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Cómo comunicarse de forma eficaz con los empleados durante una crisis (+ Infografía gratuita)

7 minutos de lectura

En el momento de redactar este informe la pandemia del Coronavirus está afectando a más de 200 mil personas en 54 países. El impacto económico mundial es masivo, acercándose a la crisis financiera de 2008-09. 

Las crisis son momentos críticos para cualquier empresa. La falta de una comunicación rápida y eficaz con los empleados produce confusión y desconfianza en el puesto de trabajo. Además, en una situación en la que el teletrabajo se convierte en la norma, la falta de comunicación lleva a una reducción en el compromiso y productividad, especialmente para sectores con trabajadores remotos y de primera línea

Sin embargo, es importante mantener la calma. Hoy en día existen herramientas y canales de comunicación interna que construyendo el presente y futuro de una organización, impactando significativamente en los clientes y los beneficios de la empresa, a largo plazo. 

En este blog post compartiremos algunas de las mejores prácticas que puedes utilizar para llegar y comunicar con tus empleados en momentos de crisis.

Cómo definir un plan de comunicación de crisis inteligente y fácil de implementar

Hubspot define un plan de comunicación de crisis como "un conjunto de directrices utilizadas para preparar a una empresa para una emergencia o un evento inesperado".

Como por ejemplo:

  • Desastres naturales
  • Fallo o contaminación del producto
  • Situaciones de terrorismo o de rehenes
  • Virus o brotes de enfermedades
  • Cortes de energía
  • Las violaciones de la seguridad de la información
  • Asuntos legales
  • Mala prensa

Con un plan adecuado, podrás identificar rápidamente las crisis y actuar con rapidez para asegurar la alineación y coordinación con la estrategia general, a la vez que minimizas el impacto potencial de los efectos negativos de la crisis.

 

Cuatro pasos para un plan de comunicaciones de crisis

  • Define un objetivo claro

    Antes de empezar a definir tu plan, asegura  tener un objetivo establecido de lo que quieres lograr (por ejemplo, mantener a la gente informada, mantener la claridad, tranquilizar a los empleados, gestionar la productividad, etc.). 

    Pregúntate: "¿Cuál es la prioridad número 1 en esta situación?

  • Nombrar un equipo de comunicación de crisis y selecciona a los portavoces

    Este punto es probablemente el más importante cuando se trata de planificar una crisis de comunicación. 

    Asegúrate de nombrar un equipo dedicado a la crisis y portavoces con excelentes habilidades de comunicación. Informa a tu personal sobre el comité de crisis, sus responsabilidades y cuál es la forma más rápida de llegar a ellos.

    Además, recuerda que estás hablando con gente. No olvides dar un toque humanos y cercano.: 

    • Comparte los mensajes a través de video si es posible, y asegúrate de ser claro eficiente en tu respuesta. 

    • Crea un documento de preguntas frecuentes (FAQ) que responda a las preguntas de los empleados y actualízala con frecuencia.

  • Tener información crítica (importante) siempre disponible

    Un plan de comunicación de crisis debe incluir información de contacto con las autoridades públicas, o cadenas de mando dentro de la empresa encargadas de la distribución de determinada información, planes de evacuación, etc.. Saber dónde colocar las copias de seguridad de los archivos y cómo garantizar la seguridad de su edificio o la propiedad intelectual son partes esenciales de este proceso.

  • Mantén la coherencia de los mensajes 

    Piense en las necesidades de tus empleados y en lo que tu organización representa. Comunica un mensaje consistente tanto a sus empleados como a tus clientes. Tu plan debe cubrir los tipos de declaraciones que el equipo de RRHH o de comunicación de tu empresa debe hacer en diferentes escenarios. 

    Da pasos concretos de acción, que incluyan:

  • ¿Qué se espera de los empleados durante esta situación?
  • ¿Habrá un cambio en los turnos o en los procedimientos de seguridad?
  • ¿Qué deben hacer los empleados si necesitan tiempo para cuidar a un familiar enfermo o si ellos mismos se enferman?
  • ¿Qué deben hacer los empleados si sus hijos vuelven a casa de la escuela y eso les causa un problema logístico en el cumplimiento de sus responsabilidad profesionales?
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Toma el control de la gestión de crisis con una aplicación para empleados

Una comunicación rápida y efectiva entre equipos durante una crisis es más  importante que nunca. Los correos electrónicos, las intranets y las aplicaciones de mensajería instantánea no son eficientes cuando los empleados necesitan ser informados en tiempo real, y en este caso, no pueden permitirse retrasos. 

La mejor manera de conectar a tus equipos es utilizando una aplicación para empleados que funcione como una plataforma única que proporcione a sus empleados las herramientas necesarias para trabajar juntos de manera eficiente en un solo lugar.

Centralizar tus mensajes y el material de comunicación en tiempos de crisis permite comunicar claramente los mensajes de arriba hacia abajo, compartir actualizaciones esenciales en tiempo real y comprometer a los empleados cuando más lo necesitan.

A continuación te mostramos cómo conectar con sus equipos de difusión en tiempos de crisis utilizando una sola aplicación:

1. Mensajes de la línea de tiempo (Timeline)

La línea de tiempo de tu red social empresarial es el mejor lugar para compartir actualizaciones críticas, anuncios y realizar encuestas a los empleados para medir el estado de tu equipo, 

Fija las actualizaciones de noticias más importantes, incluyendo los mensajes relacionados con la crisis, asegurándote de que todo el mundo pueda verla rápidamente y de forma clara

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2. Notificaciones urgentes (push)

Alerta a tu equipo de las últimas noticias y actualizaciones relevantes que han sido compartidas dentro de tu plataforma de comunicación.  Las notificaciones ayudan a que todos los empleados estén completamente informados y sean conscientes de los pasos apropiados a seguir en caso de emergencia, en cuanto haya novedades.

3. Mensajes personales y de grupo

 

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Ayudar a los a ponerse en contacto con los empleados, ya sea de forma individual o dentro de grupos específicos de empleados, para reducir la brecha de comunicación y garantizar que todos estén seguros y puedan mantenerse productivos en tiempos de crisis. 

Los mensajes tienen un impacto especial para aquellos que dirigen varios equipos, diferentes turnos de trabajadores o empleados de primera línea.

4. Chatbots

Los chatbots no sólo mejoran la comunicación y el compromiso de los empleados, sino que pueden ser muy poderosos en tiempos de crisis. 

Permiten a los equipos de recursos humanos y de comunicación educar a los empleados sobre las mejores prácticas para mantenerse seguros y saludables en caso de emergencia, respondiendo a sus preguntas y preocupaciones, y notificando automáticamente a los administradores del sistema en tiempo real, incluyendo la opción de derivar la conversación soporte técnico en vivo. 

Los chatbots reducen las horas y los costes de gestión del capital humano y, al mismo tiempo que proporcionan a los empleados las herramientas, la confianza y la seguridad que necesitan para continuar su trabajo, especialmente en los casos de cuarentena.

Conclusión

Las crisis pueden impactar grandemente las finanzas de una compañía, la reputación de la marca y la lealtad de los empleados. En esos tiempos, tus empleados dependen de ti para ser su fuente de información de confianza. 

Un plan concreto de comunicaciones de crisis y un empleado que se pueda mover con facilidad le ayudará a actuar con rapidez, mostrar un frente unificado y asegurarse de que sus empleados se mantengan informados y se sientan seguros.

¿Te gustaría saber cómo impulsar la productividad y el compromiso de los empleados en tiempos de crisis?


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Rita is a Product and Marketing Copywriter at Speakap. She has a proven track record of success driving results for SaaS companies and continually enriches our content channels with her wide range of expertise.

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