<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=420188928656713&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Hoe communiceer je effectief met je werknemers ten tijde van crisis? (+ infographic)

7 minuten lezen

Het coronavirus heeft de wereld in zijn greep. De wereldwijde economische invloed is gigantisch en nadert de impact van de economische crisis van 2008/2009.


Crises leiden bij ieder bedrijf tot een kritieke situatie. Een gebrek aan snelle en effectieve communicatie leidt in dergelijke situatie tot verwarring en wantrouwen bij medewerkers. In een situatie waarbij thuiswerken de norm geworden is, is miscommunicatie de voorloper van niet-betrokken personeel en een afname van productiviteit. Dat geldt ook voor sectoren met non-desk en eerstelijnsmedewerkers.

Maar wees niet gevreesd.

We leven in een tijd waarbij interne communicatie tools en middelen voorhanden zijn die je helpen bij het bepalen de koers van je organisatie. Deze middelen hebben een langdurige en significante invloed op je klanten en winst. 

In deze blog delen we een aantal tips die je kunt gebruiken om je medewerkers te bereiken en betrokken te maken ten tijde van een crisis.

Maak een slim en makkelijk-uit-te-rollen crisiscommunicatieplan

Hubspot definieert een crisiscommunicatieplan als “een pakket van richtlijnen dat een bedrijf voorbereidt op een noodgeval of onverwachte gebeurtenis.”

Zoals bijvoorbeeld: 

  • Natuurrampen
  • Falen van een product of besmetting
  • Terreur of gijzeling
  • Virussen of uitbraak van ziekten
  • Stroomuitval
  • Informatielekken
  • Juridische problemen
  • Slechte publiciteit

Een helder plan stelt je in staat om crises snel te identificeren en snel te handelen in lijn met de overkoepelende strategie waarbij de schade zo beperkt mogelijk blijft.

 

Crisiscommunicatieplan in vier stappen

  • Bepaal je doel
    Stel doelen op die je wilt bereiken vóórdat je aan het maken van je communicatieplan begint. Doelen kunnen zijn: mensen geïnformeerd houden, transparantie behouden, medewerkers geruststellen, productiviteit managen.

    Vraag jezelf hierbij af: “Wat heeft de hoogste prioriteit in deze situatie?” 
  • Stel een crisiscommunicatieteam samen en benoem woordvoerders
    Dit is het meest belangrijke onderdeel bij het voorbereiden op een crisis.

    Zorg dat je een toegewijd team samenstelt en woordvoerders met uitstekende communicatieve vaardigheden benoemt. Informeer de rest van je personeel over dit crisiscommunicatieteam, hun verantwoordelijkheden en wat de snelste manier is om hen te bereiken.

    Onthoud ook dat je communiceert van mens tot mens.

    • Deel berichten door middel van video indien mogelijk en zorg dat je adequaat reageert.
    • Creëer een FAQ die vragen van personeel beantwoordt en update deze regelmatig. 
  • Zorg dat essentiële informatie klaarligt
    Een crisiscommunicatieplan bevat informatie over het contacteren van autoriteiten in bepaalde situaties. Ook bevat het een bevelstructuur voor de verspreiding van bepaalde informatie, evacuatieplannen of PR plannen. Hierbij is het essentieel dat men weet waar back-ups bewaard worden en hoe de beveiliging van het pand of intellectueel eigendom verzekerd wordt.

  • Zorg dat communicatie consistent is
    Houd in gedachten wat de behoefte van je personeel is en waar je bedrijf voor staat. Zorg voor consistentie naar zowel je medewerkers als je klanten toe. In het communicatieplan moet ook worden opgenomen hoe HR en communicatieteams moeten communiceren tijdens een crisis. 

Bied een concreet actieplan aan voor waarin de volgende punten terugkomen: 

    • Wat verwachten medewerkers in deze situatie?
    • Zullen shifts of veiligheidsprocedures veranderen?
    • Wat moeten medewerkers doen in het geval ze tijd nodig hebben om voor een ziek familielid te zorgen of zelf ziek worden?
    • Wat moeten medewerkers doen als hun kinderen thuis moeten blijven en dit een logistiek probleem veroorzaakt ten opzichte van hun werk?

infographic download NL

Houd grip op het crisismanagement dankzij een medewerkersapp

Snelle en effectieve communicatie met teams tijdens een crisis is belangrijker dan ooit. E-mails, intranetten en instant messaging apps zijn niet efficiënt wanneer je direct in contact moet staan met medewerkers en wanneer werkgevers zich geen vertraging kunnen veroorloven. 

De beste manier om in contact te staan met je personeel is een mobiel georiënteerde medewerkersapp die fungeert als een alles-in-één platform en die je medewerkers voorziet van de benodigde handvatten om efficiënt samen te kunnen werken op één centrale plek. 

Door het contact te centraliseren en je communicatiemateriaal paraat te hebben tijdens een crisis kun je helder top-down communiceren, essentiële updates geven in real-time en je medewerkers betrekken bij de organisatie wanneer zij dat het hardst nodig hebben. 

Zo sta je met behulp van één app in verbinding met je teams in tijden van crisis met behulp, ook de teams die normaal gesproken verspreid werkzaam zijn: 

1. Tijdlijn berichten 

Als je bedrijf gebruikt maakt van een Enterprise Social Network (ESN) is de tijdlijn de beste plek om belangrijke updates te delen, mededelingen te doen en een medewerkers-poll te starten om vinger aan de pols van je organisatie te houden. 

Pin’ de belangrijkste nieuwsupdates vast bovenaan je interne tijdlijn - daarmee verzeker je je ervan dat iedereen dit snel ziet. 

desktop-timeline

2. Push notificaties

Stel je teams op de hoogte van het laatste nieuws en relevante updates die gedeeld zijn op het ESN. Added acknowledgement functionality verzekert dat alle medewerkers volledig geïnformeerd zijn over de juiste handelingen in geval van nood.

3. Privé- & groepschats 

mobile-chatHelp managers bij het verbinden met en polsen van hun medewerkers door middel van één-op-één berichten of berichten binnen specifieke teams en dicht zo de communicatiekloof. Zorg dat iedereen veilig is en in de gelegenheid is om productief te blijven tijdens een crisis. 

Een messaging tool is in het bijzonder van grote impact voor degenen die meerdere teams managen en veel met parttimers of eerstelijnsmedewerkers werken.

4. Chatbots

Chatbots verbeteren niet alleen communicatie met medewerkers en hun betrokkenheid, maar kunnen ook van grote waarde zijn in crisistijden. 

Ze ondersteunen HR- en communicatieteams bij het voorlichten van medewerkers over hun veiligheid en gezondheid in een noodgeval. Chatbots kunnen namelijk reageren op vragen en kopzorgen van het personeel. Ook kunnen ze automatisch en in real-time systeem admins inlichten en indien nodig overschakelen op live support. 

Chatbots zorgen voor een afname van benodigde management-uren en kosten en bieden medewerkers tegelijkertijd de tools, vertrouwen en veiligheid die ze nodig hebben om hun werk voort te zetten, met name in gevallen van zelfisolatie.

Conclusie

Crises kunnen van grote impact zijn op de omzet en naam van een bedrijf en de loyaliteit van medewerkers. In zulke tijden vertrouwt je personeel op jou om hen betrouwbare informatie en sturing te geven

Een concreet crisiscommunicatieplan en een mobielvriendelijke medewerkersapp helpen je om snel te handelen, consistent te zijn, je medewerkers geïnformeerd te houden en zich veilig te voelen. 

Benieuwd hoe je productiviteit en betrokkenheid stimuleert ten tijde van crisis?

IK WIL EEN DEMO*

*Om bedrijven te helpen die gebukt gaan onder de gevolgen van COVID-19 (coronavirus) geven we je prioriteit in ons demoproces. 

Rita is a Product and Marketing Copywriter at Speakap. She has a proven track record of success driving results for SaaS companies and continually enriches our content channels with her wide range of expertise.

Blijf op de hoogte

Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.