Een goed ingericht intranet is het kloppend hart van effectieve interne communicatie. Het houdt medewerkers geïnformeerd, betrokken en maakt hun werkdag een stuk gemakkelijker. Onderzoek toont aan dat een succesvol intranet de betrokkenheid van medewerkers met tot 92% kan verhogen en de productiviteit met 25%.

Maar hier komt de minder fraaie waarheid: de meeste intranetten veranderen al snel in doolhoven van verouderde content. PDF’s die niemand opent, een wirwar aan mededelingen die niemand leest en informatie die spoorloos verdwijnt. Het resultaat? Medewerkers stoppen met gebruik en het intranet wordt de Bermuda-driehoek van interne communicatie.

Klinkt herkenbaar? Goed nieuws: dit hoeft niet zo te zijn. In dit artikel bespreken we bewezen best practices voor intranetten voor bedrijven. Zo maak je je intranet nuttig, gebruiksvriendelijk en – durven we te zeggen – leuk

De 4 do’s van een intranet voor bedrijven

Do #1: Stel een duidelijke intranetstrategie op met meetbare doelen

Een intranet zonder duidelijke doelstellingen is gedoemd te mislukken. Begin daarom met vragen als:

• Waarom bestaat dit intranet?
  
• Welke problemen wil ik ermee oplossen?
  
• Hoe meet ik succes?
  

Een concreet doel kan bijvoorbeeld zijn: betere interne communicatie of processen vereenvoudigen. Meetbare doelen zijn essentieel, zoals: verhoging van het gebruik, minder e-mailverkeer of minder tijd kwijt aan informatie zoeken. Zonder meetbare doelen blijft het een goedbedoelde droom.

Do #2: Zorg voor mobiele toegankelijkheid

De wereld werkt hybride en medewerkers zijn overal actief: van koffietent tot vliegtuigstoel. Een intranet moet daarom mobiel net zo effectief zijn als op desktop. Vooral voor medewerkers op de werkvloer is dit cruciaal; zij hebben vaak geen toegang tot een computer tijdens hun dienst.

Tips voor mobielvriendelijkheid:

• Responsive design dat op elk apparaat werkt
  
• Geen kleine letters of ingewikkelde navigatie
  
• Geen gepriegel met in- of uitzoomen om content te lezen
  

Do #3: Implementeer intuïtieve navigatie en structuur

Medewerkers moeten snel vinden wat ze nodig hebben. Een overzichtelijk intranet betekent:

• Eenvoudige, logische menu’s
  
• Effectieve zoekfunctie
  
• Minimaal aantal klikken naar belangrijke informatie
  

Betrek medewerkers: vraag via polls of korte enquêtes wat zij van de navigatie vinden en pas aan waar nodig.

Do #4: Voeg interactieve functies toe om betrokkenheid te stimuleren

Een statisch intranet scoort nul engagement. Maak het leuk en interactief:

• Discussieforums of Q&A-secties
  
• Bedrijfnieuws en sociale feeds
  
• Shout-outs en erkenningsprogramma’s
  

Gamification kan ook helpen: badges, leaderboards en kleine incentives houden medewerkers betrokken en maken het intranet waardevol.

De 4 don’ts van een intranet voor bedrijven

Don’t #1: Maak het design niet te ingewikkeld

Minder is meer. Een overvol intranet met pop-ups en widgets schrikt medewerkers af, vooral op de werkvloer. Kies voor een clean, intuïtief design dat lijkt op de digitale ervaringen die ze gewend zijn. Platforms zoals Speakap maken dit gemakkelijk en zorgen voor een prettige gebruikerservaring.

Don’t #2: Overload met PDF’s en statische content

PDF’s zijn de vijand van efficiëntie. Vermijd stapels ondoorzoekbare documenten. Gebruik in plaats daarvan:

• Wikis en interactieve handleidingen
  
• Real-time updates in plaats van archieven
  
• Geoptimaliseerde PDF’s indien noodzakelijk
  

Don’t #3: Negeer feedback van gebruikers

Als je niet luistert naar medewerkers, faalt je intranet. Zorg voor korte en duidelijke feedbackkanalen, zoals polls en korte enquêtes. Gebruik de input om zoekfuncties, nieuwsfeeds of navigatie te verbeteren.

Don’t #4: Laat content niet verouderen

Een intranet vol oude documenten en kapotte links is waardeloos. Medewerkers verliezen het vertrouwen. Zorg voor:

• Periodieke contentchecks
  
• Duidelijke verantwoordelijkheid voor contentbeheer
  
• Verwijderen of bijwerken van verouderde informatie
  

Maak van je intranet een platform dat medewerkers écht gebruiken

Intranetten die een digitale begraafplaats zijn, verhogen niemand’s engagement. Een goed intranet maakt het leven van medewerkers makkelijker, bevordert productiviteit en communicatie, en wordt echt gebruikt.

Door best practices te volgen, zoals mobiele toegankelijkheid, intuïtieve navigatie en actuele content, bouw je een intranet dat medewerkers wél waarderen.

Wil je een intranet dat werkt? Met Speakap transformeer je interne communicatie in een soepel, eenvoudig en leuk proces. Praat met een expert en ontdek hoe jouw intranet medewerkers motiveert en betrokken houdt.