot informatie.

Winterstormen zoals die in het noordoosten van de VS zijn niet alleen een test voor de operationele veerkracht, ze zijn ook een test voor uw communicatiestrategie. Als je je niet alleen richt op het 'wat', maar ook op het 'hoe' en 'waarom' van communicatie, overleef je niet alleen de storm - je floreert er ook doorheen.

Want uiteindelijk is het belangrijkste: eerstelijnsmedewerkers hebben meer nodig dan updates. Ze moeten zich gewaardeerd, gezien en vertrouwd voelen om hun werk goed te kunnen doen, zelfs als de wereld onder de sneeuw ligt.

Heb je de juiste tools en strategieën?

Zo niet, je weet waar je ons kunt vinden. 😉